English 
Vietnamese Khi lượng dữ liệu ngày một vượt khỏi tầm kiểm soát, doanh nghiệp không thể tiếp tục quản lý thông tin bằng các phương pháp thông thường mà cần hướng đến giảm thiểu tối đa các tác vụ quản lý thủ công. Hãy cùng TRG tìm hiểu các nguyên tắc và best practice về quản lý dữ liệu đang được những doanh nghiệp hàng đầu áp dụng nhằm gia tăng khả năng hiển thị và giảm sai sót thông qua bài viết hôm nay.
Quản lý dữ liệu là gì?
Quản lý dữ liệu là quá trình sử dụng, lưu trữ, sắp xếp và duy trì những dữ liệu mà một doanh nghiệp tạo ra và thu thập. Quản lý dữ liệu vô cùng quan trọng vì dữ liệu luôn hiện diện trong mọi hoạt động kinh doanh, vận hành hằng ngày của doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của việc quản lý dữ liệu
Doanh nghiệp cần lưu ý cập nhật liên tục quy trình quản lý dữ liệu và nên cân nhắc áp dụng các giải pháp hiện đại nhằm cải thiện và số hóa các quy trình.
Một công cụ quản lý dữ liệu hiện đại sẽ tạo điều kiện để doanh nghiệp bạn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường đồng thời đem lại vô vàn lợi ích khác.
Quản lý dữ liệu cũng góp phần quan trọng trong việc đưa ra quyết định, nâng cao hiệu suất và giảm chi phí. Tất cả những lợi ích này đều có mục đích chung là tăng khả năng cạnh tranh và kết quả tài chính của doanh nghiệp.
Lợi Ích của quản lý dữ liệu
Cải thiện năng suất
Một quy trình quản lý dữ liệu hiệu quả sẽ giúp cho việc sàng lọc dữ liệu trở nên dễ dàng hơn vì mọi dữ liệu được lưu trữ tập trung một nơi, tạo thuận tiện cho việc sử dụng và tiếp cận.
Tối ưu chi phí
Khi dữ liệu trở nên dễ tiếp cận và đáng tin hơn sẽ làm cho các quyết định trở nên đáng tin cậy hơn đồng thời giúp giảm nguy cơ lãng phí tài nguyên vào các quyết định không hiệu quả. Dễ dàng sàng lọc dữ liệu cũng giúp tăng hiệu quả của nghiên cứu và phân tích.
Hạn chế thất thoát dữ lệu
Dữ liệu được quản lý và lưu trữ một cách chính xác, đặc biệt là khi nhờ đến sự can thiệp của công nghệ hiện đại sẽ làm giảm đáng kể nguy cơ thất thoát dữ liệu.
Rủi ro bảo mật
Quản lý dữ liệu giúp dữ liệu luôn an toàn đồng thời bảo vệ chúng khỏi các nguy cơ vi phạm dữ liệu.
Quyết định chính xác
Tất cả nhân viên sẽ phân tích cùng một dữ liệu giúp đưa ra quyết định chính xác hơn.
Vân hành linh hoạt
Một quy trình quản lý dữ liệu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với môi trường thay đổi xung quanh và có thể tạo ra những thay đổi hiệu quả hơn để ứng phó với các đối thủ cạnh tranh.
Nguyên tắc và best practice để quản lý dữ liệu hiệu quả
Để đảm bảo doanh nghiệp bạn luôn sở hữu dữ liệu chất lượng cao, điều quan trọng là phải áp dụng đúng các best practice trong quản lý dữ liệu hiệu quả giúp giảm nguy cơ dữ liệu bẩn tác động tiêu cực đến cả con người và doanh nghiệp.
Xác định và vạch ra mục tiêu
Doanh nghiệp bạn nên đặt ra mục tiêu cho việc quản lý dữ liệu và kế hoạch sử dụng dữ liệu trong tương lai. Bằng cách thiết lập các mục tiêu này sẽ giúp bạn xác định những dữ liệu nào là thực sự cần thiết và cần lưu trữ, nhờ đó giảm nguy cơ phần mềm quản lý dữ liệu của bạn trở nên quá đầy và hỗn loạn.
