English 
Vietnamese 
Câu hỏi thường được các doanh nghiệp đặt ra là những lợi ích và rủi ro nào đi kèm với việc sử dụng ERP?
Những nguyên nhân chính nên sử dụng:
• Tích hợp thông tin tài chính, thông tin về đơn đặt hàng: ERP sẽ tạo ra một hệ thống chung duy nhất giữa các bộ phận kinh doanh trong toàn doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể kiểm soát các đơn đặt hàng dễ dàng hơn khi các đơn đặt hàng rải rác ở các hệ thống khác nhau mà không được kết nối. Ai kiểm soát được thông tin chính xác, người đó đang nắm trong tay lợi thế kinh doanh bậc nhất.
• Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất cũng như thông tin nhân sự: ERP sẽ chuẩn hoá các quy trình và phương thức hoạt động để tự động hoá một số bước trong quá trình sản xuất nhằm tiết kiệm được thời gian và nâng cao năng suất cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, ERP còn cung cấp một phương thức đơn giản, thống nhất để thực hiện hoạt động quản lý nhân sự sao cho hiệu quả và tiết kiệm.
Đây là hai chức năng chưa có giải pháp nào thay thế được ERP để quản lý có hiệu quả hơn. Nhờ hai chức năng nổi trội trên mà công ty đạt được những thành công nhất định như:
• Bảo tồn và phát triển nhanh vốn sở hữu
• Quản lý và tối ưu hóa nguồn lực ở mức độ cao nhất.
• Thiết lập quy trình hoạt động tránh xáo trộn không cần thiết.
• Loại bỏ những khoảng trống thông tin, phòng tránh rủi ro.
• Tạo ra giá trị thặng dư cao nhất.
Như vậy phải chăng hễ doanh nghiệp nào triển khai ERP đều sẽ thành công?
Sau đây là những nhận định của những chuyên gia hàng đầu trên toàn thế giới:
“Gần 70% dự án ứng dụng ERP kết cục thất bại” (Gartner Group)
“Khoảng 50% khách sử dụng dịch vụ ERP cho rằng các chương trình phần mềm không đạt được mục đích đề ra, chỉ có 30% là hài lòng với sự thành công của những dự án này” (Boston Consulting Group)
Sở dĩ có những nhận định này là vì việc triển khai ERP vô cùng phức tạp. Thất bại của những công ty tại Việt Nam khi đang cố gắng áp dụng ERP cho mình thường là những nguyên nhân sau.
- Lãnh đạo thường giao cho một số bộ phận như kế toán hoặc IT để phụ trách hoàn toàn việc triển khai ERP từ khâu lựa chọn, tư vấn đến triển khai. Nếu lãnh đạo cao nhất mà không trực tiếp chỉ đạo dự án coi như đã 50% nắm lấy thất bại.
- Sử dụng phần mềm không phù hợp
- Bỏ qua khâu tư vấn, xây dựng và thống nhất quy trình
- Kỳ vọng quá cao
- Coi nhẹ yếu tố con người: Trên thực tế ERP không giúp giảm nhân sự mà chỉ giúp cho việc quy trình hóa và quản lý tốt hơn, nhân sự tập trung vào làm đúng nghiệp vụ và được hỗ trợ ghi nhận chứng từ nhanh chóng hơn. Yếu tố con người vẫn là quan trọng nhất quyết định sự thành công.
- Bất đồng quan điểm kéo dài trong quá trình triển khai
- Xung đột lợi ích trong nội bộ
- Không lường được khó khăn phát sinh về tài chính và công việc.
- Độ phức tạp quá cao cho người dùng
Vậy làm thế nào để giảm rủi ro thất bại?
Doanh nghiệp muốn thành công cần phải thực hiện đầy đủ các bước :
• Tư vấn là khâu quan trọng nhất. Trong lúc tư vấn, yêu cầu nhà cung cấp chứng minh khả năng tùy biến của giải phá, kết quả của bài toán và các bước thực hiện.
• Trang bị nhận thức đúng đắn cho lãnh đạo.
• Lựa chọn giải pháp phù hợp nhất
• Công ty phải được dùng thử trước khi quyết định chứ không chỉ là demo.
• Người dùng cuối với trình độ trung cấp có thể sử dụng thành thạo được.
• Quản trị sự thay đổi và có kịch bản cụ thể cho sự thay đổi.
• Quản trị rủi ro và có phương án ứng xử cần thiết khi gặp rủi ro.
Đầu tư vào hệ thống ERP tức là phải cần đến sự kết hợp của hai yếu tố: giải pháp ERP và nhà cung cấp. Giải pháp ERP phải hiệu quả và phù hợp, nhà cung cấp phải mạnh về kinh nghiệm và chuyên môn cao, tập trung vào việc cải thiện những chức năng của hệ thống cùng lúc với tính khả năng thì mới có thể đưa đến lợi nhuận hoàn lại cao. Ngày nay các công ty phức tạp hơn nhiều, nhu cầu cao hơn và ráo riết trong việc tìm kiếm những lựa chọn triển khai phù hợp hơn bất kỳ thời điểm nào trước đây. Từ ban quản lý cho đến nhân viên công ty đều có liên quan nhiều đến việc cân nhắc triển khai một hệ thống ERP mới, chứ không còn giao khoán quyết định cho bộ phận IT nữa. Đây cũng chính là 1 thử thách cho nhà cung cấp ERP, để đảm bảo khách hàng tránh khỏi thất bại khi áp dụng ERP vào hệ thống.
Bạn đang băn khoăn về việc bắt đầu triển khai ERP tại công ty mình? Hãy bắt đầu với “Examining the pros and cons of modifying your ERP solution”. Download tài liệu tại đây.
