5 Dấu Hiệu Cho Thấy Hệ Thống ERP Đến Lúc Thay Đổi

Từ lâu, ERP vẫn luôn ‘mang tiếng’ là tốn kém và không hiệu quả. Điều này khiến hệ thống mất dần hấp dẫn trong mắt doanh nghiệp. Trong báo cáo năm 2015 về ERP, Panorama Consulting Solution đã chỉ ra rằng chi phí ứng dụng ERP cao hơn năm 2014, song tỷ lệ thất bại cũng cao hơn đến 21% so với 16% của năm ngoái. Thêm vào đó, ít công ty được khảo sát nói rằng họ sẽ tiếp tục chọn nhà cung cấp ERP cũ (chỉ có 69% so với 76% của năm 2014). Các con số này gợi ý rằng doanh nghiệp đang phải vất vả để chọn và ứng dụng được một hệ thống ERP phù hợp nhất cho mình.

Chúng ta thường đánh giá một dự án ERP thất bại dựa vào ba kết quả sau: chi phí lớn hơn dự tính, thời gian dài hơn và không đạt được lợi ích mong đợi. Trước khi cùng tìm kiếm các dấu hiệu cho thấy hệ thống của bạn không còn hoạt động hiệu quả nữa và cần thay đổi, có một vấn đề ban giám đốc cần phải cân nhắc.

Vấn đề nằm ở hệ thống hay cách sử dụng của người dùng?

Thực ra việc điều chỉnh phần mềm ERP đã tăng lên 93% do các doanh nghiệp muốn tùy chỉnh phần mềm vào hệ thống đế đạt mức phù hợp người dùng càng nhiều càng tốt. Quản lý thay đổi là một vấn đề lớn trong dự án triển khai ERP. Nhân viên nếu không được huấn luyện tốt sẽ gặp khó khăn trong việc sử dụng hệ thống vì họ phải thay đổi cách làm việc. Điều tưởng chừng nhỏ này sẽ có tác động tiêu cực đến toàn bộ công ty.

Nếu bạn đã xác định là hệ thống của mình gây ra vấn đề, vậy hãy xem những dấu hiệu đặc trưng sau đây cho thấy đã đến lúc thay đổi rồi.

1. Hệ thống cứng nhắc

- Không thể tích hợp được những dữ liệu quan trọng liên quan đến hoạt động kinh doanh

Các dữ liệu bị ‘khóa cứng’ hay khó khăn để đăng nhập đều gây cản trở bạn thực hiện các quyết định nhanh chóng vì việc phân tích không được dễ dàng và kịp thời. Trường hợp tệ hơn khi dữ liệu quản lý chất lượng, kỹ thuật và thiết kế, EDI, đơn hàng và đưa ra kế toán đều bị phân thành các phân hệ thông tin riêng rẽ và độc lập với nhau.

- Mỗi lần nâng cấp gây ra gián đoạn quá lâu cho việc kinh doanh

Việc nâng cấp thường xuyên đòi hỏi cập nhật hệ thống điều hành, hệ thống quản lý dữ liệu, bộ nhớ, phần cứng… Mỗi lần nâng cấp hệ thống, tất cả hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị đình trệ. Đây là ảnh hưởng không công ty nào mong đợi. Một hệ thống cũ kỹ cần nâng cấp nhiều lần đồng nghĩa với việc dữ liệu nhập tay nhiều và việc làm kém năng suất hơn hẳn.

- Khó khăn toàn cầu hóa

Cứ mỗi lần thực hiện giao dịch với đối tác quốc tế, hệ thống yêu cầu chạy các phiên bản khác nhau để hỗ trợ khu vực Trung Quốc, Đông Âu và nhiều quốc gia khác. Ngoài ra việc tính toán dựa trên chính sách thuế khác nhau ở từng nước và tỷ giá hối đoái không được tích hợp buộc số liệu tài chính duy nhất phải thực hiện thông qua các bảng tính. Đây là công việc hết sức nặng nề.

