DN sản xuất nên lựa chọn phần mềm kế toán độc lập hay ERP?

Ngành sản xuất đã phải chứng kiến không ít biến động cũng như thay đổi đáng kinh ngạc trong nhiều thế kỷ qua. Dây chuyền và quy trình sản xuất ngày càng được hiện đại hóa nhằm hạn chế tối đa sơ suất cũng như thất thoát. Một quy trình tối ưu đòi hỏi một hệ thống kế toán tiên tiến nhằm cải thiện năng suất, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và đảm bảo các doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng các quy định về kế toán.

Trong bài viết trước, TRG đã điểm qua những tính năng cần phải có trong một phần mềm kế toán dành cho ngành sản xuất. Tuy nhiên, giữa một phần mềm kế toán độc lập và một giải pháp ERP hoàn chỉnh mà trong đó đã bao gồm một mô-đun dành cho kế toán thì giải pháp nào sẽ là lựa chọn thích hợp hơn?

Module kế toán ERP hay phần mềm kế toán độc lập, giải pháp nào phù hợp nhất với doanh nghiệp sản xuất?

Trong những ngày đầu mới thành lập, không ít doanh nghiệp trong đó có doanh nghiệp sản xuất, thường sử dụng các phần mềm spreadsheet cơ bản để giải quyết các tác vụ kế toán hằng ngày. Nhưng khi doanh nghiệp ngày càng phát triển, họ không thể nào tiếp tục sử dụng spreadsheet để xử lý các nhu cầu tài chính ngày càng phức tạp.

Vì vậy, việc doanh nghiệp cân nhắc nâng cấp hệ thống quản lý là điều dễ hiểu. Cũng chính vì vậy mà dẫn đến một bài toán khó giải khác - đầu tư vào một hệ thống ERP đã bao gồm một tính năng dành cho bộ phận kế toán hay chỉ đầu tư vào một phần mềm chuyên sâu dành riêng cho kế toán?

Infographic: Đánh giá và so sánh các giải pháp ERP hàng đầu

Cân nhắc lợi ích

Với phần mềm kế toán, các nhà sản xuất có thể tinh giản và tự động hóa các nghiệp vụ kế toán - tài chính thủ công như nhập liệu, tạo giao dịch, xuất báo cáo, truy vấn và phê duyệt. Việc loại bỏ các quy trình thủ công sẽ giúp bộ phận kế toán thanh toán đúng hạn, kết sổ nhanh chóng, báo cáo đúng số liệu đồng thời vẫn tuân thủ chặt chẽ các quy định kế toán của địa phương và quốc tế.

Một vài giải pháp quản lý kế toán hiện nay còn tích hợp sẵn các tính năng đa ngôn ngữ, đa tiền tệ và phân tích dữ liệu thông minh nhằm tạo thuận tiện cho người dùng tinh giản các quy trình tạo báo cáo và đưa ra quyết định mang tính chiến lược nhanh chóng hơn.

Trong khi đó, lợi ích mà một giải pháp ERP có thể đem đến cho doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở bộ phận kế toán. Giải pháp cung cấp khả năng hiển thị vượt trội, cho phép nhà sản xuất có cái nhìn toàn diện nhất về thực trạng vận hành, giúp quản lý truy xuất tức thì insight của bộ phận kế toán hay của bộ phận bán hàng, tiếp thị, xưởng, thậm chí từ bộ phận nhân sự.

Ngoài ra, ERP còn sở hữu các tính năng đặc thù, tiện lợi trong việc giúp nhà sản xuất và phân phối giảm lượng hàng tồn kho, tiết kiệm chi phí, quản lý kế hoạch sản xuất, chuỗi cung ứng, giao hàng, v.v…

Cân nhắc mức độ phù hợp

Phần mềm kế toán được thiết kế chỉ để đáp ứng nhu cầu đặc thù của bộ phận kế toán. Mặt khác, ERP là một giải pháp toàn năng, bao gồm nhiều phân hệ phục vụ nhiều bộ phận khác nhau. Vì vậy, nhà sản xuất sẽ không cần đầu tư nhiều hệ thống riêng biệt cho từng bộ phận. Một lợi thế của ERP là tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ trong cùng một hệ thống thay vì rời rạc, trải dài trong nhiều ứng dụng.

Một yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp sản xuất cần xem xét cẩn thận chính là khả năng tùy chỉnh của từng giải pháp. Nếu doanh nghiệp phục vụ cho thị trường ngách hoặc có yêu cầu đặc biệt, việc tùy chỉnh một hệ thống phức tạp như ERP sẽ rất khó khăn, tốn thời gian và tốn kém.

Không thể khẳng định rằng tùy chỉnh hệ thống kế toán sẽ ít tốn kém hay ít thách thức hơn nhưng đây vẫn là một giải pháp có quy mô nhỏ hơn so với ERP, doanh nghiệp sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian và công sức để triển khai giải pháp.

Cân nhắc thời gian triển khai

Thời gian triển khai ERP hiển nhiên sẽ lâu hơn nhiều so với phần mềm kế toán. Trung bình, một doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa có thể mất từ 6 đến 12 tháng để hoàn thành một dự án triển khai ERP.

Quá trình lập kế hoạch, triển khai, đào tạo sử dụng phần mềm kế toán sẽ diễn ra nhanh hơn vì là hệ thống độc lập có số lượng người dùng ít hơn, do đó cũng sẽ không gây ảnh hưởng đến các bộ phận khác trong khi triển khai.

Đọc thêm: 7 câu hỏi các CEO nên cân nhắc trước khi triển khai dự án ERP

Giải pháp nền tảng đám mây là xu hướng hiện đại ngày nay

Theo nghiên cứu được thực hiện vào năm 2019 bởi Allied Market Research, tỉ lệ tăng trưởng lũy kế hằng năm (CAGR) cho thị trường phần mềm ERP được dự đoán sẽ tăng 10,2% từ năm 2019 đến 2026. 

Ngành công nghiệp sản xuất tuy vẫn chiếm đa số thị phần giải pháp ERP nhưng trong những năm gần đây, thị trường dần xuất hiện những “người chơi mới” như dược phẩm, sản xuất ô tô, may mặc, điện tử tiêu dùng.

Sự xuất hiện của các ngành công nghiệp mới này cùng với các thị trường mới nổi, tỷ lệ triển khai giải pháp thành công và các yếu tố khác đã thúc đẩy các nhà cung cấp phần mềm cho ra đời những mô hình ERP nền tảng đám mây linh hoạt hơn nhằm thay thế giải pháp tại chỗ truyền thống.

Ngoài ERP nền tảng đám mây, doanh nghiệp sản xuất cũng bắt đầu áp dụng các công nghệ tiên tiến khác, trong đó, IoT, AI và phân tích big data là những xu hướng nhận được nhiều sự quan tâm nhất. Những công nghệ này được cho là sẽ giúp gia tăng năng suất, giảm thiểu tối đa rủi ro và sự can thiệp của con người.

Tương tự như ERP, phần mềm kế toán cũng nhận được nhiều chú ý và cải tiến đáng kể trong những năm gần đây. Nổi bật nhất chính là hệ thống quản lý tài chính nền tảng đám mây tiên tiến cho phép tự động hóa hơn 50% quy trình kế toán hiện tại.

Không chỉ giúp ích cho bộ phận kế toán, nghiên cứu cũng cho biết “tự động hóa” là chìa khóa giúp thúc đẩy nhiều ngành công nghiêp phát triển. Thêm vào đó, 58% chuyên viên kế toán trong báo cáo Sage Practice of Now năm 2019 dự đoán việc tận dụng AI để hỗ trợ phân tích chuyên sâu và ra quyết định là hoàn toàn khả thi trong vòng 3 năm sắp tới. 

Đọc thêm: Tương lai của phần mềm kế toán Infor SunSystems – Cloud, bảo mật & AI 

Các chuyên viên kế toán sẽ dần chuyển sang áp dụng các giải pháp quản lý tài chính và kế toán tiên tiến hơn thay vì spreadsheet như trước đây. Theo thống kê của Finances Online, tỷ lệ CAGR của phần mềm kế toán được dự kiến ​​là 8,5% từ năm 2019 đến 2024. Bắc Mỹ sẽ là một trong những khu vực đầu tiên áp dụng rộng rãi phần mềm kế toán thế hệ mới, đứng thứ hai là các quốc gia thuộc khu vực Châu Á Thái Bình Dương.

Đáng chú ý nhất chính là tỷ lệ các tập đoàn đa quốc gia, các doanh nghiệp sản xuất quy mô lớn đã và đang sử dụng giải pháp đám mây - 58% là con số được ghi nhận trong thống kê của Finances Online.

Điều này chứng tỏ rằng các giải pháp đám mây đang dần trở nên thiết yếu. Các tính năng mạnh mẽ và lợi ích của các giải pháp này đem đến không chỉ bó buộc trong một loại hình kinh doanh nhất định mà còn tác động tích cực đến mọi doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực cũng như quy mô.

Có không ít người dùng nhầm lẫn phần mềm kế toán và ERP là một. Thực tế rằng chúng là hai giải pháp độc lập được thiết kế để phục vụ các mục đích khác nhau. Đối với các nhà sản xuất, mỗi phần mềm đều có ưu và nhược điểm riêng, giải pháp nào phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc phần lớn vào nhu cầu của họ.

Thông qua bài viết hôm nay, TRG muốn nhắn nhủ rằng đã đến lúc bạn ngừng việc sử dụng và chia sẻ dữ liệu spreadsheet một cách thủ công vì điều này chỉ gây khó khăn cho doanh nghiệp bạn khi truy xuất thông tin, hay khi bạn phải ra quyết định nhanh chóng để phản ứng lại thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay.

Chi phí để triển khai và triển khai phần mềm kế toán thực tế chỉ bằng một phần của ERP, nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc những tính năng của nó không thể giúp doanh nghiệp bạn phát triển. Nhưng khi việc kinh doanh ngày càng thuận lợi thì việc bạn chuyển sang một hệ thống tích hợp hơn là một điều hiển nhiên. Và để bạn có cái nhìn toàn diện hơn về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp thì đó là điều mà chỉ phần mềm ERP có thể cung cấp.

Bạn đang tìm kiếm một phần mềm kế toán nhằm tinh giản và tự động hóa hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp? Yêu cầu tư vấn giải pháp kế toán của TRG ngay hôm nay!