Giới thiệu sơ lược về quản lý dữ liệu và dân chủ hóa dữ liệu

Kiến thức là sức mạnh. Nếu không có kiến thức, mà trong hoàn cảnh này ta có thể hiểu là tầm nhìn kinh doanh chiến lược, thì doanh nghiệp không thể biết được mình đang thành công hay thất bại, và có thể lạc lối mãi mãi.

Tư duy "kiến thức là sức mạnh" này đã thúc đẩy cách doanh nghiệp tận dụng nhiều giá trị hơn từ việc quản lý dữ liệu. Trên thực thế, nhiều doanh nghiệp xem dữ liệu và thông tin là lợi thế tiên phong để vượt qua đối thủ. Tuy nhiên, tìm thấy và phân tích dữ liệu cần thiết để đưa ra thông tin chiến lược đáng giá không hề dễ dàng, thậm chí ngay cả với các doanh nghiệp hàng đầu.

Tìm hiểu thêm: Ứng dụng BI & phân tích dữ liệu cho ngành Sản Xuất tại Tesla

Dữ liệu ở khắp mọi nơi

Theo McAfee và Brynjolfsson (2012), có khoảng 2.5 exabyte (1 exabyte = 1 tỷ GB) dữ liệu được tạo ra mỗi ngày, con số trên sẽ nhân đôi cứ mỗi 40 tháng, và đó không chỉ là lượng dữ liệu trên Internet! Vậy chúng ta quản lý số lượng lớn dữ liệu như vậy thế nào, chưa nói đến việc chuyển đổi dữ liệu đó sang thông tin cần thiết?

Daniel Keys Moran

Nghiên cứu gần đây của IBM (2010) cho thấy các quản lý cấp cao dành 70% thời gian của mình để tìm kiếm dữ liệu, và chỉ còn 30% cho việc phân tích. Hơn nữa, tại Mỹ cũng đang đối mặt với sự thiếu hụt nhân lực có kỹ năng phân tích cao, khoảng từ 140000 đến 190000 người, để gia tăng năng suất phân tích thông tin trong doanh nghiệp. Vì vậy, họ buộc phải tìm kiếm những hệ thống và phương thức giao tiếp mới để tự động hóa quy trình quản lý dữ liệu: đó là Business Intelligence (BI).

Tìm hiểu thêm: Top 3 nhà cung cấp giải pháp Business Intelligence hàng đầu thế giới 2017

Quản lý dữ liệu trong doanh nghiệp: sự thật không mong đợi

Đáng ngạc nhiên là trên thực tế, hầu hết doanh nghiệp vẫn đang sử dụng IT như là "người giữ cổng" của tất cả công cụ BI và công cụ phân tích vì những công cụ này quá phức tạp cho một nhân viên bình thường để có thể sử dụng chúng một cách tối ưu nhất, ngay cả trong doanh nghiệp đã cài đặt nhiều phần mềm quản lý dữ liệu. Họ đều cần sự trợ giúp của IT để truy cập dữ liệu và thông tin thông qua công cụ BI, và như vậy, vì quá trình phân tích dữ liệu là rất khó khăn và tốn thời gian, nên họ chỉ có thể hoàn thành được báo cáo dành cho quản lý các cấp cao nhất mà thôi.

Điều này đã gây ra cản trở cho nhân viên khi muốn tiếp cận dữ liệu cần thiết, vì vậy các quyết định được đưa ra trong hoàn cảnh cô lập về thông tin và không đúng thời điểm, dẫn đến sự không chắc chắn trong quá trình thực hiện quyết định đó, và làm gia tăng rủi ro.

Đọc thêm: 4 bước để quản lý dữ liệu doanh nghiệp hiệu quả hơn

Giải pháp tất yếu: dân chủ hóa dữ liệu

Dân chủ hóa dữ liệu là quá trình phổ biến rộng rãi dữ liệu kinh doanh và công cụ giúp phân tích các dữ liệu đó trong cho toàn bộ doanh nghiệp. Nói đơn giản hơn, dân chủ hóa dữ liệu chính là đặt thông tin đúng vào đúng nơi, gửi đến đúng người đang cần nó thông qua nhiều kênh khác nhau.