Điều này cũng đồng thời giúp việc quản lý doanh nghiệp trở nên dễ dàng cũng như hiệu quả hơn vì giảm được thời gian lưu trữ và sàng lọc dữ liệu.
Đặt tên và lập danh mục
Lưu trữ dữ liệu dưới những cái tên hữu ích và tạo hệ thống folder hoặc báo cáo có thể mất khá nhiều thời gian nhưng sẽ giảm được nguy cơ nhầm lẫn khi lọc qua dữ liệu.
Việc này giúp cho dữ liệu trở nên dễ nhận biết hơn và nhìn chung có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh vì việc tìm kiếm những dữ liệu cụ thể đã được tinh giản cũng như giảm đi khả năng mọi người so sánh dữ liệu từ các nguồn khác nhau.
Mô tả dữ liệu
Thêm mô tả về dữ liệu sẽ giúp bạn dễ dàng tìm được dữ liệu trong tương lai. Việc mô tả có thể chứa thông tin về nội dung, cấu trúc và quyền sử dụng dữ liệu.
Ưu tiên bảo vệ và bảo mật dữ liệu
An ninh và bảo mật dữ liệu phải là ưu tiên hàng đầu, đặc biệt là khi mối quan ngại về vi phạm dữ liệu ngày càng tăng cao. Hơn hết, doanh nghiệp cũng phải đảm bảo bảo mật cho dữ liệu của người tiêu dùng đồng thời luôn tuân thủ theo đúng các quy định được đưa ra.
Chất lượng dữ liệu
Nếu là dữ liệu cao cấp, dữ liệu này nên được kiểm tra thường xuyên vì nó có thể trở nên lỗi thời và không chính xác, gây ảnh hưởng đến quá trình phân tích và ra quyết định trong doanh nghiệp.
Giảm trùng lặp dữ liệu
Dữ liệu bị trùng lặp cũng sẽ ảnh hưởng đến phân tích và quyết định kinh doanh. Triển khai một hệ thống có khả năng giúp loại bỏ dữ liệu trùng lặp sẽ làm giảm nguy cơ dữ liệu bẩn xuất hiện.
Truy cập dữ liệu
Mặc dù muốn đảm bảo tính bảo mật, nhưng nhân viên của bạn vẫn cần truy cập được dữ liệu. Nếu dữ liệu quá khó để truy cập sẽ dẫn đến suy giảm hiệu quả kinh doanh do thời gian truy cập dữ liệu bị tăng lên.
Chiến lược khôi phục dữ liệu
Một chiến lược khôi phục dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp khắc phục mọi khó khăn, thử thách. Điều này cực kỳ quan trọng vì rủi ro luôn có khả năng xảy ra. Nếu bất kỳ dữ liệu nào bị mất mà không thể khôi phục sẽ dẫn đến thông tin lưu trữ không chính xác và cũng sẽ ảnh hưởng đến việc phân tích và đưa ra quyết định trong tương lai.
Phần mềm quản lý dữ liệu chất lượng cao
Chi phí đầu tư ban đầu để sở hữu một phần mềm quản lý dữ liệu chất lượng nhất có thể rất cao nhưng lâu dài, đây lại là một giải pháp hiệu quả, cần thiết và đáng được cân nhắc.
Mỗi giải pháp đều có ưu và nhược điểm riêng, điều quan trọng là bạn tìm được phần mềm quản lý dữ liệu thích hợp nhất cho chính doanh nghiệp của mình. Tìm một phần mềm quản lý dữ liệu phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn sẽ giúp gia tăng hiệu quả kinh doanh và mang lại những lợi ích khác nhau. Do đó, việc này đòi hỏi bạn phải chịu khó tìm hiểu chuyên sâu.
