2012 là một năm tương đối khó khăn với nhiều doanh nghiệp. Lãnh đạo các doanh nghiệp phải gồng mình để đảm bảo công ty mình có thể tồn tại và phát triển trong thời điểm khó khăn này. Kết quả là, doanh nghiệp trở nên nhạy cảm hơn với chi phí và ngân sách khi muốn đưa ra một quyết định nào đó. Ngân sách được phân bổ hợp lý sẽ giúp họ quản lý dòng tiền tốt hơn và đưa ra các quyết định chính xác hơn dựa trên thông tin từ ngân sách. Dưới đây là một vài lời khuyên giúp các nhà quản lý doanh nghiệp vượt qua giông bão:

Học hỏi từ bài học và kinh nghiệm của những công ty khác

Tìm kiếm các bài học, kinh nghiệm và lời khuyên từ những công ty khác là một cách tốt để học hỏi phương pháp lập kế hoạch nhanh chóng và hiệu quả. Có nhiều cách để nắm bắt được những thông tin hữu ích đó. Ví dụ, chỉ với vài cú nhấp chuột trên Internet, bạn sẽ tiếp cận được với hàng trăm ngàn bài báo, tài liệu nghiên cứu, tài liệu chuyên môn… từ khắp thế giới. Hoặc công ty có thể trò chuyện trực tiếp với nhau thông qua mạng xã hội, mạng truyền thông, sự kiện và hội chợ thương mại. Nắm bắt lấy cơ hội học hỏi và tương tác trực tiếp với những tấm gương sống có thể mang lại hiệu quả bất ngờ, bởi nó không chỉ khuyến khích tổ chức vượt xa đối thủ mà còn giúp họ mạnh dạn hơn khi cần phải thay đổi.

Doanh nghiệp bạn có kế hoạch. Doanh nghiệp bạn có ngân sách để hỗ trợ kế hoạch đó. Điều duy nhất còn thiếu đó chính là cách thức để có thể dễ dàng xem xét và đánh giá mối quan hệ nguyên nhân và hệ quả giữa tất cả các yếu tố trong bản kế hoạch và  các nguồn tài nguyên hỗ trợ cho những yếu tố đó. Đó thường là điều mà các nhà quản lý cấp cao - những người chịu trách nhiệm quản lý và báo cáo về việc thi hành chiến lược doanh nghiệp, thường than phiền.

Hãy để chúng tôi xem xét giải pháp lên kế hoạch và lập ngân sách mà các doanh nghiệp nên triển khai hiện nay:

• Các ứng dụng xử lý văn bản
• Bảng tính
• Phần mềm lên kế hoạch và lập ngân sách

Khi nói đến việc lập ngân sách, phương pháp truyền thống thường được các doanh nghiệp sử dụng là những phần mềm bảng tính như Microsoft Excel. Tuy nhiên, trong tình hình kinh doanh không ngừng biến đổi, các phần mềm bảng tính đã chứng minh rằng nó không đủ khả năng để xử lý tiến trình lập ngân sách cho doanh nghiệp. Do đó, các phần mềm lập ngân sách chuyên dụng đã được sinh ra để mang đến sự chính xác, nhanh nhẹn và khả năng đáp ứng các yêu cầu khắt khe của các doanh nghiệp. Một phần mềm lập ngân sách chuyên dụng sẽ giúp các doanh nghiệp áp dụng những biện pháp tốt nhất trong tiến trình lập ngân sách như:

Liên kết ngân sách với các chiến lược hoạt động của công ty

Phần mềm lập ngân sách giúp các doanh nghiệp sắp xếp và phân bổ ngân sách phù hợp với từng mục tiêu của công ty bằng cách cho phép thực thi các quy tắc ngân sách theo từng thời điểm cụ thể. Để các nhà lãnh đạo doanh nghiệp giám sát sự ảnh hưởng của các hoạt động ngân sách đến các mục tiêu tổng thể, các phần mềm gân sách cần phải:

• Cho phép truy xuất dữ liệu mọi lúc mọi nơi
• Lập ra các cảnh báo và gửi chúng đến đúng người có chức trách

Khi nói đến việc lập ngân sách, phương pháp truyền thống thường được các doanh nghiệp sử dụng là những phần mềm bảng tính như Microsoft Excel. Tuy nhiên, trong tình hình kinh doanh không ngừng biến đổi, các phần mềm bảng tính đã chứng minh rằng nó không đủ khả năng để xử lý tiến trình lập ngân sách cho doanh nghiệp. Do đó, các phần mềm lập ngân sách chuyên dụng đã được sinh ra để mang đến sự chính xác, nhanh nhẹn và khả năng đáp ứng các yêu cầu khắt khe của các doanh nghiệp. Một phần mềm lập ngân sách chuyên dụng sẽ giúp các doanh nghiệp áp dụng những biện pháp tốt nhất trong tiến trình lập ngân sách như:

Liên kết ngân sách với các chiến lược hoạt động của công ty

Phần mềm lập ngân sách giúp các doanh nghiệp sắp xếp và phân bổ ngân sách phù hợp với từng mục tiêu của công ty bằng cách cho phép thực thi các quy tắc ngân sách theo từng thời điểm cụ thể. Để các nhà lãnh đạo doanh nghiệp giám sát sự ảnh hưởng của các hoạt động ngân sách đến các mục tiêu tổng thể, các phần mềm gân sách cần phải:

• Cho phép truy xuất dữ liệu mọi lúc mọi nơi
• Lập ra các cảnh báo và gửi chúng đến đúng người có chức trách

Dựa trên những phương pháp thực tiễn tốt nhất, việc tạo ra một dự toán ngân sách tốt đòi hỏi nhiều hơn là việc chỉ thu thập những thông tin dự báo tài chính. Để có được sự liên kết giữa ngân sách và chiến lược, các doanh nghiệp cần tuân theo 6 bước sau:

Với nhiều nhà tư tưởng cấp tiến, những tồn đọng của việc lập ngân sách theo phương pháp truyền thống đã làm cho tiến trình này trở nên rất nhập nhằng. Tuy nhiên, trên thực tế, lập ngân sách theo phương pháp truyền thống vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp. Do đó, để trung hòa các cuộc tranh luận về lập ngân sách theo phương pháp truyền thống, các doanh nghiệp nên có những hành động để cải thiện quy trình lập ngân sách.

1. Gắn kết lập ngân sách với chiến lược

Với nhiều nhà tư tưởng cấp tiến, những tồn đọng của việc lập ngân sách theo phương pháp truyền thống đã làm cho tiến trình này trở nên rất nhập nhằng. Tuy nhiên, trên thực tế, lập ngân sách theo phương pháp truyền thống vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính doanh nghiệp. Do đó, để trung hòa các cuộc tranh luận về lập ngân sách theo phương pháp truyền thống, các doanh nghiệp nên có những hành động để cải thiện quy trình lập ngân sách.

Hầu hết các doanh nghiệp đều có kế hoạch. Tuy nghiên, có một sự khác biệt giữa một kế hoạch hoàn hảo và một kế hoạch không tốt. Ví dụ, một kế hoạch chiến lược không tốt sẽ chỉ bao gồm các chi phí và doanh thu. Kế hoạch này không cung cấp bất kỳ hướng dẫn nào cho doanh nghiệp về vấn đề làm thế nào doanh nghiệo có thể đạt các mục tiêu doanh thu, không có mối liên kết nào giữa các mục tiêu dài hạn và các hoạt động hằng ngày cần thiết để đạt được những mục tiêu đó.

Những người ủng hộ nhiệt tình cho sự mở rộng việc lập ngân sách đã đưa ra một số hạn chế của phương pháp lập ngân sách truyền thống. Bốn điểm yếu chính bao gồm: