Không ai phủ nhận những lợi ích lớn từ việc triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp.  Song bất cứ công cụ mạnh mẽ nào cũng là con dao hai lưỡi. Nếu thực hiện sai cách, hậu quả sẽ là vô cùng to lớn.

Vào ngày 9 tháng 7 năm 2015, TRG International sẽ tổ chức một hội thảo về những đổi mới trong hệ thống quản lý tài chính và kinh doanh của ngành Khách sạn. Chương trình sẽ diễn ra từ 10:00 – 13:00 tại Est. Bar, Phnom Penh, Cambodia. Khách mời là các Giám đốc Tài chính, Kiểm soát viên, và Trưởng phòng Công nghệ Thông tin tại các khách sạn và khu nghỉ dưỡng tiêu chuẩn 5 sao tại Cambodia. Ông Andrew Turton, Giám đốc Kinh doanh ngành Khách sạn của TRG International, sẽ là diễn giả của buổi Hội thảo này.

Nằm trong chuỗi hội thảo trực tuyến về ERP, chặng thứ 2 của hành trình ứng dụng ERP cho doanh nghiệp mang tên "Delivering A Successful ERP Implementation" đã diễn ra vào thứ 6 ngày 26 tháng 6, 2015. Tương tự như quá trình ứng dụng ERP trong thực tiễn, sau khi đã biết được cách thức đo lường mức độ thành công của một dự án ERP, bước tiếp theo sẽ là tìm hiểu cách triển khai thành công một hệ thống ERP.

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành, ông Nguyễn Đông Hồ, Giám đốc Quản lý Dự án ERP tại TRG International, đã chia sẻ nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn. Cụ thể, ông giới thiệu những biến số P-C-T-S và những yếu tố thành công quan trọng (CFFs) thường được sử dụng làm bước chuẩn bị chính trước khi triển khai. Cuối cùng, ông đã minh họa bằng phần demo về cách thức lôi kéo lãnh đạo vào việc sử dụng hệ thống ERP, một trong những nhân tố quyết định sự thành công của dự án.

Hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hay còn gọi là ERP, đã trở thành 1 thuật ngữ thông dụng với doanh nghiệp Việt Nam trong những năm gần đây. Có thể nói đây là xu thế tất yếu khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô hoạt động. Tuy nhiên, triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp luôn đòi hỏi dành nhiều thời gian, công sức và đầu tư vốn. Do đó, trước khi quyết định áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty cần nhận định rõ ràng khó khăn và thuận lợi của ERP.

Ngày 17 tháng 6 năm 2015, tại khách sạn Legend, hơn 100 chuyên gia kế toán là đối tác và học viên của CIMA đã tham dự sự kiện CIMA Recognition Night. Sự kiện nhằm tôn vinh những học viên hoàn thành chương trình CIMA đầu tiên tại Việt Nam và chứng kiến buổi kí kết Biên Bản Ghi Nhớ giữa CIMA Việt Nam và câu lạc bộ giám đốc tài chính Việt Nam (VCFO). TRG International vinh dự là nhà tài trợ duy nhất cho sự kiện này như một cam kết lâu dài đóng góp vào sự phát triển lĩnh vực kế toán quản trị tại Việt Nam.

Rất nhiều chuyên gia về tinh gọn quy trình tranh cãi rằng ERP thực chất đi ngược lại với việc tinh gọn, và đây dường như là cảm giác chung khi tìm hiểu sơ về ERP. Tinh gọn là phát huy tối đa năng suất của con người, loại bỏ những công đoạn thừa thãi và đồng bộ quy trình công việc hiệu quả nhất có thể. Triển khai hệ thống ERP nghĩa là bạn đang sử dụng công nghệ và thay đổi cách làm việc của công ty để có thể đồng bộ với cấu trúc của hệ thống. Việc này có thể tạo ra những công việc dư thừa, nhưng lại cần thiết để đảm bảo hệ thống vận hành trôi chảy.

Trên thực tế, phần mềm ERP vẫn có thể được tin gọn như bất cứ công cụ nào khác. Điểm mấu chốt của vấn đề là đảm bảo bạn tận dụng được sự linh hoạt mà ERP cung cấp và ‘uốn’ nó theo ý muốn của mình. Sau đây là 5 nguyên tắc của tinh gọn quy trình khi áp dụng ERP.

Bước khởi đầu cho việc tích hợp hệ thống thống tin doanh nghiệp luôn là triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất thường ít quan tâm đến ERP, mặc dù họ lại rất quan tâm đến các giải pháp quản lý sản xuất cho doanh nghiệp. Việc các doanh nghiệp tỏ ra hoài nghi về giải pháp ERP trong việc xử lý thông tin tài chính và điều hành là một việc dễ hiểu khi họ không có đủ thông tin.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp 1 góc nhìn khác trong việc xử lý tích hợp thông tin tài chính và thông tin điều hành, quản trị công ty. Từ đó, giúp doanh nghiệp gỡ bỏ những hoài nghi về ERP, và có thể đưa ra những chiến lược phù hợp khi ứng dụng 1 hệ thống ERP vào doanh nghiệp.

Trong buổi hội nghị dành cho ngành kế toán gần đây, có 1 câu hỏi thú vị được được ra cho diễn giả rằng, “Anh có tin rằng khi việc ứng dụng hệ thống diễn ra, doanh nghiệp sẽ ngừng suy nghĩ, là đúng không?”. Nói cách khác hơn 1 chút, khi chọn 1 giải pháp hỗ trợ đưa ra quyết định thông qua phân tích các thông tin về điều hành và tài chính, việc cân nhắc hay tìm mua sẽ hiệu quả hơn.

Việc triển khai một hệ thống ERP luôn bao gồm nhiều yếu tố quan trọng. Những yếu tố này đan chặt với nhau, và xoay quanh các bước: yêu cầu phân tích, lập kế hoạch cho dự án, chạy thử và triển khai. Tất cả các bước này chỉ hiệu quả khi khâu quản trị quá trình hiệu quả. Vấn đề quản lý những thay đổi cơ bản xảy ra khi quá trình ứng dụng khiến công ty vào giai đoạn tái cấu trúc. Để huấn luyện nhân viên kiến thức về giải pháp phần mềm ERP và chức năng của nó nhằm mau chóng thích ứng với những khuôn khổ tổ chức, công ty cần có sự quan tâm đúng mức đến việc truyền đạt trong các buổi huấn luyện.

Quản trị sự thay đổi ở cấp tổ chức cần tập trung vào những điều cơ bản sau

a. Có đánh giá cho mức thay đổi, thiết kết và quy trình khi ứng dụng ERP

b. Đánh giá năng suất biểu hiện và tối ưu hệ thống ERP được hoàn thành

c. Tất cả các buổi huấn luyện được xác định và phân tích, theo sau đó là phát triển những nội dung phù hợp