English 
Vietnamese Khi doanh nghiệp ngày càng số hóa, việc tự động hóa quản lý chi phí bằng các gải pháp nền tảng đám mây tự nhiên cũng được cân nhắc nhằm cải thiện các quy trình kinh doanh hiện tại cũng như thắt chặt và phổ biến quy định quản lý chi phí đến từng bộ phận.
Đọc thêm: Vì sao không nên kiểm soát quá chặt chi phí quản lý doanh nghiệp (GA)?
Theo Aberdeen Group Research, “việc tự động hóa chi phí có thể làm giảm ít nhất 55% chi phí của mỗi giao dịch và 28% thời gian duyệt chi”.
57% công ty được Aberdeen khảo sát cho rằng khả năng hiển thị thấp và việc tuân thủ là những thách thức hàng đầu. Các giải pháp quản lý chi phí như Infor có thể giúp các công ty tăng khả năng hiển thị kèm theo đó là các lợi ích như kiểm soát để tiết kiệm và duy trì tuân thủ.
Chủ động quản lý các chi phí T&E với giải pháp Quản lý Chi phí Infor Expense Management
Infor Expense Management là một giải pháp quản lý chi phí công tác và giải trí (travel and entertainment, T&E) dành riêng cho doanh nghiệp. Đây là một bộ giải pháp tích hợp bốn ứng dụng: báo cáo chi phí, lập kế hoạch công tác, yêu cầu thanh toán, và bảng chấm công.
Infor Expense Management giúp doanh nghiệp bạn loại bỏ các quy trình thủ công đồng thời:
- Cải thiện quy định và các chính sách chi tiêu dành cho nhân viên
- Tiết kiệm hơn nhờ tận dụng hiệu quả thông tin sẵn có để thương lượng với nhà cung cấp và áp dụng chiết khấu
- Giảm bớt các lượt công tác và mua hàng không cần thiết
- Giảm nhân sự cần để xử lý tài liệu và chi phí hành chính
- Rút ngắn thời gian phê duyệt của quản lý
Giải pháp tự động hóa các quy trình liên quan đến chi phí và giúp thắt chặt việc thực thi chính sách, giảm chi phí quản lý, sai sót cũng như các sự cố gian lận đồng thời mang lại hiệu suất và độ bảo mật vượt trội. Bạn còn có thể triển khai cập nhật chính sách hoặc quy trình mới toàn cầu tức thời ngay sau khi ban hành.
Đọc thêm: AstraZeneca đã tự động hóa việc quản lý chi phí như thế nào?
Ngoài ra, giải pháp còn có thể được triển khai tại chỗ hoặc trên đám mây thông qua nền tảng Amazon Web Services (AWS). Giải pháp còn có cả phiên bản ứng dụng cho di động, tạo thuận tiện cho bạn quản lý chặt chẽ mọi chi phí của nhân viên dù đang ở đâu, dù doanh nghiệp bạn chỉ có một hay nhiều trụ sở.
Thiết kế của Infor Expense Management chú trọng vào trải nghiệm của người dùng, hợp lý hóa tất cả giai đoạn của quy trình báo cáo chi phí, giúp doanh nghiệp tổng hợp đầy đủ và chính xác thông tin giao dịch, từ đó, cải thiện cách bạn kiểm soát chi tiêu do nhân viên khởi xướng, tạo cơ hội tiết kiệm chi phí.
Hệ thống cũng cảnh báo nhân viên vi phạm, cho phép họ đưa ra giải thích/ sửa chữa trước khi gửi kế hoạch/ hóa đơn. Giải pháp đảm bảo bảo mật tuyệt đối, đáp ứng những doanh nghiệp và quy định khắt khe nhất, kể cả yêu cầu nghiêm ngặt nhất của Sarbanes-Oxley.
Đọc thêm: 6 dấu hiệu nhân viên đang lừa dối bạn trong các khoản chi phí
Tổng quan 4 chức năng (mô-đun) chính của Infor Expense Management
Mô-đun báo cáo chi tiêu
Loại bỏ các tác vụ giấy tờ thủ công bằng mô-đun báo cáo chi phí của Infor Expense Management. Mô-đun cho phép nhân viên của bạn dễ dàng quét và tải lên các biên lai/ tài liệu chi tiêu đồng thời:
- Kiểm soát các chi phí của nhân viên
- Xác định các cơ hội để cải tiến
- Giảm thời gian và chi phí để tạo và xử lý báo cáo
- Tránh trường hợp phải triển khai lại hoặc thay đổi chính sách công ty để phù hợp phần mềm
- Và điền trước yêu cầu duyệt chi, cải thiện năng suất nhân viên
Đọc thêm: Vì sao doanh nghiệp sản xuất cần chú tâm hơn vào phân bổ chi phí?
Mô-đun lập kế hoạch công tác
Infor Expense Management có khả năng tự động hóa toàn bộ quá trình công tác của nhân viên, từ lập kế hoạch trước chuyến đi đến kết toán sau chuyến đi.
Giải pháp cung cấp cho bạn các dữ liệu hữu ích về công ty và nhân viên, cho phép bạn kiểm soát và giảm thiểu các chuyến công tác đắt đỏ không cần thiết, đưa ra cảnh báo, thắt chặt việc thực thi chính sách và phê duyệt kế hoạch nhanh hơn.
Mô-đun đề nghị thanh toán
Mô-đun này sẽ phù hợp cho các công ty có quy trình thanh toán phức tạp và có thể giúp bạn:
- Nắm bắt đầy đủ thông tin cần thiết, tự động hóa các quy trình hay chậm trễ như thanh toán cho nhà cung cấp
- Theo dõi hiệu quả và phân bổ chính xác chi phí mua hàng cho nhân viên, từ đó giảm thiểu sai sót hoặc các vi phạm dễ bị bỏ qua trong quá trình lập yêu cầu và đặt hàng
- Rút ngắn quá trình phê duyệt làm các nhà cung cấp hài lòng
Đọc thêm: Raymond James Financial đã cắt giảm 50% thời gian báo cáo như thế nào
Mô-đun bảng chấm công
Tránh các công việc thủ công, tốn thời gian, dễ sai sót và tập trung vào những tác vụ quan trọng với chức năng theo dõi thời gian có trong mô-đun Bảng chấm công (timesheet) của giải pháp Infor Expense Management.
Mô-đun giúp tiết kiệm chi phí đồng thời gia tăng hiệu quả và năng suất nhân viên nhờ vào khả năng tạo bảng chấm công tự động và chính xác trong thời gian ngắn, hỗ trợ cả nhân viên toàn thời gian và thời vụ, rút ngắn thời gian xử lý cũng như thời gian thu hồi tiền hàng tồn đọng.
Bạn sẽ không còn phải ghi chép mọi thứ trên giấy, vừa thủ công vừa mất thời gian; nay, tự động hóa chính là chìa khóa để thành công. Infor Expense Management mang đến cho doanh nghiệp bạn vô vàn lợi ích, đứng đầu chính là giúp bạn nắm quyền kiểm soát.
Triển khai nhanh chóng
Kết hợp Infor Expense Management với giải pháp hỗ trợ tăng tốc triển khai (Infor Implementation Accelator) không những sẽ giúp việc triển khai diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng mà còn nên một giải pháp quản lý và báo cáo chi phí linh hoạt.
Rủi ro khi triển khai cũng giảm đáng kể, nhân viên cũng bớt áp lực cũng như phần mềm ít tốn kém nhưng linh hoạt hơn, cho phép bạn tùy chỉnh sao cho phù hợp nhất với công ty của mình.
Trên đây điểm qua một vài tính năng nổi bật của Infor Expense Managemen và lợi ích giải pháp có thể đem đến cho bạn, nhân viên cũng như quản lý của bạn. Một điều cũng cần bạn lưu ý nữa chính là xác định các giao dịch chi tiêu ảnh hưởng thế nào đến tổng thể mục tiêu kinh doanh nhằm tránh bỏ lỡ các chi phí ẩn trong quá trình quản lý chi phí T&E.
Để biết thêm thông tin về Infor Expense Management và cách ứng dụng giải pháp cho doanh nghiệp bạn, vui lòng liên hệ để được tư vấn ngay hôm nay!
