English 
Vietnamese Để kiểm soát chi phí hiệu quả, việc phân bổ chi phí trong doanh nghiệp sao cho hiệu quả và chi tiết là rất cần thiết. Điều này có thể được thực hiện thông qua các giải pháp phân bổ chi phí tự động nhằm nâng cao độ chính xác và giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền.
Vậy phân bổ chi phí là gì? Và làm sao để doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp thuộc ngành bảo hiểm, đảm bảo số tiền phân bổ luôn hợp lý và kịp thời?
Xem toàn bộ nội dung webinar tại đây
Nội dung
- Phân bổ quỹ là gì?
- Vì sao doanh nghiệp bảo hiểm phải phân bổ quỹ?
- Tự động hóa phân bổ quỹ với phân hệ Corporate Allocations và công cụ Q&A trong SunSystems
- Ưu điểm của phân bổ quỹ tự động so với tách quỹ bằng tay
Phân bổ quỹ là gì?
Trong doanh nghiệp, chi phí thường được phân thành hai loại:
- Chi phí trực tiếp là loại chi phí đặc thù, riêng biệt ở mỗi bộ phận hay mỗi dòng sản phẩm cụ thể.
- Chi phí gián tiếp là loại chi phí phát sinh nhằm duy trì hoạt động chung của nhiều bộ phận.
Để kiểm soát hiệu quả, các chỉ tiêu của các chi phí phát sinh phải được ghi nhận chi tiết như diễn giải, bộ phận hay dòng sản phẩm nào sử dụng chi phí, giá trị bằng tiền cho chi tiêu phát sinh ở từng bộ phận đó được phân bổ trên giá trị chi tiêu tổng hợp thể hiện trên hóa đơn kế toán.
Ba trong những phương pháp phân bổ chi phí thông dụng là:
- Phương pháp phân bổ tỷ lệ tự động (apportionment) dựa trên tỷ lệ doanh thu phòng ban tạo ra
- Phương pháp phân bổ tỷ lệ xác định (fixed percentage)
- Và phương pháp phân bổ theo số tiền cố định (fixed amount)
Phân hệ Corporate Allocations là một phần trong phân hệ sổ cái của giải pháp quản lý tài chính Infor SunSystems. Phân hệ Corporate Allocations của SunSystems không những có thể giúp bạn phân bổ theo ba phương thức thông dụng nêu trên mà còn đem đến nhiều tiện ích khác. Đây có thể là giải pháp bạn đang mong chờ nhằm số hóa và tự động các tác vụ kế toán thủ công hiện tại.
Tìm hiểu thêm: Những gì bạn cần biết về Infor SunSystems
Vì sao doanh nghiệp bảo hiểm phải phân bổ quỹ?
Doanh nghiệp bảo hiểm phải phân bổ quỹ để đảm bảo tính ổn định, bền vững của việc chi trả các khoản bảo hiểm cho khách hàng trong tương lai. Ngoài ra, việc phân bổ quỹ còn giúp doanh nghiệp bảo hiểm đáp ứng các yêu cầu của nhà quản lý và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật trong lĩnh vực bảo hiểm.
Về sổ cái, khi nhập dữ liệu vào sổ cái với SunSystems, các dữ liệu đó sẽ được phân tách theo các mã fund code, ví dụ như: Sharedholder fund, Policy Holder Fund và các quỹ khác; đối với dữ liệu chưa xác nhận được mã quỹ thì sẽ nhập vào Common fund.
Có 4 nguồn dữ liệu có thể nhập vào sổ cái, sau đó các dữ liệu sẽ được phân tách theo loại và mã fund được thể hiện qua hình bên dưới,
Trích từ TRG Talk: Tự động hoá phân bổ quỹ trong kế toán bảo hiểm với SunSystems
Các dữ liệu chưa được xác nhận ở Common Fund sẽ được phân bổ và tách quỹ vào cuối tháng như hình sau:
Trích từ TRG Talk: Tự động hoá phân bổ quỹ trong kế toán bảo hiểm với SunSystems
Tự động hóa phân bổ quỹ với phân hệ Corporate Allocations và công cụ Q&A trong SunSystems
Corporate Allocations là một phân hệ trong SunSystems được thiết kế để hỗ trợ quá trình phân bổ chi phí và doanh thu trong các doanh nghiệp.
