English 
Vietnamese Phần mềm quản lý tài chính đang ngày càng trở thành một phần quan trọng hơn đối với mọi tổ chức. Nó giúp các công ty quản lý và hiểu sâu sắc hơn tình hình kinh doanh của họ từ lĩnh vực kế toán cho tới quản lý và lập kế hoạch chiến lược dự án. Khi hệ thống quản lý tài chính gặp trục trặc sẽ kéo theo hậu quả ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận và sự thành công của tổ chức.
Vì vậy, cho dù là bạn đang dự định sử dụng hệ thống quản lý tài chính hay đã có sẵn, bạn cần phải xem xét để kiểm tra tính hiệu quả của hệ thống này trên ba phương diện, bao gồm báo cáo, tích hợp hệ thống, và chức năng.
"Sử dụng phần mềm cho phép bạn, chứ không phải là kiểm soát bạn"
Báo cáo
Tạo ra một bản báo cáo tài chính từ vô số những thông tin rời rạcthực sự là một cơn ác mộng. Vì sao nó lại là một công việc khó khăn đến như vậy? Hãy thử nhìn vào quy trình báo cáo hiện tại của bạn, nơi mà các thông tin tài chính và giao dịch được lưu trữ trong nhiều hệ thống riêng biệt. Trong quá trình tạo ra các báo cáo, dữ liệu trước tiên phải được tổng hợp từ các hệ thống khác nhau, sau đó được trích ra và phân tích dưới một định dạng thống nhất. Các bước của quá trình này cực kì phức tạp, dễ dàng xảy ra lỗi nhập liệu và tạo ra những thông tin vô nghĩa. Do đó, các báo cáo thủ công thường không thể cung cấp được một cái nhìn cụ thể về hiệu quả kinh doanh của bạn mà thường đưa ra một tập các dữ liệu khó hiểu và vô ích cho quá trình đưa ra quyết định.
Giải pháp: Những gì bạn cần là một phần mềm tài chính có thể cung cấp một hệ thống tích hợp đầy đủ cho phép bạn nhập và xuất dữ liệu một cách nhanh chóng. Dữ liệu sẽ được thu thập từ nhiều nguồn/hệ thống khác nhau và tự động chuyển thành những thông tin tài chính đầy đủ và liên quan. Hoạt động cần được thực hiện một cách dễ dàng và đòi hỏi ít hỗ trợ kỹ thuật hơn. Một số khả năng hữu ích của một phần mềm tài chính mà bạn nên tìm kiếm là:
- Khả năng tạo các bản báo cáo chất lượng cao theo thời gian thực.
- Khả năng tạo ra các loại báo cáo khác nhau theo yêu cầu.
- Khả năng hiển thị dữ liệu.
- Khả năng cung cấp, phân tích giả định “nếu-thì”.
- Khả năng thích ứng với những thay đổi trong cơ cấu kinh doanh, mà không bị biến đổi.
- Cần ít sự hỗ trợ từ đội ngũ IT.
Tích hợp hệ thống
Thông thường, một vài phần mềm tài chính không thể cung cấp tất cả các chức năng cần thiết cho người sử dụng, do vậy họ thường có xu hướng gộp thêm nhiều ứng dụng phần mềm khác nhau để tạo ra một hệ thống tích hợp mong muốn. Tuy nhiên, thứ mà họ thường thiếu chính là một nền tảng có thể tích hợp nhiều hệ thống khác nhau cùng một lúc. Ví dụ, một số ứng dụng chức năng như kế toán hoặc nhân sự đòi hỏi nền tảng tốn kém để chạy và duy trì và vấn đề nảy sinh khi những nền tảng này không thể tích hợp với nhau được. Do vậy, khi bạn duy trì chúng như những hệ thống độc lập, việc tích hợp phải làm thủ công,đây là một việc làm tiêu tốn thời gian và tốn kém. Quan trọng hơn, những hệ thống này thường tạo ra thông tin sai lệch do thông tin bị trùng lặp và phân mảnh.
Giải pháp: Nếu bạn không thể áp dụng một hệ thống cung cấp nhiều chức năng, vậy bạn nên tìm hệ thống có một nền tảng duy nhất cho phép nhiều ứng dụng có thể tích hợp với nhau nhịp nhàng. Cụ thể hơn, một phần mềm tài chính có thể kết hợp nhiều hệ thống nên là:
- Một hệ thống có thể lưu trữ các ứng dụng/hệ thống khác nhau trong một nền tảng duy nhất.
- Một hệ thống có thể tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, giảm sự trùng lặp và chống phân mảnh.
- Một hệ thống đủ linh hoạt để không cho phép một dữ liệu nào được lưu trữ bên ngoài nó.
- Một hệ thống có thể đáp ứng các yêu cầu của một ngành công nghiệp cụ thể.
Chức năng
Hãy suy nghĩ về hệ thống tài chính mà bạn mong muốn, những vấn đề bạn đang cố gắng để giải quyết hoặc những chướng ngại tiềm tàng mà bạn có thể phải đương đầu trong tương lai. Đa số mọi người chỉ tìm kiếm các hệ thống để giải quyết vấn đề hiện tại mà quên đi ảnh hưởng lâu dài của nó. Do các hệ thống tài chính như vậy có giá rẻ hơn nhiều trên thị trường, nhiều doanh nghiệp đã mua những phần mềm này, cho dù chúng có số lượng module và chức năng rất hạn chế. Thông thường, phần mềm tài chính kế toán có chức năng cơ bản làm giảm số lượng thông tin được lấy ra và xử lý bởi người sử dụng, có nghĩa là lượng dữ liệu rút ra có thể không đủ, không chính xác hoặc cố định. Trên thực tế, một số công ty cố gắng giảm bớt lượng thông tin đầu vào bằng cách lưu trữ chúng trong hệ thống phụ. Khi hệ thống này không được tích hợp đầy đủ vào hệ thống tài chính, nó sẽ gây ra biến động trong dữ liệu và trùng lặp.
Giải pháp: Có rất nhiều phần mềm trên thị trường cung cấp một loạt các module và chức năng, và có thể dễ dàng điều chỉnh để đáp ứng các nhu cầu khác nhau. Và một số tính năng cụ thể của một hệ thống tài chính đầy đủ chức năng là:
- Ngoài các module cơ bản như sổ cái chung, tài khoản phải trả, tài khoản thu và mua, hệ thống cũng cần phải có các chức năng như quản lý dự án hoặc báo cáo chi phí công việc, số lượng hàng tồn kho, tài sản, lương, nhân sự, và báo cáo tài chính.
- Khả năng linh hoạt thích nghi với những thay đổi trong mô hình kinh doanh mà không có bất kỳ tác động nào đến cơ cấu tổ chức, mục đích và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.
***
Khi lựa chọn một phần mềm tài chính, việc xem xét các chức năng chủ chốt của nó là rất quan trọng để giúp nâng cao tính linh hoạt và hiệu quả của bản báo cáo. Phần mềm tài chính mà bạn chọn phải cung cấp cho bạn một bộ các mô-đun đầy đủ với các chức năng mở rộng hơn, và có thể cung cấp công nghệ mở để tích hợp tốt hơn với các hệ thống khác.
Bạn có muốn tìm hiểu nhiều hơn? Hãy tải về tài liệu đầy đủ của chúng tôi tại đây!
