English 
Vietnamese Triển khai hệ thống ERP là một trong những dự án tốn chi phí, thời gian và phức tạp nhất mà một tổ chức cần thực hiện. Những rủi ro về những chi phí bất ngờ hay chậm tiến độ có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Do vậy, phác thảo một kế hoạch tốt ngay từ đầu là việc làm cần thiết để hạn chế những sai lầm tốn kém cho doanh nghiệp. Loạt bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các bước cần thiết theo thứ tự để chuẩn bị cho một kế hoạch triển khai ERP thành công.
Bước 1: Tập trung mọi người vào dự án ERP
Thấu hiểu nhu cầu cầp thiết phải thay đổi
Việc làm đầu tiên và quan trọng nhất trước khi thực hiện một hệ thống ERP là làm sao để cả doanh nghiệp của bạn hiểu được mục tiêu và lợi ích của dự án. Lý do của việc này là người ra quyết định cần sự hỗ trợ liên quan đến ngân sách và các nguồn lực để lên kế hoạch cho một dự án được xem là rất lớn và quan trọng này. Bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc hiểu lầm nào cũng có thể dẫn đến cản trở làm thay đổi và ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
Đọc thêm: Vì sao Ferrari bỏ qua SAP để chọn Infor khi triển khai ERP
Các bước đề nghị:
- Xác định sự cần thiết của việc thay đổi. Chỉ ra những lợi ích sự thay đổi này sẽ mang lại cho tổ chức. Việc này có thể mất một chẳng đường dài để có thể có thể nhận được lượng phản hồi cũng như nhiệt huyết cần thiết cho dự án.
- Xác định rõ tầm nhìn. Giao tiếp với tất cả các bên có liên quan dự án do để xác định vì sao động thái này là cần thiết và những hậu quả sẽ xảy ra nếu sự thay đổi không được thực hiện. Các bên liên quan không chỉ bao gồm các nhà quản lý hoặc lãnh đạo mà còn nhân viên cấp dưới
- Xác định chính xác ngân sách và nguồn lực cần thiết. Việc xác định phân bổ nguồn lực từ đầu để tránh bất kỳ khoản tồn đọng nào là cần thiết cho doanh nghiệp.. Ngoài ra, tất cả các thành viên dự án cần được giải thích rõ ràng về các cam kết cần thiết để tránh hiểu nhầm trong trường hợp hành động mâu thuẫn phát sinh.
Đọc thêm: 3 yếu tố quyết định thời gian triển khai ERP
Bước 2: Đảm bảo luôn có người giúp gỡ bỏ các chướng ngại của dự án ERP
Nguồn tài trợ đầy đủ và khả năng lãnh đạo mang lại chìa khóa thành công
Để xây dựng một nền tảng vững chắc, mức độ ưu tiên của dự án phải được ưu tiên hàng đầu. Để đảm bảo được điều này, việc có mặt của nhà tài trợ có thẩm quyền là vô cùng quan trọng cho toàn bộ dự án. Điều này sẽ giúp bạn loại bỏ các rào cản khi cần thay đổi và tăng tốc độ ra quyết định, góp phần vào sự thành công của dự án.
Các bước đề nghị:
- Xác định và truyền đạt rõ ràng ai là người tài trợ dự án. Quyết định rõ vấn đề này ngay từ bắt đầu sẽ giúp bạn tránh được những rắc rối về sau.
- Nhận dạng các nhà quản lý của tổ chức khác hiểu những thay đổi và cần phải hỗ trợ dự án. Các nhà lãnh đạo nên cố gắng vượt qua trở ngại để thành công. Cụ thể, với một sự hiểu biết rõ ràng về bối cảnh chính trị, họ sẽ giúp xác định cách tốt nhất để xác định vị trí dự án và phân bổ nguồn lực.
- Thiết kế một bài thuyết trình thể hiện đường đi của dự án cho các nhà lãnh đạo. Điều này sẽ tạo ra một nhận thức cơ bản về mục tiêu và lợi ích của việc thực hiện dự án, giúp họ cảm nhận được tầm quan trọng của mình, khiến họ trở thành bạn đồng hành tin cậy trong quá trình thực hiện.
- Tạo kế hoạch liên kết quản lý cho các quản lý được giao nhiệm vụ. Giúp các lãnh đạo có thể hỗ trợ ngay lập tức và đúng thời điểm cho dự án theo các kế hoạch này. Sự khích lệ và công nhận có thể được đưa vào kế hoạch nhằm đánh giá và khen ngợi thành tích cá nhân trong quá trình thực hiện.
- Chủ động tạo điều kiện cho những buổi làm việc gồm nhiều bộ phận. Mục tiêu của những buổi làm việc này là giúp các nhà lãnh đạo xác định và nắm rõ vai trò của họ trong suốt dự án.
Bước 3: Kiểm tra "gương chiếu hậu"
Thấu hiểu được văn hóa doanh nghiệp và cách thức doanh nghiệp ứng phó với thay đổi trong quá khứ.
Có một sự hiểu biết sâu sắc về quá khứ của doanh nghiệp luôn tạo ra lợi thế rất lớn cho việc triển khai trong tương lai. Các tổ chức cần xem lại văn hóa doanh nghiệp hiện hành cũng như cách thức thực hiện các dự án trước kia có liên quan đến việc thay đổi nền tảng quá trình làm việc của doanh nghiệp.
Điều này sẽ giúp ưu tiên các dự án hiện tại và thiết kế chiến lược cho tương lai. Không nắm rõ được những phản ứng tích lịch sử để thay đổi có thể dẫn đến sự thay đổi mệt mỏi, có thể làm tăng sự thiếu sự tham gia và cam kết dự án.
Các bước đề nghị:
- Xác định thứ tự ưu tiên của các sáng kiến. Điều chỉnh ưu tiên của dự án ERP với các dự án khác có liên quan trong tổ chức. Điều này sẽ giúp bạn có được nguồn lực cần thiết phân bổ cho dự án và đảm bảo được thời gian và ngân sách cam kết cho của dự án.
- Lên kế hoạch chi tiết về quản lý thay đổi và kế hoạch truyền thông. Sử dụng kế hoạch này để hỗ trợ và theo dõi các thay đổi được yêu cầu trong từng giai đoạn của quá trình triển khai ERP. Điều này sẽ đem lại một góc nhìn sâu sắc về tiến trình lịch sử của dự án và khả năng thích nghi của tổ chức cũng như người dùng. Kế hoạch này cũng sẽ giúp giảm thiểu những biến đổi khó giải quyết trong suốt dự án.
Đây là phần đầu tiên của loạt bài về "Các bước triển khai dự án ERP hiệu quả" Theo dõi cho bài viết tiếp theo của chúng tôi thảo luận về các bước tiếp theo cần thực hiện trong quá trình triển khai ERP.
Hoặc bạn có thể tải về tài liệu đầy đủ của chúng tôi "Hướng dẫn triển khai ERP thành công" ngay tại đây.
Những bài viết liên quan cùng chủ đề:
