Nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại trong triển khai ERP

Không chỉ ở Việt Nam mà bất cứ nơi nào trên thế giới, việc chuyển sang giải pháp quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) toàn diện là một bước tiến lớn đối với bất kỳ công ty sản xuất nào. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được giá trị đầu tư cao nhất từ ERP. Tỷ lệ thất bại lớn trong triển khai ERP dẫn đến những hệ lụy tiêu cực như kinh doanh thua lỗ, giá thành sản phẩm giảm, mất cả thị phần và lợi thế cạnh tranh. Theo một cuốn sách về ERP của Ptak, tỷ lệ thất bại trong triển khai ERP rất lớn từ 60-90%.

ERP là một giải pháp phần mềm tích hợp, thường được cung cấp thành một gói nhằm hỗ trợ thông tin hợp nhất giữa các bộ phận trong một doanh nghiệp như tài chính, kế toán, nhân sự, chuỗi cung ứng, sản xuất, kho hàng và chăm sóc khách hàng. Việc triển khai ERP do đó không có nghĩa là triển khai hệ thống hoàn toàn về kỹ thuật. Nó còn bao gồm quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh (Business Process Reengineering - BPR). Tư vấn viên triển khai giải pháp ERP đóng vai trò là tác nhân thúc đẩy thay đổi và trực tiếp tham gia vào từng bước chuyển dữ liệu vào cơ sở dữ liệu hệ thống ERP. Chính vì vậy, các công ty tư vấn cần có kiến thức và kinh nghiệm nhất định để hướng dẫn, giảng giải, đào tạo chính quy cộng với các hoạt động tạo ra tri thức cho khách hàng là những người phải có kiến thức cần thiết để triển khai thành công dự án.

Dựa trên nghiên cứu của 4 chuyên gia của Đại học Hồng Kông và Đại học Warwick (Anh), nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại trong triển khai giải pháp ERP là sự yếu kém của các chuyên gia tư vấn, hiệu quả quản lý dự án và quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR) kém chất lượng.

1. Tư vấn kém hiệu quả                                                     

Tư vấn viên không có kinh nghiệm với các hệ thống ERP không thể tư vấn về lập kế hoạch dự án ERP hoặc đơn giản do rào cản ngôn ngữ nên họ giao tiếp không hiệu quả trong giai đoạn triển khai dự án. Do thiếu kiến thức về quy trình kinh doanh nên những gì tư vấn viên thường làm là sao chép cấu hình ERP trực tiếp từ công ty cung cấp và chỉ đề nghị cách giải quyết mà không áp dụng các kỹ năng chuyên môn để thực hiện tái cấu trúc quy trình kinh doanh, thu hẹp khoảng cách giữa các hệ thống ERP và quy trình vận hành của doanh nghiệp. Nhóm dự án của doanh nghiệp không được hướng dẫn đúng đắn và không thể đưa ra một kế hoạch kiểm tra chi tiết. Thậm chí, tư vấn viên không chỉ cung cấp chất lượng đào tạo kém (rất ngắn gọn chỉ như một bài thuyết trình khi bán hàng) mà còn đưa ra các báo cáo đánh giá kém do không đủ kiến thức chuyên môn về ngành nghề có liên quan.

 2. Mô hình tái cấu trúc quy trình kinh doanh kém hiệu quả

Một khi mô hình tái cấu trúc quy trình kinh doanh không phát huy được tác dụng, hậu quả dẫn đến việc hiệu chỉnh sai hệ thống điều hành và quản lý sản xuất. Các quy trình vận hành kinh doanh của doanh nghiệp thường không được điều chỉnh thành công để phù hợp với các hệ thống của ERP và các nhóm nhân viên dự án của doanh nghiệp thường thiếu kinh nghiệm khi đưa vào sử dụng các quy trình vận hành mới. Hơn thế, trong quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh, tư vấn viên không hệ thống hóa các chức năng của phần mềm với nhu cầu của doanh nghiệp, và hậu quả là hệ thống ERP không khớp với quy trình vận hành. Ngoài ra, cả người dùng và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp đều không sẵn sàng cho việc triển khai ERP, vì thế hệ thống ERP không thể hỗ trợ cho cho doanh nghiệp. 

3. Quản lý dự án thiếu hiệu quả

Hầu hết các thành viên dự án của doanh nghiệp không hiểu hết về ERP, thiếu kinh nghiệm về cả chuyên môn kĩ thuật và cả kĩ năng điều hành dự án (bao gồm cả quản lý cấp cao, quản lý dự án, và nhân viên). Thất bại khi lên kế hoạch, quản lý, điều hành và vận hành dự án là nguyên nhân chính dẫn đến việc triển khai dự án thất bại, bới vì hệ thống ERP rất phức tạp và các nhóm triển khai phải hợp tác một cách chặt chẽ với các cấp quản lý, các phòng-ban khác nhau, người sử dụng và các tư vấn viên trong suốt quá trình triển khai. Điều quan trọng đối với người điều hành dự án là phải kiểm soát hiệu quả các tư vấn viên, đánh giá hiệu quả tập huấn khi tiến hành công đoạn tái cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR), và khi cho chạy thử hệ thống. Quản lý cấp cao và người quản lý dự án cần trang bị đầy đủ kiến thức và chuyên môn trước khi triển khai ERP.

Kết luận

Việc triển khai một hệ thống ERP ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ doanh nghiệp – theo đúng nghĩa đen. ERP liên quan đến mọi quy trình quan trọng trong quá trình kinh doanh, từ mua vật liệu thô đến quản lý điểm bán lẻ. Hơn nữa, giải pháp ERP là một gói đầu tư lớn đối với bất kì doanh nghiệp nào, nên hiệu quả của hệ thống ERP sẽ phụ thuộc vào cách thức làm việc kết hợp cùng giải pháp phần mềm của người dùng trong doanh nghiệp cũng như cung cách triển khai và chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải cân nhắc và chọn lựa rất kỹ lưỡng trước khi quyết định triển khai ERP để tránh khỏi thất bại.

Gửi yêu cầu demo ngay hôm nay để xác định giải pháp ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.