English 
Vietnamese Hệ thống quản lý hiệu suất (Performance management - PM) và Business Intelligence (BI) trên thực tế có thể hoạt động riêng biệt, dù vậy tất cả các tập đoàn hàng đầu hiện nay vẫn kết hợp cả hai hệ thống để có thể đạt được hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Hệ thống quản lý hiệu suất thu thập các dữ liệu và thông tin cần thiết từ BI để đưa ra quyết định, bổ sung và định hướng BI theo cách đem lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp. Trong bài viết trước, chúng ta đã thảo luận làm thế nào để tối ưu hóa BI cho doanh nghiệp nhỏ cũng như phương pháp vận hành BI đúng đắn. Để tìm hiểu thêm về cách tối ưu hiệu quả của hệ thống BI trong quá trình quản lý hiệu suất của bạn, hãy cùng xem xét một số nghiên cứu và giải pháp được đề xuất.
Các nghiên cứu
Dẫu cho đã có sự đầu tư mạnh mẽ vào lĩnh vực công nghệ, thực tế cho thấy nhiều công ty vẫn đang còn dựa vào các bảng tính Excel, các bài thuyết trình power point và email như những công cụ BI chính để phân tích thông tin, dù những công cụ này không được thiết kế để tối ưu hóa hiệu suất doanh nghiệp. Khi các tổ chức ngày càng phát triển hơn thì số lượng dữ liệu phải xử lý hàng ngày sẽ càng tăng một cách đáng kể, vì thế các bảng tính không thể giúp rút ngắn thời gian phân tích dữ liệu; lúc này, doanh nghiệp cần một công cụ linh hoạt và đầy đủ thông tin hơn. Ví dụ, các công cụ BI như các chỉ số (metrics) và màn hình hiển thị thông tin (dashboard) cho phép trao đổi thông tin tốt hơn trong việc đưa ra quyết định và phản hồi, tăng cường giao tiếp và tương tác trong công ty, từ đó cải thiện hiệu suất tổng thể.
Theo nghiên cứu của Ventana, nhu cầu cho cả PM và BI là cực kì lớn. Mục tiêu của các tổ chức khi triển khai BI là để: cung cấp các công cụ truy cập dữ liệu khác nhau (57% người được khảo sát), phân tích ứng dụng dữ liệu dễ dàng hơn (61%), giao tiếp và trao đổi các kết quả phân tích trong công ty (55%). Tuy nhiên, việc sử dụng BI và PM của các tổ chức này chỉ dừng ở mức độ trung bình do ngân sách hạn hẹp và thiếu tự tin trong việc áp dụng BI. Cũng theo như nghiên cứu này, dưới đây là 5 bước đầu tiên trong số 10 bước để giúp ứng dụng BI và PM trong kỷ nguyên 21.
1. Đánh giá sự trưởng thành trong tổ chức của bạn qua BI và PM
Một cuộc khảo sát gần đây từ Ventana vào năm 2013 cho thấy chỉ có 15% các tổ chức đạt đến mức độ "đổi mới" (innovative) trong 4 mảng phân loại chức năng trưởng thành của doanh nghiệp (bao gồm Quy trình, Con người, Thông tin và Công nghệ) và tỷ lệ giữa mỗi loại cũng có nhiều biến động. Cụ thể hơn, 11% số lượng công ty đang ở mức độ đổi mới trong mảng Thông tin trong khi chỉ có 22% đạt được con số này trong mảng Con người. Thông tin chỉ có thể đạt mức độ “trưởng thành” khi dữ liệu có thể dễ dàng truy cập và truyền đi trong toàn bộ tổ chức. Bài báo cáo cũng khuyến khích các công ty tự kiểm tra năng lực của họ trong mỗi phân loại chức năng và nghiên cứu từ những kinh nghiệm thực tiễn tốt nhất, để tìm ra cách đạt được mức độ trưởng thành của tổ chức.
