Các bước áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKR

Mục tiêu và kết quả then chốt (OKR) là khung quản trị mục tiêu công việc, OKR giúp cải thiện sự gắn kết của nhân viên cũng như quản lý, giữ họ tập trung vào các mục tiêu chính và thúc đẩy họ phát triển cho sự thành công của doanh nghiệp. Về cơ bản, quy trình của OKRs bao gồm xác định các mục tiêu cho doanh nghiệp và theo dõi kết quả tiến hành sau một khoảng thời gian cụ thể.

ORK lần đầu được giới thiệu với Google bởi John Doerr, một trong những nhà đầu tư đầu tiên của Google kể từ khi thành lập. Công thức OKR nguyên mẫu của John Doerr là: “Tôi sẽ thực hiện … (Mục tiêu) được đo lường bởi … (các Kết quả then chốt)”. OKR được tạo thành từ các mục tiêu khác nhau, chính là "những gì tôi muốn đạt được", kết hợp với một số kết quả then chốt, cũng chính là "cách tôi sẽ hoàn thành các mục tiêu này".

Đọc thêm: OKR: Hệ thống quản trị mục tiêu của Google – Định nghĩa và lợi ích

Cách thiết lập một khung quản trị OKR

OKR được thiết lập để đảm bảo rằng các nhân viên hiểu rằng nỗ lực của họ sẽ đóng vai trò quan trọng trong thành công của doanh nghiệp, khi họ tuân thủ theo các giá trị và ưu tiên của doanh nghiệp. Điều quan trọng là khiến các nhân viên của bạn hiểu rằng các công việc họ thực hiện mỗi ngày đều có tác động đến thành công của công ty trong tương lai, bất kể vai trò của họ là gì.

Mục tiêu của OKR thường là những mục tiêu có tính tham vọng cao hoặc là các “mục tiêu mở rộng” buộc nhân viên của bạn phải xem xét lại cách thức làm việc của họ để đạt hiệu suất cao nhất. Những mục tiêu mở rộng này khiến các nhân viên phải theo đuổi những mục tiêu mà họ vốn xem như điều không tưởng, thúc đẩy họ trở nên sáng tạo và cấp tiến hơn trong công việc và trở nên năng suất hơn.

Đọc thêm: Bài học về lãnh đạo từ sự thất bại của Toys-R-Us

Thiết lập các mục tiêu (Objective)

Mục tiêu là những mô tả định tính về những điều doanh nghiệp muốn đạt được, các mục tiêu này giúp doanh nghiệp đi đúng hướng để đạt được kết quả mong muốn. Khi đặt mục tiêu, hãy trả lời câu hỏi: “Ưu tiên quan trọng nhất hiện tại của doanh nghiệp là gì?” Những mục tiêu được chọn sẽ gây khó khăn cho nhân viên của bạn, nhưng chúng không phải là không thể hoàn thành. Nói cách khác, các mục tiêu này phải là những mục tiêu thực tế, có thể thúc đẩy cả nhóm và giúp họ đạt được những kết quả lớn hơn và những thành tựu sáng tạo hơn.

Mục tiêu thường phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định: một chu kỳ ba tháng sẽ phù hợp hơn, tránh mắc phải sai lầm "đặt ra mục tiêu và quên mất". Đối với các lãnh đạo, kiểm tra những mục tiêu đã đặt ra và thiết lập các mục tiêu mới một cách có hệ thống sẽ giúp bạn theo dõi cẩn thận hiệu suất của cả nhóm và xác định hướng phát triển rõ ràng để thành công trong tương lai.

Đọc thêm: Lựa chọn phương pháp đánh giá nhân viên phù hợp với doanh nghiệp

Thiết lập các kết quả then chốt (Key result)

Các kết quả then chốt sẽ đi kèm với các mục tiêu đã chọn. Mỗi mục tiêu nên có từ 3 đến 4 kết quả then chốt để hỗ trợ đo lường quá trình hoàn thành các mục tiêu. Điểm quan trọng nhất của các kết quả then chốt chính là đảm bảo chúng là các mục tiêu định lượng, hoặc là những kết quả có thể đo lường được qua số liệu. Key result là những yếu tố giúp xác định sự thành công hoặc thất bại trong việc hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra.

Tránh tạo các kết quả then chốt không rõ ràng, bởi chúng là những yếu tố chính để các nhân viên của bạn tập trung vào khi thực hiện các nhiệm vụ của họ. Các kết quả then chốt góp phần hoàn thành các mục tiêu được đề ra, do đó, chúng phải có sự liên quan, rõ ràng và hợp lý để các nhân viên của bạn có thể đạt kết quả như mong đợi.

