English 
Vietnamese AstraZeneca, nhà sản xuất vaccine ngừa COVID-19, đã không còn là cái tên xa lạ đối với chúng ta. Trong bài viết hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách mà người khổng lồ ngành dược này tự động hóa quy trình quản lý công tác phí.
Kể từ khi thành lập thông qua một cuộc sáp nhập vào năm 1999, AstraZeneca trở thành một trong số các tập đoàn dược phẩm và dược phẩm sinh học lớn nhất thế giới, tập trung chủ yếu vào nghiên cứu và phát triển để đạt được những đột phá trong y học.
Đối với một doanh nghiệp quy mô toàn cầu với hơn 70.000 nhân viên như AstraZeneca thì việc quản lý chi phí đi lại, ăn ở và tiếp khách (travel and entertainment) cho nhân viên chắc chắn cũng là một bài toán lớn. Tuy nhiên, vấn đề là công ty đã thừa hưởng hai hệ thống quản lý chi phí khác nhau sau khi sáp nhập và cả hai đều đã lỗi thời và cần thay thế.
Tự hào là doanh nghiệp luôn biết cách khai thác triệt để sự đổi mới, khoa học và công nghệ, AstraZeneca bắt đầu thay đổi hoàn toàn việc quản lý chi phí của họ. Chìa khóa để đi đến thành công chính là tự động hóa.
Bằng cách thay thế hai hệ thống lỗi thời bằng một hệ thống tự động mới, AstraZeneca hy vọng:
- Giảm chi phí bằng cách rút ngắn thời gian gửi yêu cầu chi phí và tinh giản quy trình phê duyệt báo cáo chi phí
- Cải thiện việc thực thi và tuân thủ chính sách nhờ hệ thống tự động có thể cảnh báo người quản lý về bất kỳ vi phạm nào.
- Khả năng thu thập và phân tích dữ liệu để thương lượng chiết khấu tốt hơn với các nhà cung cấp
- Hoàn ứng và hoàn trả chi phí nhanh hơn giúp tăng mức độ hài lòng của nhân viên
Đọc thêm: 10 Lý Do Vì Sao Bạn Cần Tự Động Hóa Quản Lý Chi Phí Công Ty
Vì sao cần tự động hóa việc quản lý công tác phí
Công tác phí (T&E expenses) thường là một trong những khía cạnh đuợc xem xét và cắt giảm trước nhất khi công ty cần tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, hoàn trả công tác phí cho nhân viên là một trong những quy trình thủ công lặp đi lặp lại và tốn thời gian nhất mà bất kỳ công ty nào cũng phải đối mặt.
Theo khảo sát của Aberdeen Group Research, “tự động hóa quản lý chi phí có thể giúp doanh nghiệp giảm ít nhất 55% chi phí trên mỗi giao dịch và 28% thời gian để hoàn tất thủ tục”. Ngoài ra, 57% công ty được khảo sát cho rằng áp lực lớn nhất đến từ việc thiếu thông tin, gây trở ngại cho việc quản lý chi phí và tuân thủ.
Đọc thêm: Dana-Farber cắt giảm 40% thời gian lập ngân sách như thế nào?
Giải pháp quản lý chi phí tự động giúp nghiệp tăng khả năng kiểm soát và có nhiều thông tin hữu ích hơn để ra các quyết định nhằm tiết kiệm và duy trì việc tuân thủ.
Tự động hóa cũng giúp doanh nghiệp bạn loại bỏ bớt giấy tờ, dữ liệu được nhập trực tiếp vào hệ thống tự động và các hình ảnh biên lai sẽ được tự động đối chiếu với các giao dịch đó.
Từ đó, doanh nghiệp cũng sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian xử lý để xem xét, ghi chú và phê duyệt số tiền mà nhân viên của bạn đang dùng. Một công cụ quản lý chi phí tự động phù hợp với các chính sách và quy định về công tác của công ty bạn còn phải tích hợp khả năng tự động đánh dấu các chi phí sai quy định.
Theo một nghiên cứu khác của Aberdeen Group (2016), việc sử dụng một công cụ tự động quản lý công tác phí của nhân viên giúp làm tăng tỷ lệ tuân thủ T&E trung bình lên 26%.
Tự động hóa quản lý chi phí của bạn cũng sẽ tăng năng suất của nhân viên vì họ không còn phải lãng phí thời gian vào các tác vụ như thu thập biên lai và gửi báo cáo chi phí.
