English 
Vietnamese Rất nhiều chuyên gia về tinh gọn quy trình tranh cãi rằng ERP thực chất đi ngược lại với việc tinh gọn, và đây dường như là cảm giác chung khi tìm hiểu sơ về ERP. Tinh gọn là phát huy tối đa năng suất của con người, loại bỏ những công đoạn thừa thãi và đồng bộ quy trình công việc hiệu quả nhất có thể. Triển khai hệ thống ERP nghĩa là bạn đang sử dụng công nghệ và thay đổi cách làm việc của công ty để có thể đồng bộ với cấu trúc của hệ thống. Việc này có thể tạo ra những công việc dư thừa, nhưng lại cần thiết để đảm bảo hệ thống vận hành trôi chảy.
Trên thực tế, phần mềm ERP vẫn có thể được tin gọn như bất cứ công cụ nào khác. Điểm mấu chốt của vấn đề là đảm bảo bạn tận dụng được sự linh hoạt mà ERP cung cấp và ‘uốn’ nó theo ý muốn của mình. Sau đây là 5 nguyên tắc của tinh gọn quy trình khi áp dụng ERP.
1. Xác định giá trị - Đánh giá phần mềm ERP mới
Nguyên tắc đầu tiên của tinh gọn là xác định giá trị công việc của bạn và lợi ích mà bạn cung cấp cho khách hàng. Để hệ thống có năng suất hơn, bạn cần phải hiểu mình cần và không cần cái gì. Một khi đã biết giá trị mình muốn thêm vào là gì, bạn sẽ dễ dàng vượt qua các bước tiếp theo.
Phần mềm ERP có thể được sử dụng để loại bỏ công việc nào không đem đến giá trị, và mang lại được ROI. Ở bước đầu tiên này, bạn nên vạch ra chính xác ROI sẽ đến từ đâu nếu như áp dụng hệ thống ERP.
2. Xác định chuỗi giá trị - Chọn đúng hệ thống
Nguyên tắc tinh gọn thứ 2 liên quan đến việc kiểm tra quy trình kinh doanh nhằm tìm ra những hoạt động nào đem đến giá trị và hoạt động nào không. Quy tắc tinh gọn ở đây là ‘tách gạo ra khỏi trấu’.
Có 3 loại hoạt động:
Hoạt động đem đến cả giá trị và có năng suất: đây là hoạt động đem đến lợi nhuận cho công ty mà dễ dàng nhận ra nhất. Ví dụ như bán hàng tại showroom.
Hoạt động không đem đến giá trị: ví dụ như việc ghi chép tay mỗi thương vụ vào sổ cái. Thường thì việc này là để đề phòng rủi ro hệ thống của họ bị sập. Nhưng hệ thống của công ty đã không có vấn đề gì trong vòng 2 năm nay khi thay hệ thống mới. Vì việc ghi chép này chỉ áp dụng vào thời điểm công ty còn sử dụng hệ thống cũ hay bị sập, nhưng với hệ thống mới, việc ghi chép trở nên dư thừa.
Hoạt động đem đến giá trị nhưng không có năng suất: Đây thường là những hoạt động đem đến 1 lợi ích nào đó cho khách hành, nhưng nằm ngoài khả năng đáp ứng của hệ thống nên mới phải có những quy trình tay thay thế. Vì dụ như 1 chiếc ghế bị hỏng chân thì showroom phải gửi trả lại nhà máy để gắn lại, điều này đem đến giá trị cho khách hàng nhưng mất thời gian và công sức của nhà máy. ERP có thể giúp kiểm tra chất lượng ngay từ lúc làm ra chân ghế chứ không chờ đến lúc lắp ráp hoàn chỉnh rồi.
3. Flow – Triển khai ERP
Trong tinh gọn, flow là tất cả những gì đảm bảo rằng mọi quy trình kinh doanh được gắn với nhau mà không xảy ra mâu thuẫn, bị gián đoạn, hoặc phải đi vòng không cần thiết. Trên thực tế, điều này liên quan đến việc làm cho (physical flow) và (logical flow) hòa hợp với nhau. Physical flows bao gồm vật liệu, thành phẩm, thủ tục giấy tờ và các loại tương tự. Logical flow có nghĩa là cách thông tin đi các bộ phận và cách giao dịch hệ thống được thực hiện. Dòng thông tin là 1 yếu tố cực kỳ quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp, nhưng thường bị bỏ qua.
Ví dụ nếu 1 công ty có 4 chi nhánh khác nhau mua hàng 1 cách độc lập từ cùng nhà cung cấp. Vì việc mua hàng không được tập trung nên khả năng thương lượng giá giảm, kết quả là 4 đơn hàng sẽ tốn nhiều hơn là 1 đơn hàng và phải cần đến 4 người làm việc này. Hệ thống ERP mới có chức năng cho phép tập trung mua hàng và cải thiện quy trình này để giảm chi phí và 3 người còn lại có thể làm việc khác.
4. Chiến lược kéo – Áp dụng giai đoạn 2
Pull (hay gọi là chiến thuật kéo) cũng tương tự như flow, nhưng liên quan đến cách những phòng ban đưa ra yêu cầu cho nhau trong khi flow thường đề cập đến quy trình diễn ra trong cùng phòng ban. Chiến lược kéo được sử dụng trong những bộ máy cơ cấu phức tạp hơn ở giai đoạn 2, thường là sau khi việc triển khai cơ bản ERP đã được hoàn thành.
Workflow (tiến trình công việc) hiện tại có mặt trong hầu hết hệ thống ERP. Workflow là 1 công cụ tuyệt vời để cải thiện mức tương tác giữa các phòng ban khi mà doanh nghiệp còn sử dụng thủ tục và nguyên tắc để tinh gọn. Nếu không có workflow, các công việc hành chính sẽ lại tăng lên và không đem lại lợi ích nào.
5. Sự hoàn thiện – Xem lại hệ thống
Rất nhiều doanh nghiệp bỏ quên hoặc lơ là luôn khâu này sau khi đã triển khai hệ thống ERP, mặc dù đây là khâu được đánh giá là 1 khâu vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp sẽ không thể nào có được một hệ thống toàn diện nếu như không tiếp tục củng cố mối quan hệ giữa quy trình và hệ thống. Khi xem xét đánh giá hệ thống trong quá trình sử dụng, công ty nên phân bố nguồn lực đúng đắn vào lĩnh vựa này. Không nên khoán hết việc quản lý một hệ thống cho giám đốc IT. Nếu được, hãy thuê hẳn những nhà phân tích kinh doanh để đưa ra báo cáo xem hệ thống đã thành công ở những mặt nào.
Tinh gọn và ERP không phải là 2 khái niệm đi ngược nhau, mà nếu được vận dụng đúng cách, chúng còn hỗ trợ nhau rất đắc lực. Doanh nghiệp cần tìm hiểu để có thể vận dụng được tối đa hệ thống ERP bằng việc áp dụng 5 nguyên tắc này. Một khi quy trình dần hoàn thiện, năng suất và lợi nhuận của công ty sẽ nhanh chóng tăng trưởng vượt xa đối thủ.
Cùng tìm hiểu những nguyên tắc khác của ứng dụng ERP, download tại đây.
