Bài viết trước đã nhấn mạnh tác động của việc quản lý công nợ phải trả (accounts payable-AP) đối với quan hệ với nhà cung cấp, và quản lý AP tốt có thể giúp doanh nghiệp tận dụng lợi thế khi thanh toán cho nhà cung cấp. Kết quả từ khảo sát thực hiện bởi Aberdeen Group cho thấy rằng có một số yếu tố khác thúc đẩy doanh nghiệp chú ý hơn đến việc quản lý tài khoản phải trả người bán, chẳng hạn như thiếu tính minh bạch trong việc xử lý hoá đơn và các giấy tờ liên quan, quy trình xử lý hóa đơn tốn kém, và quản lý dòng tiền.

Các vấn đề phổ biến trong quản lý công nợ phải trả

Khó khăn trong việc quản lý thông tin AP: Quản lý AP đòi hỏi xử lý nhiều nhiều tài liệu và thông tin.  Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng thông tin và những vấn đề liên quan cũng tăng lên. Đối với nhiều doanh nghiệp, chi phí để lưu trữ các tài liệu tăng lên cho mỗi hóa đơn giấy tờ. Những tài liệu được lưu trữ thủ công như vậy thường gây khó khăn trong việc truy cập, quản lý và theo dõi. Chưa kể đến việc thông tin có thể bị trùng lặp và lặp thanh toán.

Quy trình xử lý hóa đơn kém hiệu quả: Một quy trình xử lý tài khoản phải trả người bán trong đó thông tin hóa đơn được gửi đến những đối tượng khác nhau, ở từng phòng ban khác nhau, hoặc thậm chí tại các địa điểm kinh doanh khác nhau trong cùng một tổ chức dẫn đến chi phí cao cho việc truyền tải thông tin, thông tin được truyền đi chậm hơn, tăng khả năng bị mất hoặc sai lệch thông tin. Hơn nữa, nếu thông tin không được cung cấp chính xác, kịp thời cho đúng đối tượng sẽ tác động tiêu cực đến việc đưa quyết định.

Đối chiếu hoá đơn từ những nhà cung cấp khác nhau: Vì các nhà cung cấp có thể sử dụng các định dạng khác nhau, các kênh khác nhau (email hoặc fax, v..v..), và các đồng tiền khác nhau để xuất hoá đơn, thu thập và đối chiếu hóa đơn của họ với hệ thống kế toán doanh nghiệp có thể là một thách thức. Vấn đề thường gặp phải ở các chuỗi bán lẻ với nhiều địa điểm kinh doanh khác nhau. Đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng, phân bố hóa đơn tới các trung tâm chi phí khác nhau và đối chiếu thông tin thanh toán với hệ thống kế toán doanh nghiệp là những khía cạnh AP thường nảy sinh nhiều vấn đề.

Lỗi gây ra bởi nhập liệu thủ công: Những lỗi này có thể tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực để kiểm tra và sửa chữa, trong khi doanh nghiệp cần tập trung vào những việc quan trọng khác.

Xử lý ngoại lệ: Tính phức tạp của AP đặt ra thách thức làm thế nào để xử lý các trường hợp ngoại lệ, như là hoá đơn không đúng tiêu chuẩn hoặc các chứng từ ngoại lệ.

Thời gian đóng sổ dài, đóng sổ không chính xác: Chỉ vì không thể xác nhận thanh toán trên một số hóa đơn, các công ty đôi khi không đáp ứng được thời hạn đóng sổ.

Thiếu tính minh bạch và khó kiểm soát: Những vấn đề trên thể hiện sự thiếu kiểm soát và tính minh bạch trong các khoản nợ phải trả. Các vấn đề liên quan đến chi phí tuân thủ cũng buộc các công ty tăng tính minh bạch trong tài chính nhằm tránh gian lận và đảm bảo đáp ứng các yêu cầu kiểm toán và công bố.

Sự thay đổi trong vai trò của kế toán thanh toán

Quản lý AP hiệu quả đòi hỏi khả năng quản lý các tài liệu và thông tin tương ứng. Do vậy, giảm thiểu nguy cơ mất tài liệu, cải thiện tính linh hoạt, và giảm thiểu nguồn nhân lực cần thiết cho việc quản lý hoá đơn và các thông tin AP là mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp. Kế toán thanh toán không còn được coi là một bộ phận riêng lẻ của doanh nghiệp, mà thay vào đó, sự hợp nhất vai trò của quản lý công nợ phải trả với quản lý tài chính và kế toán doanh nghiệp là không thể phủ nhận. Kế toán thanh toán mang nhiều trách nhiệm hơn, bao gồm báo cáo và phân tích hơn là chỉ ghi nhận và kiểm tra các giao dịch.

Đáp ứng các yêu cầu đó, các doanh nghiệp bắt đầu áp dụng công nghệ để cải thiện quản lý AP và gia tăng giá trị cho doanh nghiệp. Những lợi thế của việc tự động hóa quản lý nợ phải trả sẽ được phân tích trong bài viết tiếp theo, làm rõ lý do tại sao tự động hóa AP (AP automation) đang là xu thế hiện nay.

Bạn muốn tìm hiểu thêm về quản lý công nợ phải trả? Tải xuống tài liệu “Cách quản lý công nợ phải trả hiệu quả nhất”.

***