Khi sử dụng phân hệ này, doanh nghiệp bảo hiểm có thể dễ dàng phân bổ quỹ của mình cho các phòng ban, dự án hoặc địa điểm khác nhau một cách hiệu quả, chính xác và tự động hơn, nhờ đó giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Đọc thêm: Tự động hoá báo cáo tài chính ngành bảo hiểm với Infor SunSystems
Ứng dụng phân hệ Corporate Allocations của SunSystems:
1. Phân bổ số liệu của những tài khoản theo tỷ lệ đã định sẵn:
- Tỷ lệ cố định
- Tỷ lệ là số liệu phát sinh của tài khoản khác
- Tỷ lệ được người dung cung cấp lúc phân bổ
2. Tự hoạch toán những nghiệp vụ lặp lại theo định kỳ
3. Tự động kết chuyển toàn bộ hoặc 1 phần số liệu tài khoản này sang 1 tài khoản khác
4. Tự động hạch toán tiền lãi vào sổ cái.
Phân hệ còn có thể kết hợp dùng với Query & Analysis (Q&A) nhằm gia tăng độ chính xác và tự động nhập và kiểm tra dữ liệu khi phân bổ quỹ.
Ngoài ra, công cụ Q&A còn cho phép doanh nghiệp thiết lập business rule nhằm ngăn ngừa tình trạng nhập sai mã quỹ.
Tìm hiểu thêm: Cách sử dụng chức năng Intercompany trong SunSystems
Ưu điểm của phân bổ quỹ tự động so với tách quỹ bằng tay
Phân bổ quỹ thủ công bằng các công cụ như Excel thường dẫn đến nhiếu sai sót thông tin và không phản ánh được tỷ lệ phân bổ, nhóm tài khoản liên quan.
Khi số liệu phân bổ từ Excel được nhập vào SunSystems, bạn chỉ có thể tải lên kết quả cuối cùng mà không phải tổng thể quá trình phân bổ. Vì vậy, khi các nhân viên kế toán chuyển giao thông tin sẽ dễ dẫn đến sai lệch kết quả.
Trong khi đó, phân bổ quỹ tự động thông qua hệ thống Corporate Allocations của SunSystems cho phép toàn bộ quá trình được lưu trữ và phản ánh trong hệ thống, dễ dàng truy vết, trích xuất và theo dõi sau này.
Đọc thêm: Tìm hiểu chi tiết các phân hệ cốt lõi của Infor SunSystems
Các ưu điểm của việc phân bổ quỹ tự động so với tách quỹ thủ công:
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Phân bổ quỹ tự động giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc tách quỹ bằng tay. Việc tính toán và phân bổ các khoản chi phí và doanh thu được thực hiện nhanh chóng và chính xác hơn.
- Đảm bảo tính chính xác: Phân bổ quỹ tự động giúp đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót trong quá trình phân bổ do các quy trình được thiết lập và thực hiện theo các quy tắc rõ ràng và nhất quán.
- Tối ưu hoá quy trình: Phân bổ quỹ tự động giúp tối ưu hoá quy trình kế toán và tài chính trong doanh nghiệp, giảm thiểu các thao tác thủ công và tiết kiệm chi phí.
- Dễ dàng quản lý: Việc phân bổ quỹ tự động giúp dễ dàng quản lý các khoản chi phí và doanh thu trong doanh nghiệp, từ đó giúp quản lý và điều hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.
- Phản hồi nhanh chóng: Phân bổ quỹ tự động giúp doanh nghiệp có thể phản hồi nhanh chóng và linh hoạt đối với các thay đổi trong các khoản chi phí và doanh thu, giúp đảm bảo tính linh hoạt và động lực cho doanh nghiệp.
Bạn muốn tìm hiểu thêm về phân hệ phân bổ quỹ Corporate Allocations cũng như về giải pháp quản lý tài chính Infor SunSystems? Liên hệ với TRG ngay hôm nay để được tư vấn thêm!
