Các bước triển khai hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Từ năm 2018, chính phủ Việt Nam đã ban hành Nghị định 119 quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử, bắt buộc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đối với tất cả các doanh nghiệp. Dự kiến đến năm 2020 sẽ có hơn 90% các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp của bạn cần chuẩn bị những gì để triển khai hóa đơn điện tử?

Đọc thêm: Phát hiện và ngăn ngừa nguy cơ trùng lặp hóa đơn thanh toán

Các bước chuẩn bị cần thiết để triển khai hóa đơn điện tử

Về mặt kỹ thuật, để triển khai hóa đơn điện tử đúng cách, doanh nghiệp cần hoàn thành các bước sau:

• Triển khai một hệ thống giải pháp hóa đơn điện tử. Bước này có thể được thực hiện bằng nguồn lực IT nội bộ hoặc bởi một nhà cung cấp bên ngoài.
• Đảm bảo rằng quy trình xuất hóa đơn mới tuân thủ theo định dạng, yêu cầu và cấu trúc XML chi tiết.
• Tích hợp quy trình xử lý hóa đơn điện tử và các tài liệu liên quan khác vào hệ thống hiện có của bộ phận kế toán.
• Đăng ký với Tổng cục thuế / Bộ tài chính.

Các bước triển khai hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

1. Xác định phạm vi dự án

Doanh nghiệp sẽ đối mặt với một số thách thức lớn khi bắt đầu triển khai giải pháp hóa đơn điện tử. Quá trình chuyển đổi đòi hỏi sự hợp tác từ nhiều bộ phận, như phòng quản lý dự án, thu mua và kế toán - tài chính. Do đó, khi triển khai hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên bổ nhiệm một vị trí chịu trách nhiệm chung cho thành công của dự án triển khai.

Lãnh đạo doanh nghiệp cần phân tích kỹ những điều kiện cần thiết để tiến hành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Quy mô và mục tiêu của dự án triển khai phần mềm mới nên được xác định trước, bởi vì các yếu tố này có tác động quan trọng đối với kết quả sau cùng của quá trình triển khai.

Một vài nhà cung cấp có các dịch vụ và cung cấp nhiều công cụ bổ sung để hỗ trợ xử lý các yêu cầu đặc thù của phạm vi kinh doanh (trong nước hoặc toàn cầu), mô hình kinh doanh (B2C hoặc B2B), quy mô khách hàng (lớn, vừa và nhỏ) và dự đoán chi phí mới cho từng hóa đơn.

Đọc thêm: Các yếu tố cần xem xét khi chọn phần mềm kế toán 

Cụ thể, các nhiệm vụ cơ bản sau nên được hoàn thành trong giai đoạn đầu triển khai hóa đơn điện tử:

• Xác định các bên liên quan (nhà cung cấp, khách hàng, phòng ban nội bộ, cơ quan quản lý nhà nước).
• Xác định các phòng ban có liên quan.
• Xem xét tình trạng hiện tại của các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.
• Xem xét thị trường và lập danh sách các lựa chọn giải pháp có sẵn.

Xem xét và đánh giá các giải pháp hóa đơn điện tử có sẵn là bước quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp của bạn đáp ứng đầy đủ các mục tiêu thương mại và các yêu cầu của cơ quan nhà nước.

Đọc thêm: Phân biệt Kế toán Quản trị và Kế toán Tài chính

2. Phân tích các điều kiện để triển khai giải pháp hóa đơn điện tử

Triển khai hóa đơn điện tử cho mỗi doanh nghiệp không có một quy trình áp dụng chung. Do đó, doanh nghiệp cần xác định một danh sách đầy đủ những mong đợi về mục tiêu về hiệu suất của phần mềm. Cách tốt nhất là bắt đầu với một danh sách chi tiết, qua đó xác định các nhu cầu cốt lõi của doanh nghiệp và lần lượt hoàn thành chúng.

Doanh nghiệp nên:

• Xác định mục tiêu của toàn bộ dự án.
• Xác định mức độ tích hợp của phần mềm lập hóa đơn mới với các hệ thống phần mềm kế toán hiện đang được sử dụng.
• Xác định xem các nhà cung cấp và khách hàng của bạn sẽ điều chỉnh với chính sách lập hóa đơn mới như thế nào. Một số ngành kinh doanh sẽ quen thuộc với việc phát hành hóa đơn điện tử hơn các ngành khác, giúp đơn giản hóa việc áp dụng hóa đơn điện tử hàng loạt.
• Có lịch trình triển khai và xác định ngân sách chi phí, thời gian và tỷ suất hoàn vốn (ROI) dự kiến.

3. Xác thực nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần có khả năng hỗ trợ nhiều định dạng hóa đơn điện tử khác nhau và có thể thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử và ngược lại. Khi triển khai hóa đơn điện tử, kinh nghiệm và khả năng xử lý những thách thức về mặt pháp lý và thương mại của nhà cung cấp cũng là một yếu tố rất quan trọng.

Về phần mềm, doanh nghiệp nên tìm hiểu khả năng tích hợp giữa nhà cung cấp và khách hàng, bởi vì các tiêu chuẩn được đặt ra có thể thay đổi tùy thuộc vào hệ thống kế toán của họ. Phần mềm cần có khả năng xử lý nhiều loại tài liệu khác nhau.

Phần mềm hóa đơn điện tử cũng cần có thể hoạt động trơn tru với các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Ví dụ: nếu doanh nghiệp đã triển khai hệ thống ERP thì việc tích hợp với phần mềm hóa đơn điện tử mới sẽ gặp ít khó khăn hơn, tận dụng hệ thống quản lý dữ liệu và quy trình hoạt động có sẵn mà không phải điều chỉnh nhiều.

Đọc thêm: Sổ Cái Gộp – Nền tảng tạo sự khác biệt của phần mềm kế toán quốc tế

4. Khởi chạy

Đây là bước để doanh nghiệp cùng với nhà cung cấp bắt đầu ứng dụng giải pháp hóa đơn điện tử. Ngoài ra, doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ những giấy phép cần thiết, cũng như đảm bảo giải pháp tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước. Trong giai đoạn này, bạn cũng cần thông báo cho toàn bộ các bên bị ảnh hưởng và đào tạo nhân viên trong công ty.

Trong quá trình triển khai, việc tích hợp phần mềm mới với các hệ thống AR và AP có sẵn có thể gặp một vài khó khăn, đồng thời trong giai đoạn đầu quá trình sử dụng, những thiếu sót trong kỹ năng của nhân viên cũng có thể xuất hiện. Đào tạo và hướng dẫn sử dụng chi tiết cho nhân viên sẽ giúp mọi người phát triển đúng hướng trong tương lai.

Đọc thêm: Vai trò của CFO thay đổi như thế nào trong Cách Mạng Kỹ Thuật Số

Đánh giá hiệu quả của phần mềm

Sau bước triển khai, quá trình ứng dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp vẫn chưa kết thúc. Sau khi cài đặt phần mềm thành công, bạn cần xem xét hiệu suất của phần mềm mới có đáp ứng những mong đợi và mang lại lợi ích như đã xác định ban đầu hay không. Tìm ra các chi tiết có thể được cải thiện, và so sánh hiệu suất với các phần mềm khác sẽ là bước cần thiết để đảm bảo rằng bạn đã chọn đúng nhà cung cấp và đang phát triển đúng hướng.