Hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hay còn gọi là ERP, đã trở thành 1 thuật ngữ thông dụng với doanh nghiệp Việt Nam trong những năm gần đây. Có thể nói đây là xu thế tất yếu khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô hoạt động. Tuy nhiên, triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp luôn đòi hỏi dành nhiều thời gian, công sức và đầu tư vốn. Do đó, trước khi quyết định áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty cần nhận định rõ ràng khó khăn và thuận lợi của ERP.

Chi phí triển khai ERP

Đây là có lẽ là vấn đề đầu tiên các doanh nghiệp quan tâm và cũng là cản trở dễ thấy nhất. Các hệ thống ERP có lịch sử và bề dày thành công trên thế giới đều rất đắt đỏ. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền bằng số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm. Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP lên rất cao.

Đối với doanh nghiệp cỡ trung ở Việt nam chi phí này cũng đã có thể lên tới vài trăm ngàn USD. Dự án trang bị ERP có chất lượng cao rẻ nhất cũng phải có giá trị khoảng vài chục ngàn USD. Đây không phải là 1 món đầu tư nhỏ đối với doanh nghiệp. Hiện nay giá cả có thể là rào cản lớn nhất.

Song, đó là câu chuyện của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những doanh nghiệp chưa có nhu cầu thực sự vì hệ thống hiện tại của họ vẫn đáp ứng tốt với quy mô kinh doanh của công ty. Chỉ khi hệ thống không thể đáp ứng được nhu cầu, gây ra lỗi hoặc thậm chí thất thoát, lúc đó công ty sẽ biết được đã đến lúc đổi sang 1 hệ thống mới. (Tham khảo thêm bài viết 5 Dấu Hiệu Cho Thấy Hệ Thống ERP Đến Lúc Thay Đổi). Sự phổ biến của các giải pháp ERP đám mây hiện nay cũng đem đến một lựa chọn mới với mức chi phí phù hợp hơn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

Đối với doanh nghiệp lớn, câu chuyện lại hoàn toàn khác hẳn. Giá cả của 1 hệ thống ERP có lẽ đắt thật, nhưng doanh nghiệp lớn hoàn toàn có khả năng chi trả, và giá của hệ thống ERP này cũng chưa bằng các thất thoát vô cùng lớn của công ty. Nếu hệ thống hiện tại gặp trục trặc và gây ra ngưng trệ, thậm chí sai sót, hơn ai hết, ban lãnh đạo công ty biết rằng các ‘chi phí chìm’ (sunk cost) ngốn rất nhiều doanh thu. Nếu không có 1 hệ thống tốt, chẳng mấy chốc mà doanh thu không bù nỗi chi phí, lợi nhuận sẽ bị thay thế bằng thua lỗ. ERP là giải pháp dài hạn, mang tính chiến lược và có tầm nhìn xa.

Tham khảo thêm: Đo lường chỉ số hoàn vốn (ROI) cho dự án ERP: Dễ hay Khó?

Khác biệt về hệ thống kế toán Việt nam và hệ thống kế toán trên phần mềm

Điều thứ hai các doanh nghiệp thường cân nhắc là hệ thống kế toán. Các sản phẩm ERP bao giờ cũng có một module quan trọng là module kế toán tổng hợp. Thường thì module kế toán nhận rất nhiều dữ liệu từ các modules khác trong phần mềm ERP và đặt các hạch toán tự động.

Điều các doanh nghiệp lo lắng là sự khác nhau còn thể hiện ở hệ thống tài khoản kế toán, các quy trình xử lý và quản lý tài chính kế toán như chế độ kế toán thuế, các quy định về kết chuyển, phân bổ chi phí và xác đinh kết quả kinh doanh... giữa chuẩn kế toán Việt Nam và kế toán trên phần mềm. Băn khoăn này sẽ được các nhà tư vấn triển khai loại bỏ. Họ sẽ đảm bảo tất cả những sự tương thích này sau khi đã được nhà sản xuất phần mềm chuyển giao công nghệ về phần mềm ERP sẽ triển khai. Đây là 1 trong 5 tiêu chí đánh giá và lựa chọn nhà tư vấn triển khai ERP. 

Trình độ của nhà tư vấn, triển khai sản phẩm ERP

ERP là phần mềm rất lớn và phức tạp. Nắm được các chi tiết về cách xử sự của phần mềm trong các chức năng và các hoàn cảnh tác nghiệp đã là một việc khó khăn. Biến đổi phần mềm sao cho phù hợp với những yêu cầu nảy sinh hoặc áp vào một doanh nghiệp đặc biệt nào đó lại càng khó khăn hơn. Vì vậy, thông thường nhà cung cấp hệ thống ERP sẽ cung cấp luôn những tư vấn, triển khai cho doanh nghiệp. Tương tự với vấn đề tương thích của kế toán Việt Nam và kế toán phần mềm, nhà cung cấp hệ thống ERP sẽ có dịch vụ tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu và bản chất của doanh nghiệp. Điều này sẽ tạo khó khăn rất lớn khi bắt buộc phải thay đổi một số quy trình hoạt động cơ bản hoặc nền tảng nào đó trong hệ thống.

Để làm được điều này, các nhà tư vấn triển khai các sản phẩm ERP cần phải có trình độ nghiệp vụ và tin học rất cao. Vì vậy khi triển khai ERP, đôi khi doanh nghiệp phải thay đổi chính mình để phù hợp với phần mềm. Điều này đôi khi tốt cho doanh nghiệp vì có thể đưa vào doanh nghiệp các quy trình quản lý mới nhưng cũng nhiều khi gây khó khăn rất nhiều cho doanh nghiệp không phù hợp với thói quen, cách tổ chức công việc... Vì vậy, để tìm được nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp có trình độ mới chính là yếu tố tiên quyết để tận dụng tối đa đầu tư vào ERP chứ không phải là giá cả.

Đọc thêm: Sử dụng hệ thống ERP: khó mà không khó

Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam chỉ mơ hồ rằng "Cần phải tin học hoá doanh nghiệp", hoặc đi theo trào lưu hội nhập nên sốt sắng trong việc nâng cấp hệ thống quản lý của mình bằng việc mua phần mềm ERP. Trong khi ERP thực sự là một hệ thống phức tạp có nhiều khái niệm trừu tượng không dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Thực tế, các doanh nghiệp Việt nam hiện nay đang có nhu cầu nhiều hơn về dịch vụ tư vấn ERP. Hiện tại trong lĩnh vực này thì "cung" đang thấp hơn nhiều so với "cầu" vì không có nhiều công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn này. Tuy vậy, doanh nghiệp có thể tham khảo tư vấn trực tiếp từ chính các công ty cung cấp giải pháp ERP.

Công ty bạn đang dự định triển khai 1 hệ thống ERP? Hãy yêu cầu một buổi demo được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của bạn và tìm ra giải pháp ERP phù hợp nhất.