Không ai phủ nhận những lợi ích lớn từ việc triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp.  Song bất cứ công cụ mạnh mẽ nào cũng là con dao hai lưỡi. Nếu thực hiện sai cách, hậu quả sẽ là vô cùng to lớn.

Không ít công ty đã thất bại này vì các phán đoán sai lầm trong quản lý cũng như quá kỳ vọng vào hệ thống. Sau đây là ba trường hợp thất bại của các công ty lớn, để lại cho chúng ta những bài học đáng giá trong cách triển khai dự án ERP.

Chocolate đắng cho Hersheys

Vào tháng 9 năm 1999, cựu Giám đốc điều hành và chủ tịch của Hersheys Foods, Kenneth L. Wolfe thông báo với các nhà phân tích của Wall Street trong một hội nghị rằng công ty đang có vấn đề với hệ thống phân phối và nhận đơn hàng trị giá 112 triệu USD của mình.

Sản phẩm này được các công ty SAP, Siebel và nhà cung cấp chuỗi cung ứng Manugistics triển khai. Vấn đề này đã khiến Hersheys không thể xuất ra thị trường đợt hàng chocolate Kisses và Jolly Ranchers cho dịp Halloween, trị giá khoảng 100 triệu USD. Sự việc không những gây phẫn nộ trong giới trẻ Mỹ mà còn khiến cổ phiếu công ty giảm mạnh hơn 8%.

Mặc dù có nhiều bí ẩn xung quanh tình hình bi đát của Hershey lúc đó, song sự thật của thất bại này dường như nằm ở việc quyết định sai thời điểm.

Cả hệ thống đi vào triển khai lắp đặt trước tháng quan trọng của Halloween, một trong những thời điểm thuận lợi nhất đối với bất kỳ nhà sản xuất bánh kẹo nào ở Mỹ. Các nghiên cứu cho thấy rằng đối với hầu hết các công ty tham gia vào việc triển khai phần mềm ERP, quy trình kinh doanh sẽ phải hứng chịu thay đổi và gián đoạn tạm thời, có thể ảnh hưởng đến doanh thu của cả công ty lên đến sáu tháng.

Bài học rút ra: Sắp xếp lịch trình triển khai vào thời điểm thị trường ít đòi hỏi khắt khe nhất trong năm, và cũng đừng hy vọng sẽ đạt được doanh thu như mong đợi ngay sau đó.

Trải nghiệm không vui vẻ với SAP ERP

Vào năm 2008, Select Comfort, nhà sản xuất giường hiệu “Sleep Number” đã đột ngột quyết định ngừng tất cả các dự án liên quan đến kế hoạch ứng dụng SAP ERP trên diện rộng, bao gồm ERP, CRM và SCM v.v...

Chuyện gì đã xảy ra? Trong khi trước đó, Select Comfort mong muốn có một hệ thống  linh hoạt hơn, nhiều chức năng hơn, cũng như cắt giảm chi phí dài hạn.

Tuy nhiên, sự thật đã được tiết lộ sau khi công ty phải cắt giảm 22% nhân sự của mình.

Các quan chức Select Comfort đã thực sự bị áp lực trong nhiều tháng từ một trong những cổ đông của mình, The Clinton Group, buộc công ty phải từ bỏ dự án với lý do quá vượt ngân sách và chậm tiến độ.

Đọc thêm: 3 yếu tố quyết định thời gian triển khai ERP

Theo Clinton Froup, ngân sách đã chi 12 triệu USD cho việc thực hiện dự án vào năm 2007 và 8 triệu USD vào năm kế tiếp. Việc Select Compfort sa thải 120 nhân viên của mình cho thấy đầu tư vào ERP là một quyết định sai lầm trong bối cảnh đó. 

Bài học rút ra: Nếu không thể làm đúng thì đừng làm. Nếu như như bạn đang thiếu vốn hoặc không quản lý nổi 1 dự án ERP lớn như SAP, thì tuyệt đối đừng làm.

Thất bại của ERP tại các trường Đại học

Khi Spire, hệ thống đăng ký trực tuyến của Đại Học Massachusetts-Amherst’s, sập vào ngày trước khi các lớp học bắt đầu, toàn bộ 24.000 sinh viên lâm vào tình cảnh không thể đăng ký môn học, thời gian biểu tham gia hay bất cứ hoạt động online nào khác. Một sự hỗn loạn và hoang mang nổ ra giữa những sinh viên năm nhất và những lớp học bị gián đoạn trong suốt 3 ngày đầu của học kỳ.

Chưa dừng lại ở đó, tại Đại học Stanford, sinh viên bắt đầu năm học mới khi cổng dịch vụ đăng ký đóng băng và không biết lớp học của mình ở đâu. Còn tại đại học Indiana, 3000 sinh viên đã bị từ chối hỗ trợ tài chính vì hệ thống ERP bị lỗi.

Bạn có thể tự hỏi cái gì đã gây ra thảm họa rộng khắp như vậy. Liệu đây có phải là 1 trò đùa quá trớn? Sự thật nằm ở việc vội vàng triển khai phần mềm ERP có bao gồm ứng dụng cổng dịch vụ PeopleSoft.

Ban quản trị đại học có thể bị cuốn hút bởi các tính năng tổ chức của hệ thống ERP, nhưng thường không nhớ rằng các hệ thống này được thiết kế để tập trung quy trình kinh doanh của công ty. Theo CIO.com, các nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng không chỉ mất nhiều thời gian hơn để cài đặt tại trường Đại học, việc triển khai ERP thường có chi phí lên đến hơn năm lần so với giá báo ban đầu. Đây đúng là một vấn đề vì họ đang điều hành một cơ sở giáo dục, không phải là một công ty hoạt động có lợi nhuận.

Bài học rút ra: Nếu bạn không có năng lực, kinh nghiệm hay khả năng tài chính để quản lý một doanh nghiệp vững mạnh thì tốt hơn cứ để mặc nó, nhất là khi tổ chức đó là phi lợi nhuận.

Những thất bại từ các doanh nghiệp lớn đã cho chúng ta bài học quý giá để tránh phạm phải sau này. Biết sử dụng sản phẩm đúng cách còn quan trọng hơn việc sở hữu nó nữa.

Bạn đang băn khoăn về việc bắt đầu triển khai ERP tại công ty mình? Hãy bắt đầu với 9 bước cơ bản để triển khai phần mềm ERP thành công. Hoặc bạn có thể tìm hiểu về một dự án ERP thành công qua câu chuyện của Ferrari dưới đây.