English 
Vietnamese Trong những phần trước thuộc chủ để Triển khai dự án ERP, TRG đã bàn về những vấn đề tiêu biểu nhất sẽ xảy ra cho dự án của án như quản lý dữ liệu hiệu quả, quản lý thay đổi, và những khía cạnh con người khác trong dự án (ban quản lý, nhóm dự án, nhà cung cấp giải pháp…)
Bài viết hôm nay sẽ bàn về ba bước cuối cùng trong kế hoạch triển khai ERP. Một kế hoạch triển khai ERP không thể thành công nếu thiếu bất kỳ bước nào trong ba bước liệt kê bên dưới.
Bước 7: Kiểm tra hệ thống
Nhằm đảm bảo tiến độ cho dự án, hệ thống phải được kiểm tra và đánh giá vào cuối mỗi giai đoạn của dự án. Việc kiểm tra chi tiết và thường xuyên còn giúp kịp thời phát hiện những lỗi sai trong quy trình và dự đoán trước những vấn đề có thể xảy ra.
Thử nghiệm hệ thống
- Thử nghiệm nền tảng (fundamental testing) - diễn ra ngay sau bước cấu hình sơ bộ cho hệ thống. Tất cả giao dịch được sắp đặt sẵn đều được lần lượt kiểm tra sơ bộ nhằm đánh giá mức độ tin cậy của dữ liệu, và phải đảm bảo quy trình thử nghiệm diễn ra thành công trước mỗi cột mốc giai đoạn nhất định.
- Thử nghiệm tích hợp (integration testing) – kiểm tra toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Một quy trình thực tế cần 10-60 giao dịch liên tiếp để chạy. Để thử nghiệm thành công, bạn phải được ít nhất 15-30 script trong giai đoạn thử nghiệm (đại diện cho 90% quy trình hiện tại của doanh nghiệp), rồi từ đó cải thiện dần cho đến khi toàn bộ quy trình diễn ra suôn sẻ.
Những đợt thử nghiệm tích hợp tiếp theo sẽ áp dụng trực tiếp dữ liệu thực nhằm đảm bảo xác định chính xác quy trình ngay từ giai đoạn thử nghiệm đầu tiên, bao gồm việc đồng bộ hóa hàng hóa trong kho, đơn đặt hàng, đơn mua hàng và lệnh sản xuất, đồng thời sao chép đúng 100% các hoạt động kinh doanh diễn ra thường nhật tại một thời điểm bất kỳ.
Trong giai đoạn thử nghiệm, bộ dữ liệu gốc của doanh nghiệp phải thật đầy đủ và chính xác mới có thể cung cấp cho quá trình đặt hàng trong thực tế.
Thử nghiệm người dùng
Thử nghiệm trực tiếp trên một số người dùng giúp bạn đánh giá chính xác các tính năng của giải pháp. Giai đoạn này cho phép bạn:
(1) Đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu của người dùng trong thời gian thực.
(2) Huấn luyện nhân viên làm quen với giải pháp mới. Những người dùng thử nghiệm này cũng sẽ giúp truyền đạt lại thông tin cho những nhân viên khác.
Sự đóng góp từ những người dùng này không chỉ đơn thuần là kiểm tra hệ thống mà còn giúp phát hiện sai sót và cung cấp thông tin chuyên môn mà ngay cả những người quản lý và nhóm dự án cũng bỏ sót.
Đọc thêm: Vì sao phần mềm ERP cần thân thiện với người dùng hơn
Bước 8: Kiểm soát chi phí
Chi phí thực tế của dự án ERP chắc chắn sẽ cao hơn rất nhiều so với dự tính ban đầu. Để có thể kiểm soát chi phí hiệu quả nhất, bạn cần phải hoạch định sẵn một kế hoạch chi tiết cho ngân sách và quyết toán thường xuyên. Một điều đáng lưu ý nữa là bạn phải dự tính ngân sách ngay từ khi bắt đầu cho đến hai tháng sau khi dự án kết thúc.
Đọc thêm: 7 câu hỏi các CEO nên cân nhắc trước khi triển khai dự án ERP
Một kế hoạch thực tiễn bao gồm toàn bộ chi phí thực tế và cả chi phí phát sinh, những chi phí này sẽ chiếm khoảng 75% dự tính ngân sách hằng tháng. 25% còn lại sẽ được dùng để ứng phó những rủi ro phát sinh trong giai đoạn 6 tuần cuối cùng trước khi dự án “go live” và 6 tuần tiếp theo đó.
Một mẹo để doanh nghiệp bạn cắt giảm chi phí đó là giảm số lượng tư vấn viên hiện đang hỗ trợ dự án và thay bằng nhân viên của bạn. Quy tắc là 2-3 nhân viên nội bộ có thể thay thế một tư vấn viên.
Bước 9: Định nghĩa thành công
Khác với thành công về mặt tài chính, rất khó để xác định độ thành công của một dự án ERP vì nó còn bao gồm nhiều yếu tố vô hình như quản lý sự thay đổi và kiểm soát mong muốn của con người.
Điều quan trọng là doanh nghiệp của bạn định nghĩa thế nào là “thành công”. Nếu dự án bị phê bình chỉ vì những chi tiết vụn vặt, điều này sẽ khiến đội ngũ quản lý dự án cảm thấy chán nản.
Đó là lý do vì sao việc báo cáo thường xuyên đóng vai trò quan trọng hàng đầu. Thêm vào đó, đặt tiêu chuẩn để xác định và đo lường mức độ thành công của dự án (ví dụ xác định cột mốc thời gian nhất định) cũng rất hữu ích.
Đọc thêm: [Video] ERP đám mây cho ngành sản xuất: Câu chuyện thành công của JR Warkins
Lời cuối
Kế hoạch triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp bạn có thể tương tự như những bước mà TRG đã đề xuất như trên hoặc hoàn toàn khác biệt, tất cả tùy vào tình trạng hiện tại của doanh nghiệp bạn.
Hy vọng thông qua chuỗi bài viết về chủ đề triển khai giải pháp ERP của TRG vừa qua giúp bạn phần nào hiểu thêm về tầm quan trọng của ERP cũng như những khó khăn mà bạn có thể sẽ phải đối diện. Nếu doanh nghiệp của bạn từ lâu cần đổi mới quy trình hoạt động thì đây chính là cơ hội để bạn thực thi kế hoạch đó.
Đọc thêm: [Infographic] Top 3 xu hướng công nghệ của phần mềm ERP thế hệ mới
Đăng ký nhận tin từ TRG Blog hoặc yêu cầu một buổi demo ERP hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!
