Trong những năm gần đây, chúng ta thường thấy những dự đoán công nghệ xoay quanh điện toán đám mây, truy cập thiết bị di động, tương tác xã hội, dữ liệu lớn, ... Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cũng không nằm ngoài những xu hướng này. Hãy cùng chúng tôi điểm qua những xu hướng nổi bật của ERP trong ngành sản xuất năm 2014.

Điện toán đám mây

Trong bài trước, chúng tôi đã thảo luận về vai trò mới của CFO, cũng như sự thay đổi trong hoạt động của phòng tài chính trên con đường đến thành công. Tuy nhiên, cho dù phòng tài chính có đang ở vị trí nào đi nữa, lập kế hoạch và dự toán ngân sách luôn luôn là một trong những thách thức lớn nhất của các giám đốc tài chính.

Những thay đổi trong lĩnh vực kinh doanh và thị trường thế giới đem đến cho các CFO cơ hội vàng để đánh giá lại hiệu suất và vai trò của bộ phận tài chính, hợp nhất mô hình và quy trình kinh doanh mới vào doanh nghiệp, đặt ra các bước và mục tiêu SMART để có được các  kế hoạch, ngân sách và dự toán chính xác, cũng như cải thiện quyết định chiến lược để tăng trưởng.

Jack Welch, cựu chủ tịch tại General Electric đã từng nói: “Quy trình lập ngân sách…làm hao tổn sức lực, thời gian, niềm vui, và ước mơ của tất cả các công ty’. Đúng vậy, đó là công việc khiến hầu hết chúng ta cảm thấy mệt mỏi. Tuy nhiên đó cũng là điều mà chúng ta không thể tránh khỏi. Việc cần làm là phải đối diện với nó và làm cho nó tốt hơn.

Nếu như có một cách thức giúp bạn giải quyết vấn đề một cách dễ dàng hơn, liệu bạn có tin? Để đơn giản hóa quy trình phức tạp này bạn cần có một chương trình hành động cụ thể và công cụ hỗ trợ thật tốt.

Giám đốc tài chính, hay còn gọi là CFO, luôn được biết đến là những người chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý và kiểm soát rủi ro tài chính, lên kế hoạch tài chính và báo cáo lên các cấp quản lý cao hơn trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong kỷ nguyên mới này, vai trò của CFO không còn giới hạn trong những công việc kể trên nữa.

Theo một nghiên cứu gần đây của Accenture, có 70% mối tương quan giữa một công ty có hiệu suất hoạt động cao với một công ty có đội ngũ Tài chính hoạt động với hiệu suất cao. Điều này có nghĩa là trách nhiệm của CFO đã thay đổi sang một trang mới. Những nghiên cứu khác cũng chỉ ra rằng vai trò của CFO đã thay đổi từ việc cung cấp góc nhìn "gương phản chiếu" sang vai trò của một nhà tư vấn chiến lược, lèo lái doanh nghiệp vượt qua những thời khắc khó khăn và định hướng đi tương lai cho doanh nghiệp.

Những vai trò mới của CFO

CFO hiện nay đang làm việc trong một môi trường đầy biến động và cạnh tranh, đòi hỏi sự thay đổi hầu như hàng ngày để có thể dẫn dắt doanh nghiệp đi đúng hướng. Báo cáo gần đây của Deloitte & Touche LLP phân loại vai trò của CFO thành bốn nhóm chính mà đã vượt qua ranh giới của các vai trò truyền thống ở trên. Dưới đây là 4 vai trò mới của CFO hiện đại:

Việc gia tăng số lượng khách hàng luôn là mục tiêu hàng đầu của mọi marketer và đóng vai trò như là yếu tố sống còn của doanh nghiệp. Vì vậy, nhiều nhà bán lẻ thường bỏ quên lượng khách hàng sẵn có của mình. Nguyên nhân thường thấy nhất là họ không nhận ra khách hàng tiềm năng nhất của mình là ai. Khi xác định được  khách hàng nào nên được ưu tiên hàng đầu, bạn sẽ biết nên tập trung tất cả sự quan tâm đặc biệt vào đâu.

Đây là 5 phương pháp giúp doanh nghiệp sàng lọc những khách hàng tiềm năng nhất.

Theo dõi tần suất mua hàng

Thông tin cơ bản nhất mà bạn có thể sử dụng để tạo nền tảng cho việc thấu hiểu khách hàng của mình là tần suất mua hàng.Tuy nhiên, khách hàng thường xuyên mua hàng không có nghĩa là họ trung thành với dịch vụ của bạn. Rất khó để xây dựng lòng trung thành. Hoạt động mua sắm của họ chỉ cho thấy rằng bạn sẽ dễ dàng duy trì sức mua từ họ và nhóm khách hàng này có thể được liệt kê vào nhóm KHTN.

Đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp bán lẻ, giao dịch với nhà cung cấp cũng như quản lý tài khoản phải trả người bán (accounts payable-AP) là một phần quan trọng của của hoạt động kinh doanh. Do vậy, tự động hóa xử lý tài khoản phải trả (accounts payable automation) và sử dụng hóa đơn điện tử đang được áp dụng ở nhiều công ty như một giải pháp cho những vấn đề gây ra bởi phương pháp nhập liệu thủ công truyền thống.

Tự động hóa AP đơn giản hóa quy trình thanh toán hóa đơn, do đó cải thiện tính minh bạch tài chính, tính minh bạch của các khoản nợ phải trả, và dòng tiền của doanh nghiệp. Tự động hóa trong quản lý công nợ phải trả cũng đem đến nhiều lợi ích trong việc quản lý hóa đơn nhờ việc tìm kiếm hóa đơn, trích thông tin nhà cung cấp và các thông tin khác từ hóa đơn được thực hiện dễ dàng hơn rất nhiều. Tự động hóa còn hỗ trợ nhà bán lẻ trong việc quản lý quan hệ với nhà cung cấp và tối ưu hóa các điều khoản thanh toán với nhà cung cấp. Thêm vào đó, tự động hóa cũng hỗ trợ việc tích hợp quản lý công nợ phải trả vào quản lý tài chính, giúp lập báo cáo hoàn chỉnh và chính xác hơn, phân tích tốt hơn, và đưa ra các quyết định tốt hơn.

Bài viết trước đã nhấn mạnh tác động của việc quản lý công nợ phải trả (accounts payable-AP) đối với quan hệ với nhà cung cấp, và quản lý AP tốt có thể giúp doanh nghiệp tận dụng lợi thế khi thanh toán cho nhà cung cấp. Kết quả từ khảo sát thực hiện bởi Aberdeen Group cho thấy rằng có một số yếu tố khác thúc đẩy doanh nghiệp chú ý hơn đến việc quản lý tài khoản phải trả người bán, chẳng hạn như thiếu tính minh bạch trong việc xử lý hoá đơn và các giấy tờ liên quan, quy trình xử lý hóa đơn tốn kém, và quản lý dòng tiền.

Các vấn đề phổ biến trong quản lý công nợ phải trả

Khó khăn trong việc quản lý thông tin AP: Quản lý AP đòi hỏi xử lý nhiều nhiều tài liệu và thông tin.  Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng thông tin và những vấn đề liên quan cũng tăng lên. Đối với nhiều doanh nghiệp, chi phí để lưu trữ các tài liệu tăng lên cho mỗi hóa đơn giấy tờ. Những tài liệu được lưu trữ thủ công như vậy thường gây khó khăn trong việc truy cập, quản lý và theo dõi. Chưa kể đến việc thông tin có thể bị trùng lặp và lặp thanh toán.

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và kinh tế suy thoái, cùng với việc duy trì chặt chẽ mối quan hệ khách hàng và tìm cách để tăng doanh thu và tối đa hóa lợi nhuận, các nhà bán lẻ cần chú ý đến cắt giảm chi phí để nâng cao lợi nhuận. Quản lý tài khoản phải trả người bán (accounts payable) là một khía cạnh quan trọng có thể đem đến nhiều lợi ích tài chính cho những nhà bán lẻ.

Đối với các nhà bán lẻ, đàm phán với nhà cung cấp có thể làm giảm đáng kể các chi phí, không chỉ chi phí cho hàng tồn kho như phí đặt hàng, chiết khấu theo số lượng đặt hàng, v..v.., mà còn chi phí tài chính.

Các khía cạnh cần xem xét khi xác định điều khoản thanh toán với nhà cung cấp