2. Phức tạp và cồng kềnh

- Dấu hiệu của một hệ thống phức tạp thể hiện ở khoảng thời gian nhân viên có thể làm quen, được huấn luyện và sử dụng hệ thống. Phức tạp thường gây ra bất tiện. Mọi người luôn muốn hoàn thành việc của mình một cách hiệu quả và nếu một phần nào đó trong hệ thống không được như mong đợi, thất vọng và những căng thẳng lệch hướng có khả năng xảy ra với người dùng.

- Một dấu hiệu khác của hệ thống cồng kềnh là những đối tác thương mai không dễ dàng tương tác với công ty thông qua hệ thống này. Câu hỏi thường gặp là: nhà cung cấp có cần tải về phần mềm nào để kết nối không? Họ có thể lấy được thông tin cần thiết dễ dàng và nhanh chóng? Các dòng giá trị ngày càng kết nối với nhau, do đó hãy chắc chắn rằng hệ thống của bạn cũng thân thiện với đối tác của bạn.

3. Chi phí không hiệu quả

Bất cứ sự thay đổi nào đến từ phía nhà cung cấp cũng tốn nhiều thời gian và chi phí để hoàn thành. Tuy nhiên, bạn buộc phải chấp nhận những sự thay đổi đó còn hơn là chịu tình trạng hệ thống bị châm nghiêm trọng. Hệ thống luôn có những phiên bản mới.

Bất cứ hệ thống nào cũng cần bảo dưỡng. Phí bảo dưỡng không rẻ chút nào. Vì vậy, một hệ thống đòi hỏi phải thường xuyên bảo trì sẽ ngốn của bạn một khoản chi phí khổng lồ. Nếu không mau thay đổi hệ thống, bạn sẽ còn phải chịu các khoản chi phí không hiệu quả trên trong thời gian dài.

4. Bất lợi trong dữ liệu nguồn

Phương pháp sao lưu dữ liệu dự phòng bằng băng thông: Mục tiêu thời gian phục hồi là khoảng thời gian công ty phải tốn để phục hồi và hoạt động sau một sự cố lớn, ví dụ như trung tâm dữ liệu bị sập. Nếu hệ thống hiện tại yêu cầu bạn phải mua thiết bị mới, kết cấu nó và tải lại dữ liệu từ các băng thông, kế hoạch phục hồi của bạn sẽ kết thúc trong thảm họa. Bởi vì phương pháp sao lưu dữ liệu dự phòng bằng băng thông: Mục tiêu thời gian phục hồi dẫn đến việc mất dữ liệu đáng kể, cuối cùng thì kế hoạch sẽ thất bại. Tất cả các hệ thống có back-up bằng băng thông cần phải được thay đổi.

‘Fat client’: máy tính có kết nối mạng làm việc với phần lớn nguồn được cài đặt nội bộ/địa phương, hơn là được phân bố qua mạng làm việc, được gọi là ‘fat client’. Nếu bạn cần phải cài đặt và bảo trì ‘fat client’, bạn sẽ sớm đối mặt với khó khăn quản lý IT, rủi ro an ninh, phí bảo dưỡng và bản quyền cao.

5. Không có tính ‘di động’

Một trong những lợi ích lớn nhất mà hệ thống ERP có thể đem lại là khả năng truy cập bất cứ thời điểm và nơi chốn. Điều đó có nghĩa là bạn có thể truy cập dữ liệu dễ dàng ngay cả khi đang đi du lịch hoặc ít nhất là không có mặt ở văn phòng. Điện thoại thông minh giúp bạn giữ liên lạc, kết nối không dây ở khắp nơi, thế nhưng bởi vì hệ thống ERP của bạn không hỗ trợ chức năng mobile nên bạn hoàn toàn mắc kẹt với thông tin của mình. Trong thời đại công nghệ khi thông tin kịp thời trở thành tài sản quý giá thì một hệ thống ERP không hỗ trợ chức năng truy cập linh hoạt đơn giản là điều khó có thể chấp nhận.

