Yếu tố cơ bản cần có để thành lập nhóm mà lãnh đạo cần lưu ý

Có lẽ bạn đã xem qua không ít hồ sơ xin việc hoàn hảo, ứng viên sở hữu bề dày kinh nghiệm và những kỹ năng chuyên môn mà bạn đang tìm kiếm. Tuy nhiên, trong thời gian thử việc bạn lại phát hiện ra rằng ứng viên này lại không phù hợp với môi trường nhóm và của công ty bạn.

Để một doanh nghiệp phát triển bền vững cần những đội nhóm có năng suất cao và những người lãnh đạo có khả năng truyền cảm hứng. Để tạo dựng được nhóm cần có những thành viên thích hợp, đúng thời điểm và đúng vị trí.

Infographic: So sánh kiểu lãnh đạo truyền thống và lãnh đạo hợp tác

Những yếu tố nào làm nên một nhóm?

Hình thức đội nhóm quen thuộc nhất chính là phòng ban/ bộ phận của bạn. Ngoài nhóm phòng ban, còn nhiều loại hình đội nhóm khác nhằm đáp ứng từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp như nhóm liên chức năng và nhóm tự quản.

Đọc thêm: Xây dựng, quản lý, giữ chân và phát triển đội ngũ bán hàng

Thành lập nhóm không hề dễ dàng vì mỗi cá nhân sở hữu một đức tin, giá trị, kinh nghiệm, v.v… khác nhau. Vì vậy, họ cũng sẽ thể hiện những giá trị đó khi làm việc chung trong một nhóm. Nếu những cá nhân này quá khác biệt sẽ gây nên mâu thuẫn không đáng có.

Tinh thần đội nhóm và hợp tác hoàn toàn có thể học được. Để đạt được thành công trong việc xây dựng nhóm, bạn cần chú ý đến những yếu tố cốt lõi sau nhằm đảm bảo nhóm bạn có thể hợp tác thuận lợi.

• Chỉ định nhóm trưởng: Một lỗi phổ biến mà khá nhiều doanh nghiệp mắc phải chính là không chỉ định một trưởng nhóm trong quá trình thành lập nhóm. Nhóm cũng giống như một xã hội thu nhỏ, cần một người lãnh đạo xứng đáng để quản lý, định hướng cũng như giải quyết mâu thuẫn nếu có.
• Xác định vai trò và nhiệm vụ: Từng thành viên sẽ làm gì, khả năng của họ đóng góp gì cho thành công của nhóm? Thêm vào đó, bạn cũng nên tìm hiểu những cá nhân trong nhóm. Động lực nào giúp thúc đẩy và phát huy tối đa tiềm năng của họ?
• Xác định mục tiêu: Mọi doanh nghiệp đều có những mục tiêu dài hạn. Việc thấu hiểu chúng giúp định hướng nhóm bạn, giúp mọi thành viên hiểu mình đang làm vì mục đích gì, và làm thế nào để họ hoàn thành những kế hoạch định sẵn đó.
• Thiết lập một vài quy tắc cơ bản: Khi tập hợp cùng lúc nhiều cá nhân, cho dù bạn đã lựa chọn những thành viên điềm tĩnh nhất thì cũng sẽ không tránh khỏi bất đồng quan điểm và mâu thuẫn xảy ra. Vì lẽ đó, liệt kê một vài quy tắc cơ bản trong nội bộ nhóm sẽ rất hữu ích. Ví dụ: làm sao để nhóm bạn thống nhất ý kiến trong buổi họp, quy trình sử dụng máy móc, thiết bị của nhóm như thế nào, làm sao để nhóm quản lý thời gian tốt hơn, quy trình đưa ra quyết định gồm những ai, v.v…

Đọc thêm: Doanh nghiệp có nên đầu tư phát triển lãnh đạo trong năm 2018?

Lựa chọn thành viên cho nhóm của bạn

Quyết định liệu một cá nhân có phải là lựa chọn “đúng đắn” cho nhóm của bạn, và cho cả doanh nghiệp, hay không là một câu hỏi khó. Lựa chọn thành viên cho nhóm giống như một ván cờ, mỗi bước đi đòi hỏi bạn phải cẩn trọng và tập trung.

Ngoài kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm, những yếu tố sau cũng quan trọng khi lựa chọn thành viên cho nhóm của bạn:

Phù hợp với công việc: Độ tương thích của cá nhân đó cho một công việc cụ thể. Như đã nêu ở trên, bạn cần đúng người, vào đúng thời điểm, cho đúng công việc mà nhóm bạn đang cần.

Đúng người, đúng việc là cá nhân phải sở hữu kỹ năng, kiến thức và hành vi phù hợp với vị trí trống trong nhóm của bạn. Đúng thời điểm nghĩa là cá nhân đó ứng tuyển cho vị trí này vào đúng lúc sự nghiệp của họ đang “chín muồi”.

Phù hợp nhóm: Cá nhân được chọn cần phải hòa hợp được với những thành viên khác trong nhóm của bạn. Hòa hợp bao gồm cả việc những cá tính độc đáo, cách suy nghĩ và cách họ phản ứng đều góp phần tích cực đến năng suất và kết quả của nhóm.

Thêm vào đó, những thành viên này cũng cần cởi mở đón nhận phản hồi, đóng góp ý kiến có tính xây dựng và tinh thần sẵn sàng phát triển thêm nếu có cơ hội.

Nhưng hơn cả việc tạo cảm hứng cho nhóm để họ luôn tích cực phấn đấu, đánh giá hiệu suất, phản hồi chi tiết và liên tục, một người quản lý và lãnh đạo thông minh cần phải cân nhắc cả yếu tố văn hóa đội nhóm hiện tại trong doanh nghiệp.

Theo Hội đồng Lãnh đạo Doanh nghiệp (Corporate Leadership Council), “khi nhân viên cảm thấy gắn kết và hài lòng, họ sẽ nỗ lực nhiều hơn nhằm giúp doanh nghiệp đạt thành công.” Chủ đề và lợi ích của việc gắn kết nhân viên đã được TRG Talent nhắc đến nhiều lần trong những bài viết trước. Vì lẽ đó, việc tạo dựng một môi trường công sở tích cực và văn hóa doanh nghiệp phù hợp với sự phát triển của từng cá nhân nhân viên và đội nhóm không những khiến họ tự hào mà còn góp phần tác động tích cực đến kết quả dài lâu.

Đọc thêm: 4 bước tạo dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả từ con số 0

Dưới cương vị là một quản lý, việc tạo dựng văn hóa đội nhóm cũng là một phần trách nhiệm của bạn. Nhưng bạn cảm thấy choáng ngợp trước lượng công việc khổng lồ và không biết bắt đầu từ đâu? Hãy để TRG Talent giúp bạn.

Với Giải pháp Cân bằng Đội nhóm, bạn nắm trong tay một bộ giải pháp thông minh hỗ trợ bạn trong quá trình tạo dựng nhóm, giảm thiểu mâu thuẫn, cải thiện giao tiếp giữa các thành viên và nhiều tính năng hữu ích khác. Yêu cầu một buổi demo Giải pháp Cân bằng Đội hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!