Cách thuyết phục ban lãnh đạo triển khai hệ thống quản lý khách sạn PMS

Bạn đã nhận ra tiềm năng to lớn mà giải pháp PMS đám mây mang lại, nhưng vẫn còn băn khoăn về cách thuyết phục ban lãnh đạo?

Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những lý lẽ thuyết phục, những lợi ích cụ thể mà giải pháp PMS đám mây mang lại cho từng phòng ban trong khách sạn, từ đó giúp bạn tự tin thuyết phục ban lãnh đạo đầu tư vào giải pháp hiện đại này.

Hãy cùng TRG khám phá cách giải pháp PMS đám mây giúp khách sạn của bạn tăng doanh thu, nâng cao trải nghiệm khách hàng và vượt trội so với đối thủ cạnh tranh.

Đọc thêm: Xu hướng tương lai của giải pháp quản lý khách sạn PMS

Mục lục

• Thuyết phục CEO/ General Manager về Hệ thống PMS Đám mây
• Thuyết phục CFO/ FC về Hệ thống PMS Đám mây
• Thuyết phục COO về Hệ thống PMS Đám mây
• Thuyết phục Head of F&B  về Hệ thống PMS Đám mây
• Thuyết phục Head of Revenue Management  về Hệ thống PMS Đám mây
• Thuyết phục Head of Housekeeping về Hệ thống PMS Đám mây
• Thuyết phục Head of Front Desk về Hệ thống PMS Đám mây

Thuyết phục CEO/ Tổng Quản lý về Hệ thống PMS Đám mây

Vì CEO hoặc Tổng Quản lý (General Manager, GM) chịu trách nhiệm hoạch định chiến lược tổng thể của khách sạn. Khi trình bày hệ thống PMS đám mây với họ, hãy tập trung trực tiếp vào lợi ích chiến lược của PMS đám mây, làm nổi bật cách mà nó có thể thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Dưới đây là những điểm bạn nên trình bày với CEO hoặc GM về lợi ích của PMS đám mây:

• Tăng cường tính linh hoạt: Với giải pháp PMS đám mây, khách sạn có thể nhanh chóng đáp ứng với những thay đổi trên thị trường hoặc sở thích của khách mà không bị cản trở bởi công nghệ lỗi thời. 
• Cải thiện khả năng mở rộng: Giải pháp đám mây có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô tùy theo nhu cầu của khách sạn. 
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Tinh chuẩn quy trình, tạo thuận tiện để khách sạn cung cấp trải nghiệm nhận phòng mượt mà và hiệu quả hơn, từ đó cải thiện sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.  
• Đưa ra các quyết định tốt hơn: Với dữ liệu và các phân tích theo thời gian thực, bạn có thể đưa ra các quyết định sáng suốt hơn cho chiến lược và kế hoạch vận hành của khách sạn. 
• Giảm thiểu rủi ro: Các nhà cung cấp đám mây thường có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ và kế hoạch khắc phục sự cố chi tiết, nhờ đó giảm tối đa rủi ro về mất dữ liệu hay hệ thống ngừng hoạt động.

Đọc thêm: Chuỗi khách sạn có thể tối đa hoá lợi nhuận với Cloud PMS như thế nào?

Thuyết phục CFO/ FC về Hệ thống PMS Đám mây

CFO và Kiểm soát viên Tài chính (Financial Controller, FC) chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ tài chính của khách sạn. Vì vậy, khi trình bày về hệ thống PMS đám cho họ, hãy tập trung vào lợi ích tài chính mà giải pháp PMS đám mây có thể mang lại, đồng thời làm nổi bật cách hệ thống này giúp cải thiện quy trình quản lý tài chính và tăng doanh thu. 

Dưới đây là những điểm bạn nên trình bày với CFO hoặc FC về lợi ích của PMS đám mây: 

• Giảm chi phí: Giải pháp đám mây không đòi hỏi khách sạn phải đầu tư vào phần cứng, phần mềm và bảo trì, nhờ đó giảm thiểu tối đa tổng chi phí cho CNTT. 
• Cải thiện quản lý tài chính: Với dữ liệu và các phân tích theo thời gian thực, bạn có thể quản lý tài chính của khách sạn tốt hơn, xác định các khu vực cần cắt giảm chi phí, và tối ưu hóa các nguồn doanh thu.
• Tăng doanh số: Nhờ việc cung cấp một quy trình nhận phòng mượt mà và hiệu quả hơn, bạn có thể tăng doanh thu nhờ cải thiện tỷ lệ lấp phòng và no-show (khách đặt phòng nhưng không tới và báo hủy).
• Lập ngân sách tốt hơn: Với giải pháp PMS đám mây, bạn có thể dự đoán chính xác và lập ngân sách phù hợp, nhờ đó khách sạn vận hành tốt hơn.

Đọc thêm: Mẹo lập ngân sách hiệu quả cho doanh nghiệp khách sạn

Thuyết phục COO về Hệ thống PMS Đám mây

Giám đốc Điều hành (Chief Operating Officer, COO) chịu trách nhiệm giám sát mọi hoạt động hàng ngày của khách sạn. Vì vậy, khi trình bày về hệ thống PMS đám mây cho họ, hãy tập trung vào lợi ích vận hành mà phần mềm PMS đám mây có thể đem lại, đồng thời làm nổi bật cách giải pháp giúp cải thiện hiệu suất, khả năng cộng tác giữa các phòng ban và khả năng quản lý hàng tồn kho. 

Dưới đây là những điểm bạn nên trình bày với COO về lợi ích của PMS đám mây: 

• Cải thiện hiệu quả vận hành: Giải pháp đám mây tự động hoá nhiều tác vụ thường ngày, giúp nhân viên có nhiều thời gian hơn cho những công việc quan trọng, từ đó nâng cao hiệu suất chung. 
• Nâng cao hợp tác: Với PMS đám mây, bạn có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và hợp tác với các phòng ban khác, cải thiện giao tiếp và giảm thiểu sai sót.
• Quản lý hàng tồn kho tốt hơn: Với dữ liệu và các phân tích theo thời gian thực, bạn có thể quản lý hàng kho hiệu quả hơn, giảm thiểu lãng phí và tăng lợi nhuận. 
• Linh hoạt hơn: Giải pháp đám mây có thể truy cập được từ bất kỳ thời gian và địa điểm nào, cho phép bạn linh hoạt quản lý vận hành khách sạn từ bất cứ nơi nào.

Đọc thêm: Cá nhân hóa hay Lợi nhuận: Khách sạn của bạn có cần sự đánh đổi?

Thuyết phục Trưởng bộ phận F&B về Hệ thống PMS Đám mây

Trưởng bộ phận F&B chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động F&B của khách sạn. Vì vậy, khi trình bày về hệ thống PMS đám mây, hãy tập trung vào lợi ích của PMS đám mây đối với hoạt động này, đồng thời nêu bật lợi ích mà giải pháp có thể đem đến như cải thiện khả năng quản lý hàng tồn kho, thực đơn, doanh thu, và hiệu quả. 

Dưới đây là những điểm bạn nên trình bày với Trưởng bộ phận F&B về lợi ích của PMS đám mây: 

• Cải thiện quản lý hàng tồn kho: Với dữ liệu và các phân tích theo thời gian thực, bạn có thể quản lý hàng thực phẩm, thức uống trong kho tốt hơn, giảm thiểu lãng phí và tăng lợi nhuận.
• Nâng cao quản lý thực đơn: Giải pháp đám mây giúp bạn quản lý thực đơn hiệu quả hơn, dễ dàng cập nhật và thay đổi các món ăn. 
• Quản lý doanh thu tốt hơn: Với giải pháp PMS đám mây, bạn có thể dự đoán chính xác và quản lý doanh thu F&B, đồng thời đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.
• Tăng cường hiệu suất: Giải pháp đám mây cho phép bạn tự động hoá các tác vụ thủ công, nhờ đó giành nhiều thời gian cho các công việc quan trọng hơn và nâng cao hiệu suất chung. 

Đọc thêm: Quản lý & xử lý rác thải trong khách sạn: Cơ hội hay thách thức?

Thuyết phục Quản lý bộ phận Doanh thu về Hệ thống PMS Đám mây

Quản lý bộ phận Doanh thu chịu trách nhiệm tối ưu hoá các nguồn doanh thu của khách sạn. Vì vậy, khi trình bày về hệ thống PMS đám mây, hãy tập trung vào lợi ích của giải pháp đối với quản lý doanh thu, nêu bật lợi ích quản lý giá phòng, công suất, dự báo, và doanh thu.

Dưới đây là những điểm bạn nên trình bày với Quản lý bộ phận Doanh thu về lợi ích của PMS đám mây: 

• Cải thiện qu trình quản lý giá phòng: Với dữ liệu và các phân tích theo thời gian thực, bạn có thể quản lý giá phòng khách sạn tốt hơn, tối ưu hoá doanh thu và tăng lợi nhuận.
• Nâng cao hiệu suất: Giải pháp đám mây giúp bạn quản lý công suất của khách sạn hiệu quả hơn, tối ưu hoá doanh thu và giảm thiểu lãng phí.
• Dự báo tốt hơn: Với PMS đám mây, bạn có thể dự đoán chính xác và quản lý doanh thu của khách sạn hiệu quả hơn, đồng thời đưa ra các quyết định sáng suốt.
• Tăng doanh số: Nhờ việc cung cấp một quy trình nhận phòng mượt mà và hiệu quả hơn, bạn có thể tăng doanh thu thông qua cải thiện tỷ lệ lấp phòng và no-show.

Đọc thêm: Tự động hóa Quản trị doanh thu khách sạn: bài học từ Vienna House

Thuyết phục Quản lý bộ phận Housekeeping về Hệ thống PMS Đám mây

Quản lý bộ phận Housekeeping chịu trách nhiệm cho tất cả hoạt động buồng phòng của khách sạn. Vì vậy, khi trình bày về hệ thống PMS đám mây, hãy tập trung vào lợi ích mà giải pháp có thể đem lại cho quy trình quản lý từ buồng phòng đến vật tư, thu mua hàng hóa và hiệu suất nhân viên.

Dưới đây là những điểm bạn nên trình bày với Quản lý bộ phận Housekeeping về lợi ích của PMS đám mây: 

• Tăng cường quản lý phòng: Với dữ liệu và các phân tích theo thời gian thực, bạn có thể quản lý phòng khách sạn tốt hơn, tối ưu hoá lịch dọn dẹp và tăng hiệu quả.
• Nâng cao quản lý vật liệu, đồ dùng vải: Giải pháp đám mây giúp bạn quản lý các đồ dùng trong buồng phòng của khách sạn hiệu quả hơn, giảm thiểu lãng phí và tăng lợi nhuận. 
• Quản lý kho tốt hơn: Với giải pháp đám mây, bạn có thể quản lý đơn hàng tồn kho của bộ phận buồng phòng tốt hơn, giảm thiểu lãng phí và tăng lợi nhuận.
• Tăng cường hiệu suất nhân viên: Giải pháp đám mây tự động hoá các tác vụ thủ công, giúp nhân viên có nhiều thời gian cho các công việc quan trọng hơn và nâng cao hiệu suất chung. 

Đọc thêm: 5 yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn giải pháp Cloud PMS

Thuyết phục Quản lý bộ phận lễ tân về Hệ thống PMS Đám mây

Quản lý bộ phận Lễ tân chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động tại quầy đón khách (front desk). Vì vậy, khi trình bày về hệ thống PMS đám mây, hãy tập trung vào lợi ích của giải pháp đối với bộ phận đặc biệt này, nêu bật lợi ích cải thiện quy trình nhận/trả phòng, quản lý khách, phân phòng và nâng cao hiệu suất.

Dưới đây là những điểm bạn nên trình bày với Quản lý bộ phận Lễ tân về lợi ích của PMS đám mây: 

• Cải thiện quy trình nhận phòng: Với giải pháp PMS đám mây, bạn có thể cung cấp một quá trình nhận/trả phòng nhanh chóng và thuận tiện hơn, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Nâng cao quy trình quản lý khách lưu trú: Giải pháp đám mây có thể giúp bạn quản lý chi tiết thông tin khách hiệu quả hơn, tạo thuận tiện để cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng ngay tại khách sạn. 
• Phân phòng tốt hơn: Với dữ liệu và các phân tích theo thời gian thực, bạn có thể quản lý việc phân phòng một cách chính xác hơn, tối ưu hoá tỷ lệ lấp phòng và tăng doanh thu. 
• Tăng cường hiệu suất: Giải pháp đám mây tự động hoá nhiều công việc thường ngày, giúp nhân viên có nhiều thời gian cho các công việc quan trọng hơn và nâng cao hiệu suất chung. 

Đọc thêm: Tại sao doanh nghiệp khách sạn cần chú ý tới cá nhân hóa?

Tóm lại, bằng cách minh họa rõ ràng những lợi ích như tăng hiệu quả hoạt động, giảm chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng, bạn có thể tạo ra một lập luận vững chắc để thuyết phục ban lãnh đạo đầu tư vào giải pháp PMS đám mây. 

Tính đột phá của công nghệ này sẽ giải quyết những thách thức mà các giải pháp truyền thống không thể đáp ứng, đồng thời thúc đẩy khách sạn tăng trưởng và đột phá. Hãy liên kết những lợi ích cụ thể với các mục tiêu chiến lược của khách sạn và đưa ra những ví dụ thực tế để minh chứng cho tiềm năng của giải pháp đám mây.