Dù lý do cho tình trạng thiếu hiệu quả của giải pháp ERP là gì thì công ty cũng đừng nên nhanh chóng kết luận vấn đề nằm ở hệ thống. Thay đổi cả một hệ thống vô cùng tốn kém về cả chi phí lẫn thời gian và hầu hết không cần thiết. Lời khuyên ở đây là trước hết nên dùng một phương pháp tiếp cận có hệ thống để xác định nguyên nhân gốc rễ, như vậy bạn có thể giải quyết theo hướng cải thiện hoạt động như ý bạn muốn và cần. Thế nhưng, nếu như hệ thống của công ty đang có tất cả những dấu hiệu kể trên trong suốt một thời gian dài thì không còn nghi ngờ gì nữa.

Thiết kế hệ thống mới theo cách của bạn, dành riêng cho công ty bạn? Tài liệu sau đây sẽ giúp quá trình nâng cao hiệu quả hơn. Download ngay ‘Designing new ERP system’ whitepaper.

Bài viết liên quan

1. Sử dụng hệ thống ERP: Khó mà không khó
2. 5 cấp độ cộng tác phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP mang lại
3. Cơ sở hạ tầng của AWS đem lại lợi ích cho ERP đám mây
4. Cộng tác bằng hệ thống ERP: Bí quyết thành công của doanh nghiệp hiện đại
5. Cùng hệ thống ERP nâng cao mức độ cộng tác trong doanh nghiệp
6. 6 sai lầm có thể nhấn chìm dự án ERP của bạn (Phần I)
7. 6 sai lầm có thể nhấn chìm dự án ERP của bạn (Phần II)
8. 5 tiêu chí để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp ERP tốt

Đọc thêm

• Webinar: Tối ưu hóa hoạt động quản lý khách sạn
• 6 xu hướng công nghệ thay đổi ngành khách sạn
• 4 giải pháp tạo khác biệt lớn trong công cuộc chăm sóc khách hàng
• Nhận xét của khách hàng - Con dao 2 lưỡi trong công tác quản lý thương hiệu khách sạn
• Cơ hội và thách thức công nghệ đem lại cho ngành nhà hàng khách sạn
• 6 xu hướng công nghệ thay đổi ngành khách sạn

Những bài viêt khác của TRG

• 10 sai lầm của sếp khiến nhân viên nghỉ việc
• TRG giữ chân nhân tài bằng môi trường làm việc lý tưởng
• Internet of Things: Cơ hội và thách thức
• Làm thế nào để trở thành doanh nghiệp dẫn đầu xu thế
• Marketing cá nhân hóa - một lợi ích của phần mềm bán hàng
• Giải bài toán khó của chuỗi cửa hàng bán lẻ tại Việt Nam
• Chiến lược bán lẻ thành công của Starbucks, Amazon và Zara
• Đi làm như đi chơi - Đâu là bí quyết?
• 6 phương pháp gia tăng lợi nhuận cho khách sạn trong giai đoạn khủng hoảng

1. Những điều chưa biết về TRG và công tác hiến máu nhân đạo (Infographic)
2. Lí do vì sao bạn nên hiến máu nhân đạo (Infographic)

Sự kiện sẽ diễn ra

• Hội thảo trực tuyến: Tối ưu hóa hoạt động quản lý khách sạn 14/04/2016
• Hội thảo trực tuyến: Tuyển dụng nhân sự - Có gì mới? 28/04/2016

Công ty TRG International

TRG International là công ty cung cấp dịch vụ hàng đầu thị trường, chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ hàng đầu. TRG đã đóng góp vào thị trường năng động và đầy thử thách bằng việc cung cấp các giải pháp công nghệ phù hợp. Các giải pháp công nghệ này hoạt động âm thầm nhưng hiệu quả, giải phóng khách hàng khỏi những rắc rối ngoài lề và tập trung phát triển cốt lõi của doanh nghiệp.