2. Xem xét tính hiệu quả của các công cụ BI hiện tại và các ứng dụng khác
Không ít tổ chức nghi ngờ tính hiệu quả của việc sử dụng BI trong PM (chỉ có 12% là hoàn toàn tự tin về công nghệ BI của họ, và 9% sử dụng các công cụ và ứng dụng này cho quy trình Quản lý hiệu suất). Khoảng một phần ba số người tham gia tự tin về một trong hai công cụ: BI hoặc PM (35% và 36%). Đáng ngạc nhiên hơn, các giám đốc điều hành lại có sự tin tưởng mạnh mẽ hơn cho cả 2 công cụ này so với các nhà quản lý và các nhà phân tích, những người lẽ ra phải có kinh nghiệm hơn trong việc sử dụng BI và PM. Do đó, các tổ chức cần xem xét tính hiệu quả của các ứng dụng BI hiện tại và xác định là công cụ nào sẽ được thay thế để có thể sử dụng dễ dàng hơn.
3. Giảm số lượng các công cụ BI và việc sử dụng các bảng tính
Bảng tính Excel có thể cực kỳ hiệu quả trong việc phân tích dữ liệu và các giả định “nếu-thì” dựa trên các công cụ chức năng khác nhau như macros, các bảng pivot, bộ lọc,.v..v. Tuy nhiên, khi nhu cầu về truyền tải dữ liệu phân tích và tương tác trong các công ty gia tăng, bảng tính có thể sẽ không còn đáp ứng được nhu cầu nữa. Người dùng rất dễ gặp phải lỗi và xung đột dữ liệu, các lỗi này đa số chỉ có thể được sửa sau khi có sự trao đổi trực tiếp giữa các đồng nghiệp, một việc làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc. Do đó, cách để giải quyết vấn đề này là giảm số lượng các công cụ BI mà bạn thấy không hiệu quả ở bước 2 và chuẩn hóa các công cụ trở thành một hệ thống hoàn chỉnh.
4. So sánh các khả năng BI bạn có với những thứ mà bạn muốn
Hầu hết tổ chức đều đã triển khai hoặc đang triển khai các ứng dụng BI cơ bản, chẳng hạn như truy cập dữ liệu từ các bảng tính, tạo báo cáo từ dữ liệu hoặc nguồn dữ liệu truy vấn cụ thể. Tuy nhiên, chỉ có một số ít công ty thực sự mở rộng và nâng cao khả năng BI một cách hiệu quả hơn những công ty khác, chẳng hạn như tương tác trên dữ liệu và các công cụ, tiến hành phân tích “nếu-thì” và áp dụng phân tích lên dữ liệu, v…v. Do đó, trước khi triển khai bất kỳ ứng dụng BI tiên tiến nào, các công ty nên so sánh những gì họ hiện có với những gì họ thực sự muốn, và xác định các sản phẩm chính xác có thể cung cấp cho họ những chức năng đó để tránh các chi phí phát sinh không mong muốn.
5. Xác định khả năng của các sản phẩm hiện hành để vận dụng Quản lý hiệu suất
Mục đích quan trọng nhất trong quản lý hiệu suất doanh nghiệp là để biến thông tin thành hành động và điều chỉnh chúng phù hợp với các mục tiêu và chiến lược của tổ chức để cải thiện kết quả hoạt động. Việc sử dụng các công cụ BI có thể giúp bạn đạt được điều này. Tuy nhiên, có nhiều nghi ngờ xung quanh hiệu quả thực sự của các công cụ BI trong quản lý hoạt động do doanh nghiệp có kết quả thấp hơn kỳ vọng. Chìa khóa vấn đề nằm ở chỗ các doanh nghiệp cần nhìn nhận vào sự tương thích của các công cụ và các hệ thống sử dụng để quản lý hiệu suất kinh doanh với doanh nghiệp và xác định những công cụ nào là có chỉ số chi phí - hiệu quả và năng suất tốt hơn những công cụ khác.
***
Trong bài blog tiếp theo, chúng tôi sẽ tiếp tục trình bày về 5 bước còn lại để kết hợp hệ thống BI để quản lý hiệu suất cho doanh nghiệp đạt hiệu quả tốt nhất.
Về tác giả
Ventana Research là công ty nghiên cứu và dịch vụ tư vấn công nghệ kinh doanh chuẩn xác nhất và được tôn trọng nhất. Ventana Research cung cấp các phân tích toàn diện nhất với độ bao phủ trong toàn ngành công nghiệp. Họ cung cấp giáo dục và chuyên môn cho các khách hàng để làm tăng giá trị thu được từ việc đầu tư vào công nghệ trong khi giảm thời gian, chi phí và rủi ro. Bạn có thể tiếp cận họ thông qua blog và phương tiện truyền thông xã hội trên Twitter, Facebook, LinkedIn and Google+.
