English 
Vietnamese Ngày càng nhiều doanh nghiệp khách sạn nhận ra những lợi ích mà một phần mềm cloud PMS có thể đem lại. Theo một nghiên cứu của Software Advice1, 62% khách sạn cho biết họ đang tìm kiếm giải pháp để thay thế các hệ thống PMS tại chỗ vừa phức tạp, lỗi thời, vừa thiếu những tính năng cần thiết hiện nay.
Không gì ngạc nhiên khi các giải pháp PMS nền tảng đám mây trở thành một lựa chọn phổ biến đối với những doanh nghiệp khách sạn. Tuy nhiên, nên bắt đầu từ đâu nếu doanh nghiệp bạn quyết định đầu tư cho một giải pháp cloud ngay hôm nay?
Vì sao nên chọn Cloud PMS thay vì phần mềm truyền thống?
Một giải pháp quản lý khách sạn thích hợp có thể tác động tích cực đến lợi nhuận của một doanh nghiệp.
Giải pháp PMS đám mây chính là “trung tâm đầu não” của toàn bộ hoạt động nghiệp vụ diễn ra tại khách sạn. Ngoài những tính năng phục vụ cho công tác lễ tân, giải pháp còn giúp quản lý giám sát cả dịch vụ ăn uống, housekeeping, catering, sales, quản trị doanh thu, spa, gym cùng với nhiều tính năng khác.
Đọc thêm: Giải pháp công nghệ nào sẽ giúp khách sạn thành công trong 2019?
Cloud PMS là một giải pháp linh hoạt, cho phép người dùng truy cập vào hệ thống dễ dàng qua bất kỳ trình duyệt web phổ biến nào (Chrome, Firefox, Opera...) trên máy tính, laptop hay thậm chí tablet và điện thoại chỉ với một đường dẫn URL và một tài khoản đăng nhập. Ưu điểm này nhằm đáp ứng nhu cầu liên tục truy cập insight chất lượng mọi lúc, mọi nơi.
Theo một nghiên cứu về công nghệ khách sạn thực hiện vào năm 2017 của Hospitality Technology2, khoảng 34% doanh nghiệp khách sạn cho biết họ đã chuyển sang dùng PMS nền tảng cloud và 23% cũng đã lên kế hoạch thực hiện trong vòng 12 tháng tới.
“Giải pháp PMS ngày nay đang dần đóng vai trò như một ‘trung tâm dịch vụ’, liên kết các hệ thống phần mềm với nhau. Hệ thống PMS truyền thống không thể thực hiện được việc này cũng như không thể đáp ứng các nhu cầu khắt khe của thị trường hiện nay.”
Michael Schubach, cựu giám đốc quản lý chương trình, Infor
5 yếu tố nên cân nhắc khi lựa chọn Cloud PMS
1. Tính năng
Phần lớn thời gian của các quản lý dành ra là để xem xét giá phòng và lập chiến lược nhằm thu hút khách.
Giải pháp PMS thế hệ mới phải có khả năng hỗ trợ những quy trình này, cho phép quản lý theo dõi tình trạng của mọi hóa đơn thanh toán, tạo báo cáo tài chính, sales, hoa hồng một cách chính xác đồng.
Ngoài ra, giải pháp phù hợp các tính năng cho phép quản lý thiết kế cùng lúc nhiều danh sách giá khác nhau, ưu đãi thành viên, giảm giá cho những trường hợp đặt phòng sớm, v.v…
Việc thu thập và phân tích dữ liệu một cách thủ công là một công đoạn rất mất thời gian và công sức. Cloud PMS cần phải cung cấp những insight giá trị về tình hình doanh thu và năng suất của doanh nghiệp, cho phép quản lý dễ dàng tiếp cận với thông tin từ mọi phòng ban, chi nhánh bất cứ khi nào cần thiết, trong thời gian thực.
2. Khả năng tích hợp
Trong công việc hàng ngày, nhân viên và quản lý khách sạn sử dụng rất nhiều hệ thống đặc thù như mạng lưới đặt chỗ (GDS), hệ thống quản lý các đại lý du lịch trực tuyến (OTA), kế toán, máy liên lạc nội bộ, quản lý khóa từ, máy POS, quản lý buồng phòng và nhiều hệ thống khác. Hiện tại, những hệ thống này đang hoạt động một cách độc lập, rời rạc.
Một giải pháp Cloud PMS phù hợp sẽ cho phép quản lý dễ dàng theo dõi các hệ thống trên cũng như có thể tích hợp với các hệ thống quản trị thương hiệu trực tuyến, ứng dụng cho khách tự check-in, phần mềm digital marketing và các kênh quản lý online.
