Bất kỳ hệ thống kinh doanh tích hợp đầy đủ nào cũng là một khoản đầu tư nguy hiểm. Chính vì thế, một chút kiến thức về cách doanh nghiệp của bạn hoạt động sẽ không bao giờ đủ. Trong phần đầu tiên, thứ hai và thứ ba, chúng ta đã cùng thảo luận về một số lỗi nguy hiểm có thể dễ dàng bị bỏ qua trong quá trình lựa chọn, kết nối và gói Cloud ERP.

(Nhấp vào để đọc 3 phần trước: phần 1, phần 2 và phần 3)

Không xây dựng kế hoạch phục hồi

Một kế hoạch phục hồi là một tập hợp các công cụ để cứu vãn hệ thống ERP khi có sự cố. Mặc dù có các mô hình cơ bản cho kế hoạch này, trong mỗi trường hợp cụ thể của doanh nghiệp và cho từng hệ thống Cloud ERP, kế hoạch khôi phục sẽ có những yêu cầu khác biệt nhất định và không thể thay thế được.

Do đó, không xây dựng kế hoạch phục hồi chi tiết - hoặc không cẩn thận trong việc lập kế hoạch - có thể dẫn đến tình trạng hỗn loạn và thiếu hụt trong khi nhân viên trong tổ chức phải rất vất vả để sửa lỗi.

Khi xem xét các khả năng rủi ro, sẽ hữu ích hơn nếu các nhà quản lý có thể dựa vào đạo lý "phòng bệnh hơn chữa bệnh" và làm việc theo hướng "truy xuất ngược".

Đọc thêm: Lý do các doanh nghiệp vừa và nhỏ quan tâm đến Cloud ERP nhiều hơn

Xác định và phân loại các mối đe dọa

Cơn ác mộng tồi tệ nhất của hệ thống Cloud ERP là khi toàn bộ hệ thống không còn hoạt động, nhưng việc kinh doanh vẫn phải tiếp tục. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất cho mình, chẳng hạn như tải lại dữ liệu để duy trì sản xuất. Sau đó, chuyển sang các hoạt động phụ trợ như thanh toán và kế toán, và sau đó, mở rộng thêm vào các quy trình quản trị khác.

Như đã đề cập ở trên, mỗi doanh nghiệp đều khác nhau, do đó, có thể tổ chức của bạn phải giải quyết các vấn đề liên quan đến thanh toán hoặc kế toán trước những việc khác. Vì không có tiêu chuẩn phải thực hiện nhiệm vụ nào trước, người quản lý phải hiểu rõ các hoạt động trong tổ chức để phân loại nhiệm vụ khi hệ thống Cloud ERP không hoạt động và đảm bảo rằng đưa ra quyết định đúng, nếu không muốn phải đối mặt với tình trạng trì trệ và mất doanh thu.

Tạo bản đồ khôi phục

Trên thực tế, việc tạo bản đồ khôi phục cơ bản dựa trên nhu cầu về các kế hoạch khôi phục chi tiết cho hệ thống Cloud ERP. Tất nhiên, bản đồ này có thể dựa trên kinh nghiệm của quản trị viên và không phải tuân theo một khuôn mẫu nhất định. Tuy nhiên, nói chung, doanh nghiệp của bạn nên làm theo ba bước sau:

Kết nối với nhà cung cấp và nhân viên hỗ trợ liên quan

+ Liệt kê những người cần liên hệ nếu có sự cố với hệ thống Cloud ERP

+ Tạo cẩm nang hướng dẫn giải quyết vấn đề dựa trên các tài nguyên liên quan đến từng khu vực bị ảnh hưởng

+ Chỉ định rõ ai sẽ quản lý từng phần của từng tác vụ/lĩnh vực trong quá trình khôi phục

+ Xây dựng danh sách kiểm tra cho mọi tình huống

+ Đảm bảo rằng người quản lý hoặc nhân viên có trách nhiệm xem xét từng nhiệm vụ/lĩnh vực và ký tên vào từng danh sách kiểm tra sau khi hoàn thành.

"Chi tiết nhất có thể"

Đáng buồn thay, hầu hết các lỗi ERP đòi hỏi một quá trình phục hồi, và trong quá trình này, các kế hoạch phục hồi tốn càng nhiều thời gian đồng nghĩa với các doanh nghiệp phải đối phó với càng nhiều thiệt hại. Do đó, bản đồ phục hồi phải càng chi tiết càng tốt để đảm bảo rằng tất cả các quy trình, hệ thống hoặc tài nguyên được xác định rõ ràng và các nhân viên biết phải làm gì trong sự việc không may mắn này.

Tạo danh sách phản hồi thực tế

Danh sách này thực sự là cốt lõi của kế hoạch phục hồi của bạn bởi vì hệ thống không có khả năng tự sửa chữa mà không có con người góp sức. Vì vậy, khi nói đến việc khôi phục hệ thống ERP bị lỗi, tốt nhất là nên đảm bảo rằng mọi người trong nhóm bị ảnh hưởng được xác định và họ phải được thông báo rõ ràng.

Nếu bạn nghĩ rằng nhân viên của bộ phận nào nên có trong danh sách, hãy kiểm tra danh sách phản hồi một cách cẩn thận, sau đó xem xét nó thường xuyên để đảm bảo sự liên quan và chính xác.

Tạo cơ hội để kiểm tra gói khôi phục

Thứ nhất, khi tạo một hoặc nhiều tình huống khẩn cấp để kiểm tra kế hoạch phục hồi, nhóm ERP trở nên nhạy cảm hơn với bản chất của các nhiệm vụ trong danh sách. Từ đó, họ có thể phản ứng hiệu quả hơn là không biết gì về kế hoạch khôi phục cho đến khi toàn bộ hệ thống Cloud ERP bị hỏng.

Thứ hai, các thành viên trong nhóm sẽ được chuẩn bị và không e sợ thực tế hệ thống Cloud ERP không còn hoạt động nữa. Chính vì thế, họ đủ bình tĩnh để đưa ra quyết định dưới áp lực lớn.

Đọc thêm: Tối ưu hóa năng lực sản xuất với Infor CloudSuite Industrial 9.01

Tựu chung, loạt bài này đã xác định 4 sai lầm cần tránh khi lựa chọn Hệ thống ERP, bao gồm các lỗi có thể xảy ra từ khâu chọn lựa đến cài đặt, sử dụng và thử nghiệm. TRG hy vọng rằng loạt bài này đã cung cấp cho bạn, với tư cách là người quản lý, một số mẹo hữu ích để chạy hệ thống Cloud ERP của mình hiệu quả và năng suất hơn.

Bạn cần giải pháp cho doanh nghiệp?