Đọc thêm: Yếu tố cơ bản cần có để thành lập nhóm mà lãnh đạo cần lưu ý

Những chỉ số đo lường của Key result có thể được kết hợp với các chỉ số khác như KPI để làm rõ hơn các tiêu chí của nó, đồng thời đo lường kết quả công việc cuối cùng của nhân viên. Thông thường, các kết quả của OKR sẽ áp dụng hệ thống nhị phân “0 và 1”. Nếu bạn ghi được 0,3 điểm hoặc 30 phần trăm mục tiêu, thì bạn đã không đạt các mục tiêu đã đặt ra. Trong khi đó, đạt số điểm 0,7 hoặc 70 phần trăm mục tiêu được đánh giá là đã đạt mục tiêu, bởi vì, các mục tiêu của OKR thường là mục tiêu dài hạn hoặc “mục tiêu kéo dài” và sẽ mất nhiều thời gian hơn một quý để hoàn thành.

Đọc thêm: HR Analytics: Phân tích dữ liệu trong Quản lý Nhân sự, tại sao không?

Ví dụ

Hãy tưởng tượng rằng bạn đã kết luận mục tiêu tiếp theo cho phòng Marketing là "Tăng sự hài lòng của khách hàng". Và để đạt được điều này, bạn cần phải thảo luận với cả nhóm và nhất trí với một danh sách các kết quả then chốt mà cuối cùng sẽ dẫn đến kết quả mong muốn của bạn.

- Mục tiêu: Tăng sự hài lòng của khách hàng

- Kết quả then chốt:

• Giảm thất thoát doanh thu thu từ X% xuống còn Y%.
• Tăng chỉ số Net Promoter Score (NPS) từ X lên Y.
• Tăng lượt truy cập trung bình hàng tuần của các khách hàng hiện có từ X lên Y.
• Tăng lưu lượng truy cập tự nhiên (organic) từ X lên Y.
• Tăng mức độ tương tác của khách hàng lên X%.

Các phương pháp thiết lập khung quản trị OKR hiệu quả nhất

Đầu tiên, triển khai một khung quản trị OKR cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Một nhịp độ làm việc phù hợp, đồng thời làm rõ các kỳ vọng của cấp lãnh đạo sẽ rất hữu ích để đảm bảo rằng mọi người đều cùng hướng đến một mục tiêu chung.

Tất cả các chỉ số dùng để đo lường Kết quả then chốt phải phù hợp với văn hóa làm việc và phù hợp với ưu tiên hiện tại của doanh nghiệp. Cụ thể hơn, các kết quả then chốt nên dựa theo mô hình S.M.A.R.T - cụ thể (specific), có thể đo lường được (measurable) và thực hiện được (achievable), phù hợp với mục tiêu của OKR (relevant) và được ràng buộc trong một khoản thời gian nhất định (time-bound). Các kết quả then chốt cần phải đo lường hoặc đánh giá được bằng số liệu. Tuy nhiên, chúng sẽ không mô tả cụ thể các nhiệm vụ để thu được kết quả như mong muốn.

Đọc thêm: Nên đào tạo và phát triển gì cho nhân viên?

Khi xác định mục tiêu, hãy nhớ rằng chúng phải phù hợp với mục đích của doanh nghiệp, cũng như các mục tiêu khác trong tổ chức. Điều quan trọng là đảm bảo các nhân viên hiểu rõ và xem các giá trị cốt lõi và ưu tiên của doanh nghiệp như của chính họ. Làm nổi bật sự tác động của mỗi cá nhân sẽ đóng góp cho thành công của doanh nghiệp như thế nào, và vì sao áp dụng khung OKR sẽ đảm bảo mọi nhiệm vụ đang được hướng dẫn bởi một quy trình quản trị hợp lý.

Đọc thêm: Đào tạo & Phát triển Nhân viên - Làm thế nào cho đúng?

Sau khi hoàn thành khung quản trị OKR, hãy đánh giá chúng một lần nữa để xác định các yếu tố thực sự hiệu quả, cũng như các yếu tố không đạt như kỳ vọng. Kiểm tra lại các đặc điểm chính của OKR một lần nữa: Các mục tiêu được chọn có khó để hoàn thành không? Các kết quả then chốt có thể đo lường được không? Tất cả các OKR đã được hoàn thành chưa? Chúng có phù hợp với chiến lược kinh doanh của bạn không? Đánh giá lại các OKR thường xuyên giúp đảm bảo chúng luôn phù hợp và cho phép bạn phát triển những gì đã thành công và khắc phục mọi chi tiết sai lệch.

Tải bài Whitepaper của TRG Talent ngay để tìm hiểu thêm về các xu hướng mới nhất và các phương pháp tiên tiến nhất trong quản lý tài năng.