English 
Vietnamese Trong bài viết trước, chúng tôi đã đưa ra điều kiện tiên quyết cho việc triển khai dự án ERP đó là lên kế hoạch, bao gồm ba hoạt động chính: Tập trung mọi người vào dự án, đảm bảo rằng luôn có người giúp gỡ bỏ các chướng ngại của dự án và tìm hiểu lịch sử của công ty.
Sau khi hoàn thành các bước trên, đã đến lúc bạn bắt đầu xây dựng dự án ERP của mình. Hãy xem xét các bước sau đây:
Bước 4: Xây dựng cấu trúc dự án một cách thông minh.
Cơ cấu dự án một cách đúng đắn và xác định rõ các vai trò.
Thiếu một cấu trúc phù hợp và không xác định vai trò và trách nhiệm rõ ràng có thể là một vấn đề lớn cho dự án về lâu dài. Với những sai lầm này, đội dự án có thể mắc lỗi làm trùng nhiệm vụ hoặc bỏ qua việc thực hiện đúng những nhiệm vụ trọng tâm. Kết quả là, dự án có thể bị chậm tiến độ làm hao tổn chi phí thời gian, nguồn lực và tiền bạc.
Các bước đề nghị:
- Tổ chức một buổi họp kick-off Trong buổi họp này, mục đích là liên kết các thành viên trong nhóm, thiết lập và sắp xếp các mục tiêu làm rõ vai trò và trách nhiệm của các thành viên. Đừng quên mời các nhà tài trợ dự án để đảm bảo sự trung thực và sự tham gia của họ trong dự án.
- Nhấn mạnh những điểm tương tác tích hợp trong dự án Trong buổi họp tất cả nhân viên lần đầu, hãy đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai trò của mình cũng như làm thế nào để những đóng góp của họ có kết nối với các dòng công việc của những người khác.
- Nhấn mạnh cơ cấu nội bộ hiện tại. Để tạo cảm giác quen thuộc và giảm thiểu các trở ngại cho quá trình liên kết làm việc, hãy nhắc lại cho những người có liên quan về các phương tiện giao tiếp và các bộ phận ra quyết định tham gia trong suốt quá trình triển khai.
Bước 5: Tạo ra một mạng lưới quản lý thay đổi hiệu quả.
Đúng thông tin, đúng người, đúng thời điểm.
Phương châm này có ý nghĩa quan trọng trong việc điều hướng và tránh các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai ERP. Một mạng lưới gồm những người có sức ảnh hưởng cần được thành lập để hỗ trợ thông tin liên lạc hai chiều (chính thức và không chính thức); nhờ đó, người dùng có thể hiểu chuyện gì đang xảy ra và nguyên nhân của nó.
Các bước đề nghị:
- Tổ chức các cuộc họp thường xuyên. Một mạng lưới quản lý thay đổi, trong đó bao gồm những người có sức ảnh hưởng quan trọng từ các phòng ban tổ chức, cần phải có các cuộc họp thường xuyên để theo dõi tiến trình dự án. Điều này sẽ giúp các nhà lãnh đạo dự án thông báo thông tin đến toàn bộ đội dự án cũng như tăng sự minh bạch của quá trình dự án.
- Xây dựng trách nhiệm và quyền sở hữu trong mạng lưới quản trị thay đổi. Ủy thác cho các thành viên dự án quyền kiểm soát đối với hoạt động quản lý sự thay đổi trong các lĩnh vực chuyên môn của họ để họ có thể đảm bảo các giải pháp kịp thời và phù hợp với tình huống bất ngờ.
Việc làm bắt buộc để giải pháp ERP thực sự được áp dụng hiệu quả đó là đội ngũ nhân viên của bạn phải được chuẩn bị tốt cho quá trình chuyển đổi, không chỉ đối với hệ thống mới mà còn cả các phương pháp làm việc mới của doanh nghiệp. Để xây dựng một chương trình có hiệu quả, trước tiên bạn phải ước tính một cách toàn diện các yêu cầu về kiến thức và nhu cầu đào tạo của tổ chức. Một thước đo quan trọng để đánh giá việc triển khai ERP thành công là hệ thống được tất cả mọi người sử dụng một cách hiệu quả cũng như quá trình làm việc được tăng tốc đáng kể. Để làm điều này, bạn phải tổ chức một chương trình đào tạo hướng dẫn thu hẹp những khoảng cách giữa hệ thống cũ và mới.
Các bước đề nghị:
- Phát triển đào tạo dựa trên vai trò (cả hệ thống và quy trình). Để đảm bảo những người sử dụng khác nhau có thể nhanh chóng làm quen với môi trường mới và hệ thống, khóa học này cần được quy định bắt buộc với tất cả mọi người. Tài liệu tập huấn cần liên hệ chặt chẽ với tình hình doanh nghiệp, và các yêu cầu đào tạo phải được ưu tiên trước khi dự án chính thức đi vào hoạt động (go-live)
- Thiết kế một chiến lược đào tạo phù hợp. Việc đào tạo cần phải phù hợp với các nhu cầu hiện tại của tổ chức cũng như cung cấp những điều kiện tốt nhất cho giảng viên của bạn. Sự chuẩn bị cho cả giảng viên và người dùng cuối sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tận dụng hiệu quả hệ thống ERP của doanh nghiệp khi nó chính thức được "go-live"
Vậy là, sau một chuỗi ngày không ngừng lập kế hoạch và thực hiện dự án, hệ thống ERP của bạn cuối cùng đã đi vào hoạt động. Nhưng liệu rằng đến đây bạn có thể thở phào nhẹ nhõm? Chắc chắn là chưa. Có rất nhiều việc chi tiết sau khi hệ thống "go-live" mà bạn phải quan tâm đến trước khi doanh nghiệp của bạn thực sự có thể thu được lợi ích từ hệ thống.
Đón đọc bài viết cuối cùng của chúng tôi trong loạt bài viết "Các bước triển khai dự án ERP hiệu quả" vào tuần tới để tìm hiểu các bước cần làm sau khi hệ thống ERP của bạn đi "go-live"
Hoặc bạn có thể tải về tài liệu đầy đủ của chúng tôi "Hướng dẫn triển khai ERP thành công" ngay tại đây.
Những bài viết liên quan cùng chủ đề:
