English 
Vietnamese Hệ thống ERP ngày càng được ưa chuộng và cải tiến hơn nhưng không ít doanh nghiệp vẫn tồn tại những quan niệm sai lầm về các giải pháp này, phổ biến nhất là ở những doanh nghiệp nhỏ chuyên sản xuất rời rạc, quy trình kinh doanh không quá phức tạp, và mức doanh thu hằng năm trong khoảng từ 20 đến 100 triệu USD.
Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn không thuộc bất kỳ phạm trù nào nêu trên thì sao? Những quan niệm sai lầm đó là gì?
Đọc thêm: Những ngộ nhận phổ biến nhất về ERP đám mây (cloud ERP)
Quan niệm sai lầm #1: Các hệ thống ERP đều giống nhau.
Hiện nay trên thị trường có không dưới hàng trăm sản phẩm phần mềm có thể đáp ứng các yêu cầu của ERP. Một số giải pháp khá cơ bản và chỉ tập trung vào một tính năng cụ thể, trong khi một số khác liên kết tất cả chức năng của doanh nghiệp lại với nhau để cung cấp một giải pháp toàn diện.
Đọc thêm: 5 xu hướng ERP chính hậu đại dịch COVID-19
Ngoài ra, một số giải pháp ERP nhất định có khả năng linh hoạt thích ứng với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp trong khi một vài giải pháp khác được thiết kế nhằm phục vụ từng ngành cụ thể để giảm thiểu nhu cầu tùy chỉnh.
Nhìn chung, giải pháp càng đa năng, linh hoạt và chuyên biệt cho từng ngành thì càng có thể giải quyết được nhiều vấn đề quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, điều quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc là xác định rõ ràng nhu cầu và lập ngân sách phù hợp khi đầu tư cho giải pháp.
Quan niệm sai lầm #2: Giải pháp ERP sẽ được triển khai trong vòng chưa đầy 3 tháng.
Nếu mục tiêu là để khắc phục một vấn đề thuộc một lĩnh vực cụ thể và sử dụng một giải pháp đơn giản, thì đây chắc chắn là một tuyên bố chính xác. Nếu doanh nghiệp đang dự tính chỉ triển khai một vài tính năng nhất định trong bộ giải pháp ERP thì thời gian triển khai cũng có thể được rút ngắn.
Tuy nhiên, nếu yêu cầu và vấn đề mang tính phức tạp hơn và có khả năng ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp, chẳng hạn như khả năng truy cập giữa các phòng ban và khả năng hiển thị dữ liệu, doanh nghiệp có thể sẽ cần triển khai một giải pháp tích hợp, hoàn chỉnh, bắt buộc bạn phải lập kế hoạch cẩn thận, xem xét quy trình, đào tạo và thử nghiệm. Các nguồn lực nội bộ cần thiết cho các nhiệm vụ này thường sẽ bị đánh giá thấp.
Thời gian triển khai phần lớn được dự đoán dựa trên phạm vi của các vấn đề mà doanh nghiệp đang cố gắng giải quyết, các bộ phận có liên quan và nguồn lực nội bộ có thể được phân bổ cho dự án.
Quan niệm sai lầm #3: Chọn đúng phần mềm sẽ khắc phục được tất cả các vấn đề của tôi.
Đúng là một giải pháp đáp ứng được mọi yêu cầu của doanh nghiệp là điều cần thiết, nhưng quan trọng hơn chính là giải pháp đó được triển khai thành công. Dự án ERP thất bại là chuyện rất phổ biến nhưng nguyên nhân không nhất thiết luôn đến từ lựa chọn sai lầm mà đến từ quá trình triển khai sau đó. Yêu cầu không đầy đủ, các mốc thời gian không thực tế và phân bổ nguồn lực không thỏa đáng đều góp phần vào sự thất bại của một dự án ERP.
Ngoài việc chọn một đối tác triển khai thấu hiểu doanh nghiệp của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn đang phân bổ các nguồn lực nội bộ phù hợp cho dự án.
Đọc thêm: Vì sao cần phân tích kinh doanh chuyên sâu trước khi triển khai ERP?
Quan niệm sai lầm #4: Giao diện người dùng đơn giản là yếu tố cần cân nhắc khi đánh giá.
Một giao diện dễ sử dụng chắc chắn là một lợi thế. Tuy nhiên, nếu hệ thống không đáp ứng các yêu cầu kinh doanh cần thiết thì ngay từ đầu nó đã đi ngược với mục đích của việc triển khai giải pháp mới.
Điều kiện tiên quyết tốt hơn để đánh giá là đánh giá mức độ dễ sử dụng so với khả năng hệ thống giải quyết các vấn đề kinh doanh và khả năng tùy chỉnh giải pháp để tối đa hóa hiệu suất của người dùng cuối.
Quan niệm sai lầm #5: Chi phí quan trọng hơn chức năng.
Các doanh nghiệp quy mô nhỏ và ngân sách hạn chế thường chỉ giải quyết các vấn đề tức thời khi chúng phát sinh. Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển và cần thay đổi, các ứng dụng được dùng để khắc phục các vấn đề tức thời trước đó sẽ không còn phù hợp. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ cần đầu tư vào nhiều ứng dụng hơn và thường là sẽ bỏ qua việc tích hợp.
Tổng chi phí của các ứng dụng này kèm với chi phí triển khai hoàn toàn có thể vượt mức chi phí của một giải pháp toàn diện mà lại không giải quyết được vấn đề phổ biến nhất: hiển thị dữ liệu.
Do đó, việc xem xét các nhu cầu trong tương lai cũng nên được cân nhắc trong quá trình đánh giá và phải đảm bảo rằng giải pháp được chọn có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.
Một giải pháp ERP được triển khai hiệu quả và có khả năng gắn kết mọi chức năng trong doanh nghiệp với nhau có thể mang lại năng suất và lợi nhuận đáng kể, khiến tiền bạc, thời gian và công sức dành cho một hệ thống như vậy rất đáng giá.
Infographic: Lợi ích kinh tế của ERP Đám Mây (cloud ERP)
Do đó, điều quan trọng là ủy ban đánh giá giải pháp áp dụng tất cả các thẩm định có thể trong quá trình đánh giá đồng thời thấu hiểu các mục tiêu hiện tại và tương lai cần đạt được. Khi có thể, hãy xác định số lượng các vấn đề cần giải quyết trong việc xác định ngân sách và không tùy tiện đặt các mốc thời gian phi thực tế so với nguồn lực nội bộ hiện có.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc chọn sai giải pháp có thể có tác động tiêu cực lâu dài đến sức khỏe của doanh nghiệp. Hy vọng những lời khuyên này sẽ giúp doanh nghiệp bạn thành công tốt hơn.
