Hướng dẫn thiết kế KPI (phần 1)

Ở bài trước, chúng tôi đã đề cập đến định nghĩa và các ví dụ về chỉ số KPI, bây giờ chúng tôi sẽ chỉ cho bạn các thiết kế một khuôn mẫu KPI.

Bản đồ chiến lược

Những chỉ số hiệu suất chính hiệu quả là những chỉ số liên kết trực tiếp đến các chiến lược công ty. Vì vậy, bước hợp lý đầu tiên là phải xác định được những chiến lược đó là gì, xây dựng chiến lược của công ty. Ngày nay, có rất nhiều các công ty hàng đầu đã đưa vào sử dụng các công cụ như Strategy map (bản đồ chiến lược) hay bản đồ tạo giá trị để có thể vạch ra một hướng hành động hiệu quả nhằm giúp đạt được các tuyên bố về giá trị (phân phối đầu ra) và giúp cho việc xây dựng chiến lược, quản trị chiến lược và quản lý kinh doanh được hiệu quả.

Hình dưới đây chỉ ra làm thế nào mà một bản đồ chiến lược có thể giúp doanh nghiệp xác định KPI:

Tùy thuộc vào tuyên bố giá trị, mỗi công ty có thể lập chiến lược kinh doanh và xác định được hạng mục Cấp độ 3 (tác nhân thúc đẩy giá trị) nào là quan trọng hơn cả. Ví dụ, một công ty đi theo tuyên bố giá trị “vận hành xuất sắc” phải đặt ưu tiên hàng đầu lên các hoạt động nội bộ, lập chiến lược kinh doanh do đó cần nhấn mạnh “hiệu quả làm việc nội bộ” và sẽ có thêm nhiều chỉ số KPI cho khía cạnh đó.

Các câu hỏi về hiệu suất chính (Key Performance Question - KPQ)

Để thu hẹp danh sách các chỉ số đo lường xuống đến mức súc tích và có ý nghĩa nhất, đặt ra các KPQ là một giải pháp. Nói cách khác, để có được câu trả lời, bạn cần phải bắt đầu bằng 1 câu hỏi. Nếu không có câu hỏi nào cần phải trả lời thì không cần một phép đo lường nào cả.

Dưới đây là một vài lời khuyên để đề ra các KPQ:

• Đảm bảo chúng liên quan mật thiết đến doanh nghiệp

Rất nhiều công ty đã phạm sai lầm khi sử dụng lại KPQ và cuối cùng rút ra KPI từ những công ty khác. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp là duy nhất và việc xác định điều gì là quan trọng nhất đối với tiêu chí của công ty bạn là rất cần thiết.

• Kết nối càng nhiều người càng tốt

Bằng cách cho phép nhân viên cũng như những bên liên quan tham gia vào việc đưa ra ý kiến, các doanh nghiệp sẽ có thể đảm bảo được tính thích đáng và nhất quán. Sau cùng thì, cả KPQ lẫn chỉ số KPI đều phục vụ trong việc chỉ đạo mọi người đi theo một hướng đi nhất định, do đó, càng nhiều người hiểu và đồng tình với những câu hỏi thì càng tốt.

• Đảm bảo tính chính xác của KPQ

Với từng tác nhân thúc đẩy giá trị, cần phải có từ 1 cho đến 2 KPQ để tránh trường hợp đo lường không có mục đích. Câu hỏi cần phải ngắn gọn, rõ ràng và không dùng thuật ngữ.

• Sử dụng câu hỏi mở

Vì KPQ cung cấp bối cảnh cho KPI để đưa ra được câu trả lời, chúng cần phải được xây dựng trên hình thức câu hỏi mở nhằm gợi lên sự suy nghĩ, giải thích và thảo luận. Đôi khi người ta lại quên mất mục đích của việc đo lường là để sau cùng có thể cải thiện được hiệu suất và quản lý kinh doanh hiệu quả. Vì vậy, chỉ những câu trả lời Có/Không là không đủ.

• Tập trung vào hiện tại và tương lai

KPQ nên dẫn dắt được chúng ta đến tương lai để bắt đầu cải thiện. Việc hỏi những câu hỏi như “Chúng ta đã làm được việc XYZ chưa?” là tự đi vào ngõ cụt. Thay vào đó, các KPQ nên là “Chúng ta đã thực hiện việc XYZ tốt đến đâu?”

• Sàng lọc KPQ trong quá trình sử dụng

Một khi KPQ được hình thành, câu trả lời của chúng cần được sử dụng để đánh giá sự hiệu quả của các chỉ số KPI, thông qua việc trả lời được những câu hỏi đó và giúp chúng ta đưa ra những quyết định sáng suốt hơn. Các doanh nghiệp cần phải luôn luôn điều chỉnh KPQ để đảm bảo tính phù hợp qua thời gian.

***

Đây là bài thứ 3 trong loạt 5 bài về chỉ số KPI của chúng tôi. Ở bài viết tới, chúng tôi sẽ nói về những bước còn lại để xây dựng chỉ số KPI. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về "Chìa khóa đến với các Chỉ số Hiệu suất chính" qua tài liệu sau:

Bấm vào link để đọc các bài trước:

• Tại sao chúng ta lại phân tích hiệu quả kinh doanh và các điểm cần lưu ý
• Chỉ Số Đo Lường Hiệu Suất Chính (KPI) : định nghĩa và ví dụ