Dữ liệu được khai thác, tổng hợp từ các công cụ và ứng dụng được tạo ra cho mục đích phân tích thông tin và giúp người dùng đưa ra những quyết định chiến lược tốt hơn. So với việc đưa ra các thông tin phân tích vào phút cuối để xác định mức độ thành công của một sản phẩm hay là chiến dịch nào đó, việc dân chủ hóa dữ liệu sẽ giúp đưa ra nhiều quyết định đúng đắn hơn - những quyết định chiến lược quan trọng.

Với sự giúp đỡ của mạng tương tác xã hội, thiết bị di động, điện toán đám mây và công nghệ thông tin - "Bộ tứ siêu đẳng" - công cụ phân tích và BI đã tạo ra cuộc cách mạng dân chủ hóa dữ liệu ảnh hưởng lớn đến cách doanh nghiệp làm việc với các khả năng như:

• Phân tích cho người dùng cuối xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp: Các công cụ phân tích và BI tối tân nhất sẽ sở hữu giao diện thân thiện và dễ sử dụng, giúp người dùng tự do phân tích, theo dõi, trình bày dữ liệu, đồng thời tạo báo cáo tùy theo nhu cầu và hơn thế nữa mà không cần phải có kỹ năng tin học xuất sắc. Bằng cách này, người dùng nào cũng sẽ dễ dàng phân tích dữ liệu và thông tin, ít cần sự trợ giúp từ bộ phận IT hơn, từ đó tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp.

• Truy cập vào công cụ BI trên thiết bị di động: Tính lưu động của các công cụ BI mới nhất giúp người dùng truy cập vào dữ liệu vào bất cứ nơi đâu vào bất kì thời gian nào, gia tăng hiệu suất làm việc cũng như tính thời điểm của quyết định đó khi được đưa ra dựa trên các dữ liệu mới nhất.

• Thấu hiểu kinh doanh theo ngữ cảnh: dữ liệu và thông tin được tự động truyền tải trực tiếp đến người dùng trong quá trình làm việc, từ đó lược bỏ bớt thời gian tìm kiếm dữ liệu, và đảm bảo tính cập nhật của thông tin đó.

• Cảnh báo và ngoại lệ: Các hệ thống được cài đặt để quản lý một vài lĩnh vực nhất định trong doanh nghiệp dựa theo quy trình từ các cấp quản lý và cổ đông. Điều này giúp người dùng có được thông tin đúng và khả năng hành động nhanh chóng khi phát hiện được rủi ro tiềm ẩn và gia tăng hiệu suất.

• Hợp nhất với mạng xã hội doanh nghiệp: Mạng xã hội doanh nghiệp tập trung vào việc gia tăng sự hợp tác giữa các nhân viên, mà điều này gần giống với việc dân chủ hóa dữ liệu. Nó cung cấp người dùng quyền truy cập vào dữ liệu bằng nhiều cách một cách nhanh chóng.

Và các lợi ích: doanh nghiệp được gì từ quản lý và dân chủ hóa dữ liệu?

Quản lý dữ liệu bằng việcdân chủ hóa thông qua công cụ BI giúp doanh nghiệp chuyển mình từ thụ động sang chủ động - bằng việc kết nối các quy trình kinh doanh và hệ thống thông tin lại với nhau,  việc đưa ra quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn và chính xác hơn. Cụ thể hơn, những lợi ích tương lai từ dân chủ hóa dữ liệu với công cụ BI sẽ:

• Rút ngắn thời gian phản hồi của nhiều khu vực khác nhau trong doanh nghiệp

• Gia tăng hiệu suất làm việc

• Đẩy mạnh quy trình ra quyết định

• Cải thiện việc lên kế hoạch chiến lược

chỉ bằng cách truyền tải đúng thông tin đến đúng người, đúng thời điểm và đúng chỗ.

Đọc thêm: Quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn với dữ liệu thông minh

Bạn đã biết định nghĩa của dân chủ hóa dữ liệu sau bài viết này, tiếp theo sẽ là gì? Đọc bài viết kế tiếp của chúng tôi: "Hoạch định chiến lược BI: "Thuần hóa dữ liệu" để việc phân tích được dễ dàng và đáng giá" để chuyển tải dữ liệu thành thông tin, và trên nữa, thành sức mạnh kiến thức.

Yêu cầu Demo giải pháp Business Intelligence ngay hôm nay để tìm hiểu thêm!

*****