English 
Vietnamese Triển khai hệ thống ERP đang dần dần trở thành xu thế tất yếu khi các doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô và lĩnh vực hoạt động. Tuy nhiên, bước đầu triển khai ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải tốn nhiều thời gian, công sức và đầu tư vốn. Do vậy, trước khi quyết định sử dụng ERP, doanh nghiệp cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng triển khai ERP là gì, các vấn đề có liên quan đến việc chọn lựa và quá trình sử dụng loại phần mềm này.
Những khó khăn khi triển khai hệ thống ERP
3 vấn đề chính mà các doanh nghiệp Việt cần có lời giải trước khi quyết định triển khai ERP là: chi phí đầu tư cao, lựa chọn phần mềm và nhà cung cấp phù hợp, và giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai.
Chi phí đầu tư
Giá cả chính là khó khăn đầu tiên khi triển khai hệ thống ERP. Triển khai phần mềm ERP thường có chi phí đắt đỏ. Ngoài chi phí tư vấn, triển khai phần mềm, doanh nghiệp còn phải trả thêm khoản tiền bản quyền khá lớn cho các nhà cung cấp ERP, cũng như đầu tư mua sắm máy chủ, thiết bị lưu trữ, thiết bị mạng…
Doanh nghiệp cũng không thể không tính đến các chi phí nhân lực cần thiết để vận hành hệ thống, như tuyển dụng các chuyên viên IT mới, đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống…
Cũng chính vì vậy mà tổng chi phí ban đầu mà doanh nghiệp cần bỏ ra cho kế hoạch triển khai ERP khá cao. Nhưng đây chỉ là vấn đề của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp lớn sẵn sàng chi trả một khoản tiền lớn để sở hữu hệ thống phần mềm ERP vì họ biết bằng ERP chính là giải pháp dài hạn, mang tính chiến lược và có tầm nhìn xa.
Đọc thêm: 4 vấn đề chi phí doanh nghiệp có thể được giải quyết bằng ERP
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tránh được chi phí ban đầu lớn nếu sử dụng cloud ERP (ERP đám mây - hay còn gọi là ERP nền web.) Bằng cách này, phần lớn chi phí triển khai ERP sẽ chuyển từ chi phí đầu tư (capital expenditure) sang chi phí vận hành (operational expenditure).
Doanh nghiệp thường gặp khá nhiều khó khăn khi triển khai ERP
Lựa chọn được hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp
Trước khi mua một hệ thống phần mềm ERP, doanh nghiệp của bạn cần phải nắm được rằng ‘những vấn đề nào bạn mong muốn ERP giải quyết’. Sau đó, dựa vào tiêu chí này để đánh giá vào lựa chọn ERP. Tình hình triển khai ERP ở Viêt Nam đang trong quá trình phát triển nhanh chóng. Nhưng để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần quan tâm một số vấn đề sau:
Thứ nhất, doanh nghiệp của bạn đang cần loại phần mềm ERP nào?
Hãy lựa chọn những phần mềm dành riêng cho lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp để có thể tận dụng được những tính năng chuyên sâu của phần mềm đó. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp chỉ muốn tập trung vào chức năng quản lý tài chính hoặc hệ thống quản lý nhân sự thì hãy ưu tiện chọn lựa chọn triển khai ERP trong doanh nghiệp có thế mạnh về tính năng này.
Đọc thêm: Phần mềm ERP chuyên biệt: hướng đi của tương lai
Làm thế nào để lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp
Thứ hai, doanh nghiệp của bạn có cần đến một giải pháp ERP có thể mở rộng?
Ban đầu, doanh nghiệp có thể không cần dùng đến một hệ thống phần mềm ERP có chức năng toàn diện. Nhưng về sau này, hệ thống ERP sẽ được mở rộng thêm các chức năng khác tương ứng với sự mở rộng quy mô và lĩnh vực của doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra xem nhà cung cấp phần mềm ERP có thể bổ sung thêm các chức năng mới khi triển khai dự án ERP hay không.
