Kiểm soát những thay đổi kho hàng

Kiểm soát và quản lý chặt chẽ những thay đổi trong kho hàng thường khó hơn điều mọi người vẫn nghĩ và đó là một trong những hoạt động chính trong tài chính bán lẻ. Để chứng thực độ chính xác của báo cáo tài chính, nhân viên bán lẻ phải tính toán lãi ròng. Khó khăn trong việc đo lường các giá trị hàng tồn kho xuất phát từ hai lý do:

• Lượng tồn kho lúc nào cũng trong tình trạng thay đổi thường xuyên bởi hàng hóa luôn được bán, mua, trả và chuyển giao.
• Giá trị kho hàng có xu hướng luôn thay đổi khiến số liệu trở nên không chính xác.

Kiểm kê lượng tồn kho bảo đảm rằng ghi chép về hàng hóa mua vào (dựa vào hóa đơn của nhà cung cấp) tương ứng với ghi nhận về giá vốn hàng bán nhận được (dựa vào phiếu nhập kho), từ đó loại bỏ những vấn đề phát sinh liên quan đến giá trị kho hàng.

Định giá trị kho hàng không thống nhất bắt nguồn từ 4 nguyên nhân sau đây:

• Hàng hóa được bán trước khi nhập kho
• Thông tin về chi phí không chính xác
• Sai sót trong nhập liệu
• Tài liệu không được xử lý theo trình tự

Mỗi khi có một trong những vấn đề trên xảy ra, bảng kê khai chi phí tạm thời không chính xác, từ đó tác động đến giá trị kho hàng và lợi nhuận từ bán hàng trong kỳ báo cáo cho đến khi thông tin về chi phí được cập nhật chính xác.  Bởi vì giá trị tồn kho được thể hiện trên bảng báo cáo tài chính dưới hình thức tổng giá trị kho hàng, do đó dù chỉ một sự sai lệch nhỏ trong giá trị của từng loại mặt hàng cũng có thể làm báo cáo tổng giá trị kho hàng trở nên không chính xác.

Đọc tài liệu "Hướng dẫn tài chính dành cho nhà bán lẻ: Làm cách nào để tuân thủ và thành công" để tìm hiểu thêm về những nhân tố ảnh hưởng đến tài chính trong bán lẻ.