English 
Vietnamese Phần mềm quản lý khách sạn (property management solution, PMS) là một công cụ hỗ trợ vận hành đặc biệt hữu ích. Tuy nhiên, việc lựa chọn sai giải pháp PMS có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và uy tín của khách sạn.
Bài viết này sẽ “chỉ điểm” 4 sai lầm phổ biến khi lựa chọn PMS.
Đọc thêm: Điểm danh các xu hướng nổi bật trong ngành khách sạn năm 2024
Mục lục
I. Chọn giải pháp PMS không phù hợp với quy mô và nhu cầu của khách sạn
II. Không chú trọng khả năng tích hợp của giải pháp PMS
IV. Không chú trọng đến dịch vụ hỗ trợ khách hàng và training cho người dùng cuối
.jpg?width=800&height=400&name=7a79a02d2892df03b18afa0afccf3ce6%20(1).jpg)
Sai #1: Chọn giải pháp PMS không phù hợp với quy mô và nhu cầu của khách sạn
Hệ thống không phù hợp có thể khiến doanh nghiệp bạn khó thu hút và giữ chân khách hàng, ảnh hưởng đến lợi nhuận và uy tín của khách sạn.
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc lựa chọn hệ thống quản lý khách sạn không phù hợp với quy mô và nhu cầu của khách sạn, trong đó phải kể đến việc không tìm hiểu kỹ càng hoặc không có thời gian để so sánh các giải pháp khác nhau trên thị trường.
Thậm chí, một số doanh nghiệp còn không hiểu rõ nhu cầu của chính mình mà chỉ chọn thông qua lời giới thiệu của người quen, theo xu hướng của thị trường hoặc bị ảnh hưởng bởi các chiến dịch tiếp thị của nhà cung cấp.
Đọc thêm: 5 yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn giải pháp Cloud PMS
Một nguyên nhân khác khiến bạn chọn sai giải pháp PMS chính là ngân sách. Áp lực về ngân sách mua và triển khai hệ thống PMS khiến một số khách sạn chọn giải pháp rẻ hơn nhưng không phù hợp với nhu cầu của họ.
Ngoài ra, việc lựa chọn phần mềm PMS nên là một quyết định chiến lược được đưa ra bởi ban lãnh đạo khách sạn. Tuy nhiên, nhiều khi quyết định này lại được giao cho các nhân viên cấp dưới, những người có thể không có đủ kinh nghiệm để đưa ra lựa chọn tốt nhất.
Hoặc cũng có thể ban lãnh đạo có thể không nhận ra tầm quan trọng của việc lựa chọn giải pháp PMS phù hợp và không dành đủ nguồn lực cho việc nghiên cứu và lựa chọn hệ thống.
Sai #2: Không chú trọng khả năng tích hợp của giải pháp PMS
Việc bỏ qua khả năng tích hợp của phần mềm quản lý khách sạn là một sai lầm nghiêm trọng có thể dẫn đến nhiều hậu quả tiêu cực cho khách sạn.
Khả năng tích hợp cho phép bạn kết nối PMS với các hệ thống khác trong khách sạn, chẳng hạn như hệ thống đặt phòng trực tuyến, thanh toán, CRM, housekeeping, v.v.
Việc thiếu tích hợp có thể dẫn đến:
- Nhập dữ liệu thủ công vào từng hệ thống riêng biệt, gây tốn thời gian, dễ xảy ra sai sót
- Khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống, gây ảnh hưởng đến việc theo dõi hiệu suất hoạt động và ra quyết định
- Các bộ phận trong khách sạn có thể gặp khó khăn trong việc phối hợp công việc do thiếu dữ liệu
Một giải pháp PMS không có khả năng tích hợp rất có thể làm tăng chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Khách sạn có thể cần mua thêm phần mềm hoặc dịch vụ để liên kết các hệ thống rời rạc với nhau, dẫn đến chi phí gia tăng.
Đọc thêm: Quản lý tài sản khách sạn và những thách thức mới trong ngành
Thêm vào đó, chi phí mà bạn phải trả cho bảo trì cũng sẽ cao hơn. Chưa kể đến từng hệ thống riêng biệt sẽ có yêu cầu bảo trì và nâng cấp riêng biệt, khiến chi phí vận hành tổng thể tăng đáng kể. Điều này cũng sẽ gây cản trở và tốn kém khi doanh nghiệp bạn phát triển.
Sai #3: Bỏ qua yếu tố bảo mật
Phần mềm PMS lưu trữ một lượng lớn dữ liệu cá nhân của khách hàng, từ lịch sử đặt phòng đến thông tin thanh toán, v.v. Thiếu các tính năng bảo mật cũng khiến giải pháp PMS dễ bị tấn công bởi các phần mềm độc hại, do con người hoặc do tác động từ bên ngoài. Doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nguy cơ mất uy tín với khách hàng và chịu các khoản thiệt hại về tài chính do vi phạm trong bảo mật dữ liệu.
Đọc thêm: Top 5 nguy cơ bảo mật đến từ hành vi hàng ngày của nhân viên
Khách sạn cũng có thể phải chịu chi phí để nâng cấp hệ thống bảo mật và cải thiện các biện pháp phòng ngừa vi phạm dữ liệu trong tương lai.
Ngoài ra, bạn cũng có thể vướng vào các vấn đề pháp ly do vi phạm bảo mật dữ liệu. Các quy định bảo mật dữ liệu ngày càng chặt chẽ hơn, và các khách sạn cần tuân thủ các quy định này để tránh các hậu quả về sau.
Nhân viên của khách sạn cũng có thể bị ảnh hưởng bởi các mối đe dọa an ninh mạng đối với phần mềm PMS. Dữ liệu cá nhân của nhân viên, chẳng hạn như thông tin lương bổng và hồ sơ nhân sự, cũng được lưu trữ trong phần mềm PMS.
Vi phạm dữ liệu có thể khiến nhân viên lo lắng về quyền riêng tư và bảo mật của họ, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và năng suất của họ.
Sai #4: Không chú trọng đến dịch vụ hỗ trợ khách hàng và training cho người dùng cuối của nhà cung cấp PMS
Người dùng cuối cần được hỗ trợ và đào tạo đầy đủ để sử dụng phần mềm PMS một cách hiệu quả. Việc thiếu hỗ trợ và training có thể dẫn đến:
- Hiệu suất làm việc thấp do nhân viên sẽ mất nhiều thời gian hơn để học cách sử dụng phần mềm
- Sử dụng sai phần mềm có thể dẫn đến nhập sai dữ liệu, tạo báo cáo không chính xác và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh
- Nhân viên có thể cảm thấy e ngại sử dụng các tính năng nâng cao và hạn chế hiệu quả công việc
- Khách hàng có thể không hài lòng với dịch vụ khách sạn do trải nghiệm chậm chạp và sai sót
Giải pháp PMS có khả năng trở thành trợ thủ đắc lực cho mọi thành viên trong khách sạn bạn. Nhưng điều này phụ thuộc vào giải pháp và nhà cung cấp mà bạn chọn.
Lựa chọn giải pháp PMS phù hợp là một quyết định mang tính chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của khách sạn. Do vậy, hãy dành thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng, đánh giá cẩn thận các yếu tố quan trọng như quy mô, nhu cầu, ngân sách, khả năng tích hợp, bảo mật, dịch vụ hỗ trợ... để đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất.
Với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về lĩnh vực khách sạn, TRG tự tin cung cấp dịch vụ tư vấn và giải pháp PMS tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.
Đừng để sai lầm trong việc lựa chọn PMS ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn. Hãy liên hệ với TRG để được hỗ trợ ngay hôm nay!
