English 
Vietnamese Vienna House là một thương hiệu khách sạn của Áo với tổng số cơ sở khách sạn lên đến 34 và doanh nghiệp đang có kế hoạch phát triển thêm trong thời gian tới. Vienna House được biết đến với phong cách đậm nét truyền thống của Vienna kết hợp với một chút tiện nghi hiện đại. Với tốc độ tăng trưởng ổn định đã đem đến cho Vienna House nhiều cơ hội cũng như thử thách nhất định. Một trong những ưu tiên hàng đầu hiện tại của Vienna House chính là một hệ thống quản trị doanh thu có khả năng hợp nhất và quản lý tất cả cơ sở trong chuỗi hệ thống khách sạn.
Vienna House làm sao để thích nghi trong thị trường đầy biến động?
Lĩnh vực khách sạn liên tục thay đổi không ngừng trong những năm gần đây. Điều này thể hiện rõ nhất thông qua những tiến bộ về mặt công nghệ. Susanne Ostermann, Giám đốc bộ phận Quản trị Doanh thu tại Vienna House, là người chịu trách nhiệm chính về mảng định giá cho tất cả khách sạn trong hệ thống. Susanne cũng phụ trách cả việc tư vấn cho bộ phận quản lý nội bộ và hỗ trợ kỹ thuật cho những quản lý phụ trách quản trị doanh thu.
Đọc thêm: Quản trị doanh thu khách sạn ngày nay đang thay đổi như thế nào?
Susanne Ostermann cho biết: “Trước đây, chúng tôi đã từng dùng qua rất nhiều giải pháp quản lý từ xa. Tuy nhiên, với khối lượng công việc mà chúng tôi đang phải đối mặt hằng ngày hiện nay thì những hệ thống đó hoàn toàn không thể đáp ứng được. Chúng tôi mất khoảng ba tuần mỗi tháng chỉ để làm báo cáo; phân tích chuyên sâu hay phát triển chiến lược mới là điều không thể.”
Thử thách lớn nhất đối với Vienna House nằm ở công đoạn báo cáo. Quản lý bộ phận doanh thu của từng khách sạn phải thu thập thông tin một cách thủ công, sau đó lưu chúng dưới dạng excel vì vậy mà sai sót là điều không thể tránh khỏi.
Thêm vào đó, từng khách sạn lại có một cách trình bày báo cáo riêng và còn nhắm đến nhiều phân khúc thị trường khác nhau khiến cho vấn đề càng trở nên phức tạp. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp phải tốn thêm thời gian cho việc xem xét toàn bộ hệ thống báo cáo. Chính vì vậy mà bộ phận quản lý của Vienna House không đủ thời gian để có thể phân tích chuyên sâu hay hoạch định chiến lược kinh doanh.
Đưa ra quyết định nhanh hơn, chính xác hơn
Dự định bạn đầu của Vienna House khi hợp tác với Infor là triển khai giải pháp quản lý khách sạn (Infor HMS) để tự động hóa một vài quy trình thủ công tại quầy tiếp tân. Năm 2011, giải pháp cùng với phần mềm Infor EzRMS được triển khai cho cả bộ phận hậu cần. Giải pháp của Infor sau đó được cài đặt trên diện rộng tại tất cả khách sạn thuộc Vienna House, bao gồm cả chuỗi Vienna House Easy.
Infor EzRMS cho phép Ostermann và bộ phận quản lý doanh thu phân tích mọi loại dữ liệu, xu hướng của nhu cầu và hành vi đặt phòng của khách. Tính năng này cho phép Vienna House dự đoán trước sự thay đổi của giá phòng trong một khoảng thời gian nhất định.
Tính năng BI mạnh mẽ giúp trích xuất insight từ những lần khách hàng đặt phòng, đồng thời cân nhắc cả những dữ liệu có ích từ các báo cáo về tình hình thị trường để đề xuất giá phòng. Tính năng đặc biệt hữu ích trong việc xem xét một khách hàng sẽ tiêu tốn khoảng bao nhiêu khi lưu trú tại khách sạn.
Đọc thêm: Chìa khóa dẫn đến thành công của việc ra quyết định: Giải pháp BI
Bằng cách tận thông tin thu được từ phần mềm quản trị doanh thu, nhóm của Ostermann có được cái nhìn bao quát hơn về thị trường. Ngoài việc đề nghị mức giá thích hợp nhất (best available rate, BAR) Infor EzRMS còn đề xuất giá và gói ưu đãi nào nên bán kèm theo hoặc nên kết thúc trước khi giới thiệu đến khách hàng.
Tự động hóa báo cáo
Chỉ với một cú click chuột, Vienna House có ngay bức tranh toàn diện về tình hình hoạt động hiện tại. Dự báo, đặt tiêu chuẩn cho từng khách sạn và phân tích dữ liệu không còn là những nhiệm vụ khó nhằn, phức tạp và tốn thời gian đối với nhóm của Ostermann.
Bộ phận bán hàng và giá bán được cải thiện và doanh thu thu về trên mỗi phòng cũng được tối ưu hóa. Bộ phận tài chính, chủ khách sạn cho đến ban giám đốc đều nhận thấy lợi ích vượt trội, điển hình là khả năng dễ dàng truy cập thông tin chất lượng mọi lúc mọi nơi.
Đội ngũ quản trị doanh thu giờ đây không cần phải tốn hàng tuần để hoàn thành nhiệm vụ. Hệ thống mời vừa giúp cải thiện cộng tác giữa văn phòng chính và những cơ sở khách sạn bên dưới mà còn giúp các khách sạn giao tiếp với nhau dễ dàng hơn.
“Nhờ sự hỗ trợ từ Infor, giờ đây hệ thống báo cáo của chúng tôi vừa dễ sử dụng lại còn đồng nhất. Chúng tôi có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác như phân tích chiến lược và dự báo. Kế hoạch phát triển là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Ví dụ, các thiết bị thông minh đang ngày càng phổ biến và chúng đã và đang tác động không nhỏ đến ngành khách sạn, chẳng hạn như quy trình check-in, check-out. Infor EzRMS tích hợp sẵn công cụ BI cho phép chúng tôi nhận biết những xu hướng như vậy, từ đó giúp chúng tôi chủ động hơn trong việc xây dựng chiến lược.” Susanne Ostermann
