English 
Vietnamese Giám đốc tài chính (CFO) hiện nay có vai trò lớn hơn nhiều so với trước kia. Họ được kỳ vọng có thể dùng công nghệ và khả năng xử lý số liệu của mình để giúp bộ phận khác cũng như cả doanh nghiệp nói chung đưa ra các quyết định chuẩn xác hơn. Trong đó, một lĩnh vực đặc biệt quan trọng mà các CFO nên tích cực tham gia và hỗ trợ nhiều hơn là dự báo doanh thu.
Vì sao CFO cần tham gia quy trình dự báo doanh thu?
Có rất nhiều lý do vì sao một quản lý tài chính cấp cao cần phải đóng vai trò lớn hơn trong quy trình dự báo doanh thu. Những dự báo sai sẽ khiến cho công ty không đạt được mục tiêu lợi nhuận. Thêm vào đó, trưởng bộ phận kinh doanh có thể đưa ra các con số quá lạc quan, dẫn đến chi tiêu vượt ngân sách. Dựa vào những dự đoán lạc quan này, công ty có thể tăng số lượng nhân viên và đầu tư vào các chiến dịch tiếp thị mới một cách không cần thiết, làm lãng phí nguồn lực doanh nghiệp.
Trong khi đó, các CFO có thể giúp hệ thống hóa, bổ sung các phương pháp phân tích cho quy trình dự báo doanh thu nhằm tạo ra những quyết định tốt hơn. Dự báo không chính xác cũng gây thiệt hại cho uy tín của CFO cũng như cả bộ phận tài chính nói chung. Và nó ảnh hưởng đến việc ra quyết định của đội ngũ quản lý.
Đọc thêm: 4 vai trò mới của các CFO trong kỷ nguyên mới
Một phương pháp dự báo doanh thu thường gặp là đo lường tất cả các hoạt động trong quy trình biến một đối tác tiềm năng trở thành khách hàng như gọi điện, email, demo và thuyết trình...
Sử dụng những khả năng phân tích của mình, CFO có thể xác định các mô hình, mối quan hệ giữa những hoạt động này so với doanh số thực tế. Ví dụ, dữ liệu cho thấy rằng một khách hàng tiềm năng đi đến bước demo sản phẩm có 30% cơ hội trở thành khách hàng của công ty.
Vậy bằng cách nào CFO có thể đóng vai trò to lớn hơn trong quy trình dự báo doanh thu?
4 bí quyết giúp cải thiện độ chính xác của dự báo doanh thu
Xây dựng niềm tin và quan hệ đối tác với bộ phận kinh doanh
Căng thẳng giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận tài chính không phải hiếm. Trưởng phòng kinh doanh có thể không tin tưởng để cung cấp dữ liệu cho nhóm tài chính, và không muốn trả lời câu hỏi của họ. Bộ phận tài chính nên giải quyết như thế nào?
Đọc thêm: Sổ tay CFO: biến các thay đổi của thị trường thành lợi thế cạnh tranh
Đây thực ra là vấn đề lòng tin. Hãy chắc rằng nhân viên kinh doanh biết rằng cả hai bộ phận làm việc cùng nhau và bộ phận tài chính mong muốn được hỗ trợ. Để xây dựng tinh thần hợp tác trong nội bộ của nhóm kinh doanh, CFO nên đề nghị được giúp đỡ với kỹ năng phân tích của mình và cho trưởng phòng kinh doanh biết được rằng đây là một tình huống có lợi cho đôi bên vì nhân viên kinh doanh có thể tập trung vào việc bán hàng thay vì phải phân tích số liệu.
Quy định một bộ định nghĩa thuật ngữ duy nhất
Mọi người sử dụng những thuật ngữ chuyên môn trong công ty với những cách hiểu khác nhau gây ra sự mơ hồ giữa các bộ phận. Có thể cùng một thuật ngữ nhưng các bộ phận tài chính, marketing và sales có cách hiểu khác nhau. Vì vậy, CFO nên chắc rằng có một có một bộ định nghĩa các thuật ngữ thống nhất (từ điển kinh doanh), ngay cả khi một số từ nghe có vẻ đơn giản và dễ hiểu như khách hàng tiềm năng, cơ hội..
Đọc thêm: Chọn đúng phần mềm quản trị tài chính: 5 tiêu chí dành cho các CFO
Đảm bảo tất cả các mẫu nhập liệu được điền đúng cách
CFO có thể không có được dữ liệu đầy đủ về quy trình bán hàng, và những dữ liệu này có thể không chính xác hoặc ở theo thời gian thực, vì các đội bán hàng không thường xuyên tuân theo các quy tắc của quy trình. Nhân viên bán hàng thường không tỉ mỉ như những nhân viên tài chính, vì vậy các CFO phải chắc chắn rằng họ điền đầy đủ thông tin về các bước trong quy trình một cách thường xuyên.
Một yếu tố quan trọng để đạt được dự báo chính xác là phân tích theo thời gian thực. Vì vậy, việc nhân viên kinh doanh cập nhật dữ liệu thường xuyên, lý tưởng nhất là hàng ngày hoặc hàng tuần là cực kỳ quan trọng. Cấp quản lý có thể dựa vào đó để xem xét và có những thay đổi cần thiết nếu cần thiết.
Đọc thêm: Ứng dụng phân tích dữ liệu tài chính: câu chuyện thành công của Honeywell
Ưu tiên sử dụng một hệ thống tích hợp dễ sử dụng
Để dữ liệu di chuyển xuyên suốt công ty, nó nên ở trên cùng một hệ thống. Sử dụng nhiều hệ thống khiến tích hợp thông tin khó khăn hơn. Tương tự, cũng nên tránh một hệ thống quá phức tạp. Nhân viên kinh doanh cần cảm thấy rằng hệ thống đang giúp họ chứ không phải khiến công việc của họ rối rắm hơn.
Ứng dụng Excel đã được sử dụng rộng rãi để tạo điều kiện thu thập và phân phối dữ liệu giữa các phòng ban. Tuy nhiên, nó có nhiều khuyết điểm và các công ty nên mở rộng cân nhắc sử dụng các ứng dụng nâng cao khác.
Đọc thêm: 7 "thảm họa" tài chính do sai sót khi sử dụng Excel
Khi CFO và trưởng phòng kinh doanh trở thành đồng minh và đối tác, công ty có thể tăng đáng kể khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh tổng thể và kế hoạch cho tương lai.
