Trong thế giới phát triển nhanh chóng như hiện nay, các doanh nghiệp luôn phải xử lý rất nhiều ưu tiên khi điều hành hoạt động doanh nghiệp như giám sát các giao dịch tài chính, đánh giá hiệu suất hoạt động doanh nghiệp, xác nhận báo cáo tài chính, tiến hành khoá sổ kế toán và hợp nhất dữ liệu tài chính kịp thời. Vì vậy, không ngạc nhiên khi các CFO luôn đặt mục tiêu khoá sổ và lập báo cáo tài chính một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể. 

Trong thế giới phát triển nhanh chóng như hiện nay, các doanh nghiệp cần phải sắp xếp những ưu tiên khi điều hành hoạt động doanh nghiệp, như giám sát các giao dịch tài chính, đánh giá hiệu suất hoạt động doanh nghiệp, xác nhận báo cáo tài chính, tiến hành đóng sổ và hợp nhất dữ liệu tài chính kịp thời. Vì vậy, không ngạc nhiên khi các CFOs luôn đặt mục tiêu hàng đầu vào việc đóng sổ và tuân thủ các nguyên tắc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Việc đóng sổ tài chính hiệu quả sẽ hỗ trợ doanh nghiệp:

Truy cập thông tin tài chính nhanh hơn

Lập kế hoạch và lên ngân sách cung cấp một cái nhìn sâu sắc để quản lý rủi ro, thúc đẩy hoạt động doanh nghiệp cũng như giá trị cổ đông vào đưa ra các quyết định chiến lược. Sử dụng một mô hình kinh doanh như là một nền tảng của quá trình lên kế hoạch cho phép sự phát triển của các mục tài khoản, thời gian được chia theo năm/quý/tháng và lưu trữ các số liệu hiện tại/ngân sách/dự báo cũng những dữ liệu quan trọng khác được sử dụng trong quá trình lập kế hoạch. Doanh nghiệp nên tìm kiếm những giải pháp lên kế hoạch có khả năng cung cấp những mô hình kinh doanh linh hoạt mà có thể điều chỉnh được theo những yêu cầu kinh doanh của họ.

Một giải pháp lên kế hoạch hiệu quả có thể giúp loại bỏ nhiều công việc làm bằng tay và bảo đảm tính chính xác khi kết nối các báo cáo tài chính với những lộ trình được phân bổ. Chìa khóa cho những ứng dụng lên kế hoạch hiệu quả là khả năng tạo ra những kế hoạch tài chính và vận hành với ít công sức hơn, chính xác hơn và mức độ linh hoạt cao hơn để phản ánh sự thay đổi trong kinh doanh.

• Sự linh hoạt: cho phép khả năng lên kế hoạch thống nhất những giả định đa phương, việc rất cần thiết khi doanh nghiệp chuyển các định hướng kinh doanh từ ngắn hạn sang dài hạn
• Công nghệ: xúc tiến quá trình này bằng cách giảm vai trò của trung gian và cho phép người sử dụng tự phát triển và bảo trì các ứng dụng
• Sự cộng tác: tạo cơ hội cho sự cộng tác thông qua quá trình kết nối trên nền web đối với các kế hoạch và dữ liệu lưu trữ tại một trung tâm dữ liệu chung. Thông tin này có thể được sử dụng sau cho việc lập ngân sách, dự báo, báo cáo và phân tích.

Khảo sát An ninh Bán lẻ Quốc gia năm 2004 thực hiện bởi Đại học Florida cho thấy sự thất thoát chiếm đến 1.54% doanh số bán lẻ hàng năm - và cao gấp 3 lần đối với những nhà bán lẻ vừa và nhỏ. Nghiên cứu từ tổ chức AMR cùng năm cũng chỉ ra rằng hành vi ăn trộm của nhân viên là nguyên nhân gây tổn thất cao nhất trong hoạt động bán lẻ, chiếm đến 50%.

Một nghiên cứu khác bởi Viện nghiên cứu Kinh doanh Hoa Kỳ vào năm 2006 cũng cho thấy sụt giảm kho hàng do hành vi ăn trộm của nhân viên gây thất thoát 35 tỷ USD trong ngành bán lẻ Hoa Kỳ bên cạnh hàng tỷ đô la thất thoát khác gây ra bởi sai sót của nhân viên.

Khảo sát An ninh Bán lẻ Quốc gia năm 2004 thực hiện bởi Đại học Florida cho thấy sự thất thoát chiếm đến 1.54% doanh số bán lẻ hàng năm - và cao gấp 3 lần đối với những nhà bán lẻ vừa và nhỏ. Nghiên cứu từ tổ chức AMR cùng năm cũng chỉ ra rằng hành vi ăn trộm của nhân viên là nguyên nhân gây tổn thất cao nhất trong hoạt động bán lẻ, chiếm đến 50%.

