10 nguyên tắc vàng giúp bạn quản lý rủi ro dự án hiệu quả (Phần 2)

Quản lý rủi ro là một phần không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào để chạy từng dự án một cách hiệu quả, an toàn và tiết kiệm nhất. Tuy nhiên, không phải PM nào cũng đủ thời gian, công sức và nhóm để xác định rủi ro chính xác và hành động đúng thời điểm để ngăn ngừa rủi ro trước khi chúng trở thành trở ngại thực sự. Trong bài viết trước, chúng tôi đã thảo luận về 5 nguyên tắc vàng đầu tiên trong quản lý rủi ro dự án. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng nghiên cứu 5 nguyên tắc vàng còn lại:

6. Phân loại rủi ro

Một số rủi ro có tác động mạnh hơn lên dự án của bạn hơn rủi ro còn lại, vì vậy bạn cần phải phân loại rủi ro trước khi liệt kê chúng ra. Tiêu chuẩn để bạn phân loại rủi ro thường là xác suất rủi ro đó xảy ra so với rủi ro khác, hoặc là tầm ảnh hưởng của nó đến dự án của bạn (một cách khách quan). Tập trung vào rủi ro chính có nguy cơ xảy ra và tổn hại cao hơn sẽ giúp bạn giảm bớt mối nguy hại đến dự án của mình.

7. Phân tích rủi ro

Bạn không thể nào giải quyết 1 vấn đề mà không hiểu rõ nguyên nhân gây ra của nó. Quản lý rủi ro cũng tương tự như vậy. Hiểu rõ bản chất rủi ro sẽ giúp bạn tạo nền tảng vững chắc để hành động đúng đắn.

Người quản lý dự án (PM) cần phải biết về các bước phân tích rủi ro. Đối với cá nhân, sẽ tốt hơn nếu bạn phân tích rủi ro dựa trên ảnh hưởng của nó. Từ đó, bạn có thể biết được ảnh hưởng nào tốn nhiều thời gian để xảy ra hơn và ảnh hưởng nào có thể xảy ra ngay lập tức. Hơn nữa, sẽ có những ảnh hưởng lấn át những ảnh hưởng khác như thời gian đợi (lead time), chi phí và chất lượng sản phẩm.

Bước kế tiếp của phân tích rủi ro là quan sát và điều tra toàn bộ dự án. Những lĩnh vực như lên kế hoạch ngân sách hay dự báo tài chính, bằng cách đưa phân tích rủi ro vào trong quá trình, bạn sẽ có điểm đến rõ ràng hơn. Thông tin bạn có được từ phân tích rủi ro sẽ cung cấp tầm nhìn sâu sắc về dự án, và kết quả là bạn sẽ tăng cường được hiệu suất làm việc của dự án.

8. Lập kế hoạch và triển khai phản ứng với rủi ro

Để có được một kể hoạch phản ứng với rủi ro tập trung vào lợi ích lớn, việc lập kế hoạch và triển khai là rất quan trọng. Nếu bạn đang giải quyết các mối đe dọa, bạn có 3 lựa chọn: lảng tránh rủi ro, giảm thiểu rủi ro và chấp nhận rủi ro. Lảng tránh rủi ro có nghĩa là bạn sẽ điều hành dự án của mình theo hướng triệt tiêu mọi rủi ro trong tương lai. Trong vài trường hợp, việc này đồng nghĩa với hủy toàn bộ dự án nếu rủi ro quá lớn.

Thứ hai, giảm thiểu rủi ro là đưa ra giải pháp để giảm tối đa ảnh hưởng của rủi ro đến dự án của bạn càng nhiều càng tốt bằng cách tác động đến nguyên nhân của rủi ro. Lựa chọn cuối cùng là chấp nhận rủi ro đó. Nếu rủi ro đó không lớn và ảnh hưởng ít đến dự án của bạn, đây hẳn là lựa chọn tốt. Chấp nhận rủi ro chỉ nên được lựa chọn kỹ càng.

Đối với cơ hội tạo ra bởi rủi ro, bạn có thể tập trung vào việc tìm kiếm và tối ưu hóa nó hoặc không làm gì cả nếu cơ hội và ảnh hưởng của nó quá nhỏ.

9. Liệt kê rủi ro dự án

Nguyên tắc này là lưu trữ lịch sử rủi ro (risk log), giúp bạn nắm được tiến độ dự án và không bỏ sót rủi ro nào. Bạn cũng có thể sử dụng nó như một công cụ giao tiếp về rủi ro trong đội của mình và cổ đông để thông báo cho họ biết về những gì đang xảy ra (xem thêm nguyên tắc 3).

Một bản lưu trữ rủi ro tốt bao gồm mô tả, phân chia công việc giải quyết rủi ro và tiến độ, nguyên nhân và kết quả (nguyên tắc 5 và 7). Bởi vì số lượng rủi ro rất lớn, nên điều này giúp bạn kiểm soát và quản lý tất cả dễ dàng hơn.

10. Theo dõi rủi ro và kết hợp công việc

Nguyên tắc này là kết quả của nguyên tắc 9. Theo dõi rủi ro là công việc hàng ngày của mọi PM, và để giữ báo cáo rủi ro trong tầm kiểm soát và những ảnh hưởng liên quan cho tương lai, điều này là rất cần thiết.

***

Bài viết này được đăng tại trang Project Smart bởi Bart Jutte

Về tác giả:

Bart Jutte là nhà sáng lập và cố vấn ở Concillio, công ty thuộc lĩnh vực quản lý rủi ro dự án. Concillio cung cấp dịch vụ tư vấn, đào tạo và bán phần mềm quản lý rủi ro dự án.