English 
Vietnamese Jack Welch, cựu chủ tịch tại General Electric đã từng nói: “Quy trình lập ngân sách…làm hao tổn sức lực, thời gian, niềm vui, và ước mơ của tất cả các công ty’. Đúng vậy, đó là công việc khiến hầu hết chúng ta cảm thấy mệt mỏi. Tuy nhiên đó cũng là điều mà chúng ta không thể tránh khỏi. Việc cần làm là phải đối diện với nó và làm cho nó tốt hơn.
Nếu như có một cách thức giúp bạn giải quyết vấn đề một cách dễ dàng hơn, liệu bạn có tin? Để đơn giản hóa quy trình phức tạp này bạn cần có một chương trình hành động cụ thể và công cụ hỗ trợ thật tốt.
"Nhanh chóng, chính xác và chớp lấy cơ hội"
Vấn đề thứ nhất: Hầu hết các công ty không có kế hoạch chi tiết cho việc lập ngân sách
Lập ngân sách là công việc cần nhiều thời gian và nỗ lực. Thông thường mất khoảng từ 5-6 tháng để hoàn thành một bản kế hoạch. Tuy vậy kết quả thường không mấy khả quan, vì thông tin thiếu chính xác, ít nội dung liên quan, và nếu có được thông tin liên quan thì cũng có thể là quá muộn.
Vì môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, các cơ hội đến rồi đi một cách chóng vánh. Những ai không làm chủ tốc độ sẽ có ít cơ hội tốt để phát triển. Chính vì sự phức tạp của quy trình lập ngân sách tài chính mà nhiều công ty cố tình phớt lờ công việc nhàm chán này.
Tuy nhiên, các công ty cần phải thay đổi, bởi lên kế hoạch tài chính là một bước quan trọng. Ngoài tính định hướng, nó còn cho bạn biết khả năng thực lực của mình trong mối tương quan với cơ hội, dự án mà mình có ý định tham gia.
Giải pháp: Phải có một quy trình cho việc lập ngân sách
Đây là một trong những kinh nghiệm thực tiễn được đúc kết mà nhiều công ty áp dụng. Các bước được vạch ra trong quy trình nên được tuân thủ một cách nghiêm túc.
Lịch trình: Việc lập ra một lịch trình xuyên suốt là hết sức cần thiết, vì trong đó vạch ra các hoạt động và công việc cụ thể cùng chi phí dự toán cho từng đầu việc, mỗi công việc đều phải có quy định thời gian hoàn thành cụ thể.
Bằng cách này bạn có thể kiểm soát được tiến độ thực hiện công việc và theo dõi chi phí một cách sát sao. Trong thời điểm có nhiều biến động về giá cả, tỉ giá ngoại tệ và lãi suất ngân hàng như hiện nay, mỗi phát sinh do chậm tiến độ hay từ việc bổ sung nguyên vật liệu đều gia tăng đáng kể chi phí.
Các nguồn lực: Cần nắm rõ thưc lực của công ty bạn. Đây là điều mà nhiều công ty ở Việt Nam thường lờ đi mỗi khi họ nhìn thấy cơ hội. Đúng là không dễ dàng có được những hợp đồng tốt trong thời buổi này, nhưng bạn nên thực tế với khả năng của mình.
Có những công ty triển khai những dự án quá năng lực cho phép nên hậu quả là có nhiều dự án phải ngừng lại giữa chừng vì đuối sức. Với sự hạn chế về nguồn lực, về cả tài chính, con người, công nghệ và kĩ thuật, các công ty nên tập trung vào phát triển một số ưu thế hơn là dàn trải đầu tư.
Chỉ số hiệu suất kinh doanh KPIs: Chỉ số hiệu suất kinh doanh cho phép bạn theo dõi hiệu suất hoạt động của công việc kinh doanh/sản xuất trên cơ sở đối chiếu với mục tiêu của bạn.
Thông qua những chỉ số này bạn có thể nhận thấy được những ưu điểm của quy trình hoạt động và những khuyết điểm cần cải thiện, ngoài ra bạn có thể xác định được nguyên nhân đằng sau chúng.
Những ngành khác nhau cần những chỉ số KPIs khác nhau, chọn những chỉ số phù hợp với mình, và dùng chúng để đánh giá hiệu quả của từng nhiệm vụ, gói công việc, hay dự án theo từng giai đoạn thời gian như đã vạch ra trong lịch trình.
Rủi ro và thách thức: Rất khó để đoán trước những rủi ro trong kinh doanh. Có những rủi ro do thị trường đem lại và những rủi ro do chính bản thân doanh nghiệp tạo ra.
Như đã nêu ra ở trên là cần phải nắm rõ năng lực tài chính của mình trước khi tiến hành một dự án, bởi cơ hội lớn luôn đi cùng rủi ro lớn. Trong thời điểm kinh tế có nhiều biến động, mức độ rủi ro càng cao.
Vì vậy cần có một hoặc nhiều cơ chế kiểm soát rủi ro, chẳng hạn như một danh sách liệt kê những nguy cơ xấu có thể xuất phát từ bên trong và cả bên ngoài khi thực hiện một dự án nào đó. Việc này giúp bạn loại bỏ những yếu tố xấu, và tập trung hơn vào các yếu tố tích cực.
Trong phần hai, chúng tôi sẽ tiếp tục trình bày vấn đề thường gặp còn lại, cũng như giải pháp để doanh nghiệp có thể tối đa hóa quy trình lập ngân sách của của mình. Bạn có thể tham khảo cách thức thiết lập một hệ thống ngân sách cao cấp trong ebook dưới đây của chúng tôi.
Bạn cũng có thể yêu cầu xem demo giải pháp tự động hóa quy trình lập ngân sách Infor d/EPM.
Những thách thức trong quá trình lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp
Chiến lược và thực thi vẫn còn khoảng cách
Hướng dẫn từng bước để kết nối chu trình ngân sách và chiến lược