Đọc thêm: 5 cách giúp bạn quản lý chi phí của nhân viên
Việc tự động hóa các tác vụ này có thể giúp việc theo dõi chi phí và hoàn trả kịp thời dễ dàng và nhanh chóng hơn. Giảm thiểu chi phí chỉ là một trong những lợi ích dễ thấy nhất khi ứng dụng giải pháp quản lý chi phí tự động. Những lợi ích khác phải kể đến chính là các công cụ này thường không quá đắt và dễ triển khai.
Nhân viên lạm dụng quy trình T&E để trục lợi là một thực tế đáng buồn. Một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Hiệp hội chuyên điều tra tra gian lận (ACFE) cho biết trường hợp nhân viên khai gian chi phí chiếm tổng cộng 13,8%. Bằng cách tự động hóa, chúng ta có quyền truy cập vào dữ liệu để hiểu ngọn ngành các khoảng chi tiêu doanh nghiệp của nhân viên.
Đọc thêm: 6 dấu hiệu gian lận từ nhân viên khi khai báo chi tiêu
Tại sao AstraZeneca chọn giải pháp Quản lý Chi phí của Infor
Giải pháp Quản lý Chi phí của Infor (Infor XM) đã vượt qua quá trình lựa chọn phần mềm nghiêm ngặt và trở thành lựa chọn của AstraZeneca vì không chỉ đáp ứng các yêu cầu về công nghệ và chức năng mà giải pháp còn có thể đáp ứng một số yêu cầu đặc biệt khác.
Michael Herubin, Quản lý Bộ phận Bồi hoàn Chi phí tại AstraZeneca lúc bấy giờ, cho biết: “Theo bảng đánh giá của chúng tôi, Infor đáp ứng được các yêu cầu của chúng tôi, ngoài ra, nhóm kiểm toán nội bộ của chúng tôi khá thích các tính năng quản lý và giải pháp cũng phù hợp với môi trường công nghệ của chúng tôi. Thêm vào đó, trải nghiệm giải pháp trong thực tế và trực tuyến đều suôn sẻ và chúng tôi nhận thấy dịch vụ chăm sóc khách hàng của Infor đặc biệt tốt”.
Infor XM là một bộ giải pháp tích hợp bốn ứng dụng (Báo cáo Chi phí, Kế hoạch Công tác, Yêu cầu Thanh toán, Bảng chấm công) giúp loại bỏ các quy trình thủ công, hỗ trợ ứng dụng di động, tích hợp tính năng cộng tác, và hoàn toàn có thể triển khai trên đám mây hoặc tại chỗ. Giải pháp tự động hóa các quy trình liên quan đến chi phí và thắt chặt quản lý chính sách, giúp giảm chi phí hành chính, sai sót và tình trạng cố ý gian lận.
Hệ thống cũng cảnh báo nhân viên về các vi phạm, cho phép họ đưa ra giải thích /sửa chữa trước khi gửi kế hoạch / chi phí.
Lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý chi phí tự động
Tuy nhiên, quá trình lựa chọn phần mềm chỉ là bước khởi đầu của hành trình triển khai hệ thống. Dự án đã được bắt đầu vào tháng 9 và dự kiến sẽ được triển khai vào tháng 4.
Bất chấp thời gian biểu hạn hẹp, hệ thống đã được đưa vào hoạt động vào ngày 30 tháng 4 và được triển khai cho 10.500 người dùng.
AstraZeneca ngay lập tức nhận được lợi tức đầu tư đáng kể kể từ khi triển khai Infor XM:
- Mặc dù số người dùng báo cáo chi phí đã tăng từ 9.900 lên 11.500 và chi tiêu công tác phí mỗi năm tăng từ 180 triệu USD lên 193 triệu USD, số lượng nhân viên cần để vận hành hệ thống đã giảm từ 12 xuống còn 5 người.
- Chi phí tồn đọng của báo cáo và biên lai hơn 45 ngày đã giảm từ 8 triệu USD xuống còn 1.4 triệu USD.
- Số lượng báo cáo chi phí và chứng từ thu chi trên 45 ngày còn tồn đọng đã giảm từ 7.977 xuống còn 1.000.
- Tỷ lệ thanh toán bằng thẻ tín dụng so với tiền mặt tăng từ 7/3 lên 9/1.
- Tỷ lệ báo cáo chi phí được kiểm toán đã tăng từ dưới 4% lên 10%.
Mặc dù mỗi kết quả trên đều là một cải tiến lớn, nhưng quan trọng nhất chính là AstraZeneca đã có thể giảm đáng kể chi phí hoạt động tổng thể.
Giải pháp Quản lý Chi phí Infor XM cũng có thể đem đến cho doanh nghiệp bạn những thay đổi tích cực. Hãy liên hệ với TRG để được tư vấn miễn phí ngay hôm nay!