Một nghiên cứu khác bởi Viện nghiên cứu Kinh doanh Hoa Kỳ vào năm 2006 cũng cho thấy sụt giảm kho hàng do hành vi ăn trộm của nhân viên gây thất thoát 35 tỷ USD trong ngành bán lẻ Hoa Kỳ bên cạnh hàng tỷ đô la thất thoát khác gây ra bởi sai sót của nhân viên.

Kiểm soát và quản lý chặt chẽ những thay đổi trong kho hàng thường khó hơn điều mọi người vẫn nghĩ và đó là một trong những hoạt động chính trong tài chính bán lẻ. Để chứng thực độ chính xác của báo cáo tài chính, nhân viên bán lẻ phải tính toán lãi ròng. Khó khăn trong việc đo lường các giá trị hàng tồn kho xuất phát từ hai lý do:

• Lượng tồn kho lúc nào cũng trong tình trạng thay đổi thường xuyên bởi hàng hóa luôn được bán, mua, trả và chuyển giao.
• Giá trị kho hàng có xu hướng luôn thay đổi khiến số liệu trở nên không chính xác.

Kiểm kê lượng tồn kho bảo đảm rằng ghi chép về hàng hóa mua vào (dựa vào hóa đơn của nhà cung cấp) tương ứng với ghi nhận về giá vốn hàng bán nhận được (dựa vào phiếu nhập kho), từ đó loại bỏ những vấn đề phát sinh liên quan đến giá trị kho hàng.

Định giá trị kho hàng không thống nhất bắt nguồn từ 4 nguyên nhân sau đây:

Kiểm soát và quản lý chặt chẽ những thay đổi trong kho hàng thường khó hơn điều mọi người vẫn nghĩ và đó là một trong những hoạt động chính trong tài chính bán lẻ. Để chứng thực độ chính xác của báo cáo tài chính, nhân viên bán lẻ phải tính toán lãi ròng. Khó khăn trong việc đo lường các giá trị hàng tồn kho xuất phát từ hai lý do:

• Lượng tồn kho lúc nào cũng trong tình trạng thay đổi thường xuyên bởi hàng hóa luôn được bán, mua, trả và chuyển giao.
• Giá trị kho hàng có xu hướng luôn thay đổi khiến số liệu trở nên không chính xác.

Kiểm kê lượng tồn kho bảo đảm rằng ghi chép về hàng hóa mua vào (dựa vào hóa đơn của nhà cung cấp) tương ứng với ghi nhận về giá vốn hàng bán nhận được (dựa vào phiếu nhập kho), từ đó loại bỏ những vấn đề phát sinh liên quan đến giá trị kho hàng.

Định giá trị kho hàng không thống nhất bắt nguồn từ 4 nguyên nhân sau đây:

Suy thoái kinh tế có thể là thời điểm chín muồi để nghĩ đến những tình huống vô vọng nhưng đó không phải là cái cớ cho sự phá sản của một doanh nghiệp bán lẻ. Thay vì sợ hãi và mù quáng cắt giảm mọi thứ, nhà bán lẻ nên tập trung và nhanh nhẹn thích ứng.

Đôi khi quay lại nền tảng cơ bản trong bán lẻ lại mang lại nhiều lợi ích. Nhà bán lẻ có thể nhập kho những hàng hóa mang tính chất khiến khách hàng không cưỡng lại được hoặc những món hàng có giá hời để mời mọc khách hàng mua chúng và những món khác có giá cao hơn nữa.

Cận cảnh quản trị kho và khách hàng

Tin tức báo chí về về tình trạng phá sản trong ngành bán lẻ có thể tạo ra ấn tượng về một viễn cảnh u ám. Tuy nhiên, nhiều nhà bán lẻ vẫn phát triển thành công trong thời kỳ tăng trưởng kinh tế chậm chạp này. Bí mật thành công của họ là gì?

Trong thời kỳ kinh tế khó khăn, đưa ra quyết định là việc đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại của doanh nghiệp bán lẻ. Biết được điểm mạnh và điểm yếu là chìa khóa để vạch ra những chiến lược đúng đắn. Hai vấn đề lớn đặt ra ở đây là vấn đề liên quan đến hiệu quả hàng hóa và hiệu quả hoạt động.

Thứ nhất, hoạt động chính của ngành bán lẻ chính là bán hàng hóa. Tuy nhiên, điểm phân biệt giữa một nhà bán lẻ này với một nhà bán lẻ khác chính là khả năng cung cấp đúng sản phẩm với đúng mức giá tại đúng địa điểm vào đúng thời gian. Bằng cách tạo ra “4 điều đúng” trên, nhà bán lẻ đã xây dựng cho mình tấm chắn bảo vệ cứng cáp chống lại sự dao động thất thường của nền kinh tế và niềm tin của người tiêu dùng.