Trong bối cảnh quản trị kinh doanh hiện tại, vai trò của Giám đốc Tài chính đang ngày càng trở nên quan trọng. Họ không chỉ sở hữu và quản lý dữ liệu tài chính mà còn nắm thông tin chủ chốt trong quản trị hoạt động. Giám đốc tài chính có tiếng nói trong quy trình tài chính, như lên kế hoạch, lập ngân sách, dự báo và hợp nhất, vốn liên kết với nhau để tổng hợp thông tin đầy đủ nhất cho quá trình ra quyết định chiến lược.

Bộ phận tài chính vẫn đóng vai trò chính trong quá trình lên kế hoạch. Bởi vì doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều áp lực để cải tiến kế hoạch doanh nghiệp, việc những nhân viên tài chính sử dụng một giải phải pháp lên kế hoạch hiệu quả và linh hoạt để hỗ trợ cho họ trong lĩnh vực này là cần thiết. Một vài áp lực mà doanh nghiệp thường phải đối mặt bao gồm:

• Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, ví dụ như Đạo luật Sarbanes-Oxley hoặc Tiêu chuẩn Kế toán quốc tế, mà ngày càng đòi hỏi cao về tính minh bạch và đúng lúc
• Nhu cầu ngày càng tăng trong nội bộ doanh nghiệp về thông tin chi tiết
• Những vấn đề hòa hợp giữa quản lý và quy trình kế toán do luật pháp quy định
• Sự không linh hoạt trong quá trình lên kế hoạch gây cản trở tới việc tích hợp thay đổi của toàn bộ doanh nghiệp theo một cách dễ dàng, chính xác và đúng lúc
• Nhu cầu gia tăng Chỉ số hoàn vốn đầu tư trong ERP và các hệ thống kế toán tương tự
• Nhu cầu quản lý và điều khiển tốt hơn việc kinh doanh, đặc biệt là trong môi trường khủng hoảng kinh tế và gia tăng cạnh tranh toàn cầu

Doanh nghiệp bạn có kế hoạch. Doanh nghiệp bạn có ngân sách để hỗ trợ kế hoạch đó. Điều duy nhất còn thiếu đó chính là cách thức để có thể dễ dàng xem xét và đánh giá mối quan hệ nguyên nhân và hệ quả giữa tất cả các yếu tố trong bản kế hoạch và  các nguồn tài nguyên hỗ trợ cho những yếu tố đó. Đó thường là điều mà các nhà quản lý cấp cao - những người chịu trách nhiệm quản lý và báo cáo về việc thi hành chiến lược doanh nghiệp, thường than phiền.

Hãy để chúng tôi xem xét giải pháp lên kế hoạch và lập ngân sách mà các doanh nghiệp nên triển khai hiện nay:

• Các ứng dụng xử lý văn bản
• Bảng tính
• Phần mềm lên kế hoạch và lập ngân sách

Khi nói đến việc lập ngân sách, phương pháp truyền thống thường được các doanh nghiệp sử dụng là những phần mềm bảng tính như Microsoft Excel. Tuy nhiên, trong tình hình kinh doanh không ngừng biến đổi, các phần mềm bảng tính đã chứng minh rằng nó không đủ khả năng để xử lý tiến trình lập ngân sách cho doanh nghiệp. Do đó, các phần mềm lập ngân sách chuyên dụng đã được sinh ra để mang đến sự chính xác, nhanh nhẹn và khả năng đáp ứng các yêu cầu khắt khe của các doanh nghiệp. Một phần mềm lập ngân sách chuyên dụng sẽ giúp các doanh nghiệp áp dụng những biện pháp tốt nhất trong tiến trình lập ngân sách như:

Liên kết ngân sách với các chiến lược hoạt động của công ty

Phần mềm lập ngân sách giúp các doanh nghiệp sắp xếp và phân bổ ngân sách phù hợp với từng mục tiêu của công ty bằng cách cho phép thực thi các quy tắc ngân sách theo từng thời điểm cụ thể. Để các nhà lãnh đạo doanh nghiệp giám sát sự ảnh hưởng của các hoạt động ngân sách đến các mục tiêu tổng thể, các phần mềm gân sách cần phải:

• Cho phép truy xuất dữ liệu mọi lúc mọi nơi
• Lập ra các cảnh báo và gửi chúng đến đúng người có chức trách

Tùy thuộc vào tình hình và chiến lược kinh doanh, các doanh nghiệp sẽ tiếp cận quy trình hợp nhất báo cáo tài chính theo những cách khác nhau. Điều quan trọng là các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ được sự lựa chọn của họ, từ đó có thể tiến hành việc đóng sổ một cách hiệu quả. Sau đây là các công cụ chính và ưu - nhược điểm của chúng. 

Theo nghiên cứu bởi Hackett Benchmark, các doanh nghiệp dành trung bình 25.000 ngày công cho việc lên kế hoạch và đánh giá hiệu suất cho mỗi 1 tỷ USD doanh thu. Một nghiên cứu khác bởi KPMG cho thấy quá trình lập ngân sách tiêu tốn 20-30% thời gian của các nhà quản lý và điều hành. Hơn nữa, các chuyên gia tư vấn tại Horvath và Partner ở Đức ghi chép rằng các nhà điều hành dành ít nhất 50% khả năng của họ vào quy trình lên kế hoạch và lập ngân sách. 

Tuy nhiên, theo dữ liệu được trích dẫn bởi Kaplan và Norton - hai người sáng lập ra Thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard), 60% các doanh nghiệp đã không kết nối chiến lược với các ngân sách của họ. Điều đó đồng nghĩa rằng các ngân sách thường xuyên được thiết kế không dựa trên nguồn lực có sẵn và các chiến lược mà ngân sách đáng lẽ phải hỗ trợ, do đó cản trở những nỗ lực của doanh nghiệp hướng tới các mục tiêu mong đợi. Trong môi trường kinh doanh ngày càng biến động và phức tạp, quá trình lập ngân sách theo kiểu truyền thống đó đã được chứng minh là không linh động và kém hiệu quả.

Các doanh nghiệp cần phải quản lý ngân sách dựa trên mối liên hệ đối với các quy trình khác của doanh nghiệp.

Trong môi trường kinh doanh với nhu cầu ngày càng tăng, Giám đốc tài chính (CFO) phải cố gắng hoàn thiện những hoạt động tài chính cốt lõi và tìm cách nâng tài chính lên mức độ chiến lược. Trong đó, những thách thức bao gồm:

Gián đoạn quy trình trong hoạt động tài chính cốt lõi

Nhà lãnh đạo và quản lý tài chính phải đối đầu với nhiều thách thức về mặt quy trình, được xem như vấn đề nền tảng hay cốt lõi. Vận hành những quy trình này thường diễn ra không hiệu quả.

Những quy trình căn bản cần phải xem xét bao gồm: Mua -Thanh toán (Procure-to-Pay); Hợp đồng – Giao nhận (Contract-to-Collection); và Dịch vụ-Xuất hóa đơn (Service-to-Bill). Bên cạnh đó cũng có những mối lo ngại liên quan đến vấn đề quản lý dòng tiền. Những  quy trình lẽ ra phải được tự động hóa lại phải xử lý thủ công. Hoặc các khoản phải thu không đồng bộ với các khoản phải trả.

Trong việc lên kế hoạch, lập ngân sách và dự báo, những con số không luôn luôn thể hiện một bức tranh hoàn hảo hoặc chính xác. Khi ngân sách bị thu hẹp lại, những sai phạm nhỏ có thể dẫn đến việc tính toán sai, điều mà sau cùng phải được giải thích cho các giám đốc cấp cao hoặc tệ hơn là các nhà đầu tư. Hệ thống lập ngân sách có thể ngăn cản những tình huống như vậy bằng cách cung cấp những tính năng được xây dựng trước nhằm đảm bảo sự chính xác. Doanh nghiệp cần phải được hỗ trợ trong việc:

• Chỉ ra liệu một số liệu nên được xem như là tài chính hay phi tài chính
• Chuyển giao giữa các loại tiền tệ khác nhau
• Hiển thị phiên bản đa tiền tệ (số thực, ngân sách hoặc dự báo)
• Phân bổ các phần của ngân sách đến những bộ phận kinh doanh khác nhau
• Thực hiện từng bước các kế hoạch ngân sách theo định kỳ
• Tạo ra bảng lương và ngân sách tài sản chi tiết

Phần mềm lập ngân sách cho phép doanh nghiệp thiết kế bất kỳ ngân sách hay kế hoạch từ con số không, dựa trên dữ liệu quá khứ hay ngân sách/kế hoạch điều chỉnh liên tục. Giải pháp này cho phép doanh nghiệp cải thiện được tính chính xác của công việc như tính toán, phân bổ, quy đổi tiền tệ và giảm lượng thời gian cần để làm những việc đó. Sử dụng tính năng quy trình làm việc được định sẵn và khả năng cảnh báo có thể bảo đảm rằng doanh nghiệp vẫn đang thực hiện đúng như tiến độ đã đề ra. Khi có một sự thay đổi nào đó, doanh nghiệp cũng có thể thay đổi ngân sách và lưu vào cơ sở dữ liệu, theo đó hệ thống sẽ tự động cập nhật các con số và báo cáo ảnh hưởng bởi sự thay đổi đó.

Hệ thống dự báo cho phép doanh nghiệp tạo ra các dự báo chính xác về mặt thống kê, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các yêu cầu về hoạt động, thực hiện những thay đổi cần thiết và đạt được mục tiêu đề ra. Với giải pháp này, doanh nghiệp có thể thu gom các thông tin dự báo trước thường xuyên thông qua hệ thống Web, Excel hoặc từ hệ thống kinh doanh khác. Hệ thống này cho phép doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu dự báo, kiểm tra mức độ chính xác của những kế hoạch đã được nộp, và nhận được những cảnh báo tự động cho phép doanh nghiệp tự động định dạng vấn đề khi chúng xuất hiện và đưa ra hành động phù hợp.

Những doanh nghiệp nói chung bắt đầu một quá trình dự báo tin rằng việc luyện tập trước sẽ giúp họ tương thích các mong muốn, tối ưu hóa hoạt động và giảm thiểu rủi ro. Cho dù được chuẩn bị kỹ tới mức nào, quá trình dự báo thường mang lại kết quả thiếu chính xác, đặt mục tiêu thấp và đạt được dễ dàng, được biết đến như là “sandbagging”. Kết quả thiếu chính xác xảy ra khi một doanh nghiệp đơn giản là tăng hoặc giảm kết quả của năm trước đó chỉ 1%, phớt lờ chi tiết và chỉ nhìn vào thông tin tổng kết, bóp méo ngân sách, hoặc thất bại trong việc tính đến ngoại lệ trong con số của năm trước đó. Hệ thống dự báo có thể dẫn đến việc dự đoán chính xác hơn bằng cách cung cấp tính năng bao gồm: