Trong những giai đoạn bất ổn và cam go về ngân sách, các quản lý có thể sẽ phải thực hiện nhiều cuộc nói chuyện khó khăn với nhân viên. Nội dung của buổi nói chuyện có thể là cho nhân viên nghỉ việc, thông báo về việc tái cơ cấu tổ chức, hoặc chỉ là thảo luận về những khúc mắc và căng thẳng trong công việc.

1. Chuẩn bị cho cuộc nói chuyện

Trước khi bắt đầu một cuộc nói chuyện khó khăn, hãy tự hỏi bản thân mình một số câu hỏi chính yếu. Sau đó, tham khảo ý kiến của bộ phận nhân sự, đồng nghiệp và những người phù hợp khác để chắc rằng bạn hài lòng với câu trả lời.

Những câu hỏi chính yếu bao gồm:

• Mục đích cuộc nói chuyện của tôi là gì?
• Tôi muốn đạt được gì?
• Kết quả lý tưởng nhất có thể có là gì?
• Người sắp nói chuyện với tôi sẽ có những phản ứng gì đối với những tin tức mà tôi thông báo?
• “Lối thoát” cho tôi và người nói chuyện là gì?
• Thái độ của tôi trong cuộc đối thoại ảnh hưởng như thế nào đến kết quả dự tính.tiế

Tiếp theo, bạn cần thực hành cuộc đối thoại. Bạn có thể thực hành trong đầu, hoặc trực tiếp với cấp trên, trợ lý hoặc bộ phận nhân sự.

Đọc thêm: 4 chiến lược Nhân sự không thể thiếu với DN có tầm nhìn dài hạn

2. Làm chủ cuộc nói chuyện

Kết quả của cuộc nói chuyện có khả quan hay không phụ thuộc vào hai điều: bạn nói gì và bạn nói về điều đó như thế nào. Cách thức tiếp cận và cách bạn thể hiện sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến những gì bạn nói và cách mà người khác nhận thức vấn đề đó.

Cần phải lưu tâm đến những cảm xúc mà cuộc nói chuyện có thể tạo ra. Nội dung cảm xúc cũng quan trọng không kém nội dung thông tin.

Luôn giữ mục tiêu của cuộc nói chuyện một cách rõ ràng. Không nên bị chi phối bởi các vấn đề ngoài lề.

Những gợi ý để mở đầu cuộc nói chuyện.

• Tôi muốn nói về...
• Tôi muốn hiểu rõ hơn về quan điểm của bạn.
• Chúng ta có thể nói về…
• Tôi muốn nói về…
• Tôi nghĩ chúng ta có khá nhiều quan điểm khác biệt về việc…

3. Hướng tới kết quả thành công

Tiếp cận cuộc nói chuyện với thái độ luôn tò mò và tìm hiểu. Đặt qua một bên các giả thiết và tìm hiểu về quan điểm của người khác càng nhiều càng tôt. Hãy để các nhân viên nói hết những gì họ muốn mà không cắt ngang.

Bạn cần phải nghe được những điều mà người khác cố gắng trình bày. Cách tốt nhất để  làm việc này là lập lại các tranh luận của họ. Bạn không nhất thiết phải đồng ý với họ. Nói rằng: “ Nghe chừng việc này có vẻ quan trọng với anh/chị” không có nghĩa là bạn sẽ quyết định làm theo điều mà họ muốn.

Củng cố vị trí của bạn mà không hạ thấp họ. Nhấn mạnh quan điểm của bạn  và làm rõ những điểm mà họ không hiểu.

Kết thúc bằng việc giải quyết vấn đề. Tìm những điểm mà cả hai đều đồng thuận về giải pháp và xác định các bước tiến hành. Nếu như không tìm thấy tiếng nói chung, hãy bắt đầu lại việc tìm hiểu ý kiến của đối phương.