Việc tích hợp và liên kết chặt chẽ mọi tính năng tạo thuận tiện cho việc gắn kết mọi bộ phận trong khách sạn, như kết nối bộ phận lễ tân với khách hàng, với sales, với housekeeping hoặc với kế toán, v.v… nhằm giảm thiểu tối đa tình trạng quá tải xảy ra.
Đọc thêm: Những yếu tố góp phần thúc đẩy cải tiến công nghệ tại khách sạn
3. Tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu
Không những thông tin về ngày giờ đặt phòng của khách cần được bảo mật mà cả thông tin thanh toán và những thông tin khác được lưu trữ trong hệ thống PMS của khách sạn cũng cần được xử lý một cách cẩn trọng. Vì vậy, không những doanh nghiệp mà cả nhà cung cấp giải pháp Cloud PMS phải đảm bảo hệ thống tuân thủ đúng theo những quy chuẩn bảo mật dữ liệu (PCI-DSS) của ngành.
Đọc thêm: Thách thức trong quản lý dữ liệu cá nhân trong ngành khách sạn
Một hệ thống Cloud PMS an toàn, đạt chuẩn PCI-DSS sẽ tách thông tin thành từng lớp và mã hóa chúng nhằm đảm bảo mọi thông tin liên quan đến chủ thẻ được bảo mật tối ưu.
4. Khả năng mở rộng
Trong trường hợp lượng khách du lịch tăng đột biến, sở hữu một hệ thống PMS linh động sẽ giúp quản lý tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực. Một giải pháp thích hợp sẽ không hạn chế doanh nghiệp mở rộng hoặc thu hẹp mô hình kinh doanh.
Nếu giải pháp không thể đáp ứng biến động nhu cầu trong thực tế và kế hoạch trong tương lai của doanh nghiệp thì đó không phải là lựa chọn tốt nhất.
5. Khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp
Khách sạn là một lĩnh vực hoạt động liên tục 24/7/365. Nếu có bất kỳ lỗi gì xảy ra với hệ thống, liệu nhà cung cấp có thể hỗ trợ bạn xử lý lỗi đó ngay tức thì? Đội ngũ hỗ trợ có hiểu rõ nghiệp vụ của ngành khách sạn?
Bạn có thể tham khảo những câu hỏi sau khi lựa chọn nhà cung cấp:
- Nhà cung cấp có hỗ trợ 24/7 hay không? Nếu không, họ có thể hỗ trợ bạn bao nhiêu ngày trong tuần, vào những giờ nào?
- Nếu nhà cung cấp có trụ sở tại nước ngoài, hoặc bạn cần hỗ trợ tại một chi nhánh khác, liệu nhà cung cấp có thể hỗ trợ trực tiếp tại địa phương hay hỗ trợ từ xa, theo giờ của địa phương?
- Khi bạn gọi điện đến yêu cầu hỗ trợ, bạn có được kết nối với một nhân viên chăm sóc khách hàng thật hay là một chatbot?
- Nhà cung cấp hỗ trợ đào tạo ngay tại doanh nghiệp của bạn hay chỉ cung cấp các tư liệu đào tạo online?
Nếu nhà cung cấp cho phép bạn dùng thử sản phẩm miễn phí, hãy tận dụng cơ hội đó để thực sự tìm hiểu xem sản phẩm được giới thiệu hoạt động ra sao, và liệu giải pháp mới có thể giúp tinh giản quy trình vận hành của doanh nghiệp, giúp cho bạn và nhân viên làm việc hiệu quả hơn hay không.
Tuy nhiên, bạn cũng nên lưu ý rằng, không phải mọi giải pháp cloud đều “thuần cloud”. Một vài nhà cung cấp vì quá nóng lòng đi theo trào lưu vì vậy mà họ tái sử dụng lại những sản phẩm và dịch vụ cũ, đặt cho nó một cái tên mới và gọi những sản phẩm đó là cloud.
Hãy luôn tỉnh táo, cân nhắc và tìm hiểu kỹ lưỡng về sản phẩm trước khi ra quyết định chọn một giải pháp cho doanh nghiệp.
Nguồn:
1. Short, Taylor, "Hotel Management Buyer Report – 2017", Software Advice, March 16, 2017, https://www.softwareadvice.com/resources/hotel-management-buyer-report-2017/
2. Taking Digital Transformation by Storm with Cloud PMS, Infor, Hospitality Technology, https://pages.infor.com/hsp-cloud-pms.html
