English 
Vietnamese Cách thức hoạt động của các tổ chức phi lợi nhuận khác hoàn toàn với những doanh nghiệp kinh doanh thông thường. Họ không bày bán sản phẩm hay dịch vụ mà chủ yếu vận hành nhờ vào các khoản đóng góp từ các thành viên (như trợ cấp, quyên góp, quà tặng, v.v.). Để rành rẽ mọi hoạt động và chi tiêu đang diễn ra, phần mềm kế toán dành riêng cho tổ chức phi lợi nhuận phải đáp ứng được những nhu cầu đặc trưng của lĩnh vực này.
Đọc thêm: Quản lý tài chính cho tổ chức phi lợi nhuận: Case study của World Vision
Vì sao các tổ chức phi lợi nhuận cần một phần mềm kế toán riêng?
Sử dụng Excel để tổng hợp số liệu chỉ là giải pháp tạm thời trong những ngày đầu tổ chức vừa được thành lập. Một khi tổ chức ngày càng phát triển, các nguồn vốn quyên góp, ủng hộ ngày càng đa dạng và phong phú thì hệ thống kế toán cũng cần được nâng cấp để đáp ứng với nhu cầu ngày một gia tăng.
Công nghệ hiện đại đã đem đến các lựa chọn nền tảng đám mây nhằm tạo thuận tiện cho các chuyên viên kế toán dễ dàng tiếp cận dữ liệu với mức giá hợp lý hơn. Nhiều nhà cung cấp dịch vụ phần mềm hiện nay đã cung cấp giải pháp dành riêng cho lĩnh vực đặc biệt này.
Đọc thêm: 7 "thảm họa" tài chính do sai sót khi sử dụng Excel
Các tổ chức phi lợi nhuận thường có nhiều nguồn doanh thu và chịu ảnh hưởng bởi nhiều quy định nghiêm ngặt. Một vài yếu tố mà các tổ chức phi lợi nhuận cần chú ý khi chọn phần mềm kế toán là:
- Khả năng trình bày thông tin định tính và định lượng, thanh toán bằng tiền mặt và tính sẵn có của tài nguyên
- Phân tích chuyên sâu mọi chi phí chức năng cũng như tài sản phi tài chính
- Chuẩn mực kế toán địa phương có thể ảnh hưởng đến các khoản tài trợ và hợp đồng
Các tính năng phải có trong phần mềm kế toán cho tổ chức phi lợi nhuận là gì?
Để đáp ứng tất cả các yêu cầu trên, một phần mềm kế toán phù hợp với tổ chức phi lợi nhuận phải thể hiện được sự minh bạch, đảm bảo tuân thủ theo chuẩn mực kế toán địa phương, tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển và nâng cao hiệu quả của bộ phận tài chính.
Tính minh bạch
Không chỉ các kiểm toán viên mà cả các nhà đầu tư, những thành viên và các mạnh thường quân đều quan tâm đến cách mà tổ chức sẽ quản lý nguồn vốn. Để thấu hiểu rõ nguồn gốc và lý do của từng hạng mục chi tiêu, mọi thành viên trong tổ chức cần được trang bị dữ liệu chất lượng.
Một phần mềm kế toán phù hợp sẽ làm được điều đó bằng cách thể hiện rõ ràng từng chi tiết của mọi giao dịch, các khoản tài trợ vốn nhận được đồng thời ngăn chặn các giao dịch trùng lặp, mục đích là tăng cường sự tin tưởng của công chúng.
Tổng hợp dữ liệu
Từng bộ phận trong tổ chức có thể sẽ có các quy trình, cách thức vận hành và lưu trữ dữ liệu khác nhau. Việc nhập dữ liệu một cách thủ công thường mất thời gian và còn gây lãng phí công sức, thậm chí còn gây lỗi hoặc sai lệch thông tin.
Các giải pháp kế toán được thiết kế với mục đích giảm thiểu sự lộn xộn, cung cấp một nguồn thông tin chính duy nhất, giảm thiểu tối đa những tác động tiêu cực đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Đọc thêm: Infor SunSystems “cứu” doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam
Quản lý doanh thu
Trong một số trường hợp, các tổ chức phi lợi nhuận nhận được tài trợ từ nước ngoài. Một phần mềm kế toán phù hợp sẽ tự động hóa Tài khoản phải trả/ Tài khoản phải thu tùy theo từng đơn vị tiền tệ nhằm đơn giản hóa quá trình tài chính và kiểm soát chặt chẽ mọi chi tiêu trong tổ chức.
Hiện nay trên thị trường đã có sẵn phần mềm lập hoá đơn riêng. Tuy nhiên, một số hệ thống kế toán cũng có sẵn chức năng này, cho phép tùy chỉnh hóa đơn cho từng nhu cầu cụ thể nhằm giúp bộ phận tài chính tiết kiệm thời gian.
Tuân thủ chuẩn mực kế toán địa phương
Triển khai phần mềm kế toán sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp và truy xuất mọi giao dịch trong trường hợp phải kiểm toán hoặc công khai báo cáo về các quỹ của tổ chức. Nhờ đó mà có thể đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định của địa phương.
Tăng trưởng kinh doanh
Ghi chép chính xác thông tin hàng tồn kho, mọi luồng doanh thu và chi tiêu sẽ giúp tổ chức phi lợi nhuận hiểu rõ hơn về tình hình hiện tại trước khi định hình chiến lược kinh doanh. Dữ liệu là chìa khóa để thành công; một phần mềm kế toán phù hợp sẽ cung cấp cho bạn dữ liệu liên quan khi cần thiết.
Bạn đang tìm kiếm một phần mềm kế toán nhằm tinh giản và tự động hóa hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp? Yêu cầu tư vấn giải pháp kế toán của TRG ngay hôm nay!
