Trong kỳ trước, TRG tiếp tục thảo luận những vấn đề nổi trội mà bất kỳ CEO nào cũng sẽ đối mặt khi triển khai ERP: tìm hiểu chi phí thực tế của một phần mềm ERP và doanh nghiệp nên chọn bộ ứng dụng tích hợp hay nhiều ứng dụng riêng lẻ? 

Đọc thêm: Xu hướng công nghệ 2017: phần mềm ERP chuyên biệt cho từng ngành

Bài viết hôm nay tìm hiểu yếu tố cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng khi doanh nghiệp bắt đầu đầu tư vào triển khai dự án ERP.

Nên chọn ai làm đối tác triển khai?

Vì độ phức tạp trong việc lựa chọn và triển khai ERP, rất khó để doanh nghiệp có thể tự mình thực hiện dự án và thành công. Do đó, việc lựa chọn đối tác triển khai cũng quan trọng như lựa chọn phần mềm ERP phù hợp. 

Có nhiều cách thức để chọn đối tác triển khai ERP, mỗi giải pháp đều có điểm mạnh và yếu khác nhau.

Nhà cung cấp ERP 

Là những doanh nghiệp tạo nên phần mềm ERP. Có lẽ bạn nghĩ rằng làm việc trực tiếp với nhà cung cấp sẽ tiết kiệm hơn; tuy nhiên trong nhiều trường hợp điều này lại không đúng. Mức độ hiện diện của mỗi nhà cung cấp trên thị trường đều khác nhau. Nếu công ty bạn chỉ là một công ty địa phương, nhà cung cấp bạn đã chọn có thể không có đủ nguồn tài nguyên để hỗ trợ bạn triển khai dự án ERP.

Thêm vào đó, những nhà cung cấp lớn như SAP, Oracle, Infor, Microsoft, v.v… thường ưu tiên những khách hàng có tên tuổi và ngân sách khổng lồ.

Đọc thêm: [Infographic] So sánh 4 nhà cung cấp phần mềm lớn nhất thế giới

Nhà bán lẻ với dịch vụ gia tăng (value-added reseller, VAR)

Những doanh nghiệp này đã được nhà cung cấp cấp phép để bán những sản phẩm ERP, đồng thời họ giúp tăng thêm giá trị cho khách hàng dưới dạng dịch vụ chuyên môn như tư vấn, tùy chỉnh, tích hợp, huấn luyện, thử nghiệm và bảo trì. Khi chọn giải pháp này, khách hàng ít khi liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp, ngoại trừ lúc ký kết thỏa thuận chuyển giao bản quyền phần mềm (SLA).

Công ty cung cấp giải pháp tích hợp hệ thống (system integrator, SI) 

Là những công ty giúp tích hợp các phần cứng và phần mềm từ nhiều nhà cung cấp lại thành một hệ thống vận hành duy nhất. Một SI có thể là VAR hoặc không. Khách hàng của SI có thể mua phần mềm ERP trực tiếp từ nhà cung cấp, hoặc SI sẽ đại diện nhà cung cấp và bán lại sản phẩm đó cho khách hàng.

Công ty tư vấn 

Họ giúp bạn lựa chọn và triển khai hệ thống ERP cùng với những yêu cầu khác. Họ cũng có thể được cấp phép để bán sản phẩm từ những nhà cung cấp. Khi chọn giải pháp này, hãy cẩn trọng kiểm tra nếu họ ưu ái một thương hiệu hay một sản phẩm hay không. 

Một vài doanh nghiệp sẽ lựa chọn thuê và quản lý các tư vấn viên ERP freelance. Tuy nhiên, trừ khi trước đây doanh nghiệp bạn đã từng quản lý thành công một dự án ERP, lựa chọn này thường có tính rủi ro cao.

Đọc thêm: Những vấn đề doanh nghiệp Việt cần lưu tâm trước khi triển khai ERP

Làm thế nào để kêu gọi mọi thành viên tham gia?

Một khía cạnh cốt yếu của triển khai ERP là việc tránh biến nó trở thành một dự án IT thuần túy, nghĩa là lựa chọn công nghệ chỉ đơn giản vì đó là công nghệ mới thay vì lựa chọn vì mục đích thay đổi doanh nghiệp. Quyết định cần được dựa trên những mục tiêu kinh doanh được hoạch định rõ ràng thay vì những tính năng kỹ thuật hấp dẫn của phần mềm.

Nói cách khác, nhiệm vụ của CEO là phải thuyết phục mọi thành viên trong doanh nghiệp - quản lý cấp cao, bộ phận IT, chủ quy trình (process owner) – cùng tham gia vào dự án. Nếu doanh nghiệp thiếu sự liên kết sẽ dễ dẫn đến việc dự án bị trì hoãn, chỉ dựa vào nhóm dự án rất khó để giải quyết dứt điểm những rắc rối phát sinh.

Tốt nhất nên có sự tham gia của các chủ quy trình trong giai đoạn triển khai, ngay cả khi chuyên môn của họ không phải là quản lý dự án hay IT. Họ nên có quyền đưa ra quyết định có liên quan đến lĩnh vực của họ - sales, chuỗi cung ứng, marketing hay tài chính. Những cá nhân này rất quan trọng vì chính họ sẽ trở thành những siêu người dùng (super-user) trong hệ thống tương lai và là người truyền kinh nghiệm cho nhân viên về sau.

Mối liên kết giữa các phòng ban cũng đặc biệt cần thiết trong việc thu thập và xác định yêu cầu. Mỗi bộ phận cần phải giải thích được nhu cầu cần thiết là gì và dòng chảy của quy trình, những thông tin cần thiết nào được cung cấp bởi những phòng ban khác hay, hay những thông nào mà các phòng ban khác không cung cấp được.  

Đọc thêm: CIO của Ferrari chia sẻ về quá trình triển khai ERP

Bạn muốn tìm hiểu thêm về giải pháp phần mềm ERP? Đăng ký nhận tin từ TRG Blog hoặc yêu cầu một buổi demo hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!