Thứ ba, nhà cung cấp phần mềm ERP cho doanh nghiệp có những hỗ trợ nào đi kèm?
Hãy kiểm tra dịch vụ chăm sóc của nhà cung cấp phần mềm ERP có chuyên nghiệp hay không? Liệu rằng họ có đội ngũ đào tạo đưa xuống doanh nghiệp, các khoá đào tạo có linh hoạt và toàn diện không hay các tài liệu tham khảo về phần mềm ERP như thế nào? Trong tình hình triển khai ERP tại Việt Nam thì đây là một vấn đề mà doanh nghiệp cần lưu tâm.
Triển khai hệ thống ERP là khoản đầu tư dài hạn của doanh nghiệp. Do đó, nhà cung cấp ERP chính là một đối tác kinh doanh của bạn. Họ không chỉ là nhà cung cấp mà còn phải thực hiện hoạt động hỗ trợ và bảo trì phần mềm trong thời gian ngắn nhất và định kỳ đều đặn.
Giảm thiểu rủi ro khi triển khai hệ thống ERP
Sử dụng ERP đang trở thành xu thế tất yếu
Để triển khai hệ thống ERP thành công, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước sau đây:
- Chú trọng bước tư vấn trước khi doanh nghiệp triển khai ERP. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp chứng minh khả năng tuỳ biến của giải pháp, các bước thực hiện và hiệu quả đạt được.
- Lãnh đạo cần được trang bị nhận thức đúng đắn.
- Phần mềm phải dễ sử dụng, người dùng cuối cùng trình độ trung cấp cũng có thể dùng thành thạo.
- Quản trị thay đổi và có kịch bản cụ thể cho sự thay đổi.
- Quản trị rủi ro và có phương án giải quyết cần thiết khi gặp rủi ro.
- Hiểu rõ và thực hiện các bước xác định ROI (chỉ số hoàn vốn)
Tìm hiểu thêm: Cách xác định ROI cho dự án ERP
Một rủi ro đáng kể khi triển khai ERP ở Việt Nam là khả năng tương thích với hệ thống kế toán Việt Nam, đặc biệt là khi doanh nghiệp chọn những phần mềm ERP quốc tế. Thường thì sự khác biệt này sẽ được các nhà tư vấn khiển khai hay các nhà cung cấp phần mềm loại bỏ nhưng đây vẫn là điều mà các doanh nghiệp cần phải quan tâm. Do đó, tìm được một nhà tư vấn triển khai có kinh nghiệm và chuyên môn sâu trong lĩnh vực tài chính-kế toán là một ưu tiên mà các doanh nghiệp cần lưu tâm.
Đọc thêm: Infor và TRG bản địa hóa thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP
ERP là phần mềm lớn và phức tạp. Nắm được các chi tiết về cách sử dụng các chức năng của phần mềm và hoàn cảnh tác nghiệp là việc khó khăn. Để giải quyết vấn đề này, các nhà tư vấn triển khai, nhà cung cấp cần có trình độ nghiệp vụ và tin học cao. Và việc tìm được nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp còn quan trọng hơn là giá cả của phần mềm ERP.
Đọc thêm: 5 Tiêu Chí Để Đánh Giá và Lựa Chọn Nhà Cung Cấp ERP Tốt
Đầu tư triển khai hệ thống ERP cần sự kết hợp hài hoà của 2 yếu tố là giải pháp ERP và nhà cung cấp. Doanh nghiệp triển khai ERP tại Việt Nam cần lựa chọn những nhà cung cấp có kinh nghiệm và chuyên môn cao, có thể cải thiện được các chức năng của hệ thống nhanh chóng. Khi sở hữu được phần mềm ERP phù hợp, các hoạt động của doanh nghiệp sẽ được quản lý dễ dàng hơn.
Bạn có thể yêu cầu một buổi demo để lựa chọn được giải pháp ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Video liên quan - Đo lường chỉ số hoàn vốn (ROI) cho dự án ERP
