Không ai phủ nhận những lợi ích lớn từ việc triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp.  Song bất cứ công cụ mạnh mẽ nào cũng là con dao hai lưỡi. Nếu thực hiện sai cách, hậu quả sẽ là vô cùng to lớn.

Hệ thống phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hay còn gọi là ERP, đã trở thành 1 thuật ngữ thông dụng với doanh nghiệp Việt Nam trong những năm gần đây. Có thể nói đây là xu thế tất yếu khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô hoạt động. Tuy nhiên, triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp luôn đòi hỏi dành nhiều thời gian, công sức và đầu tư vốn. Do đó, trước khi quyết định áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo công ty cần nhận định rõ ràng khó khăn và thuận lợi của ERP.

Rất nhiều chuyên gia về tinh gọn quy trình tranh cãi rằng ERP thực chất đi ngược lại với việc tinh gọn, và đây dường như là cảm giác chung khi tìm hiểu sơ về ERP. Tinh gọn là phát huy tối đa năng suất của con người, loại bỏ những công đoạn thừa thãi và đồng bộ quy trình công việc hiệu quả nhất có thể. Triển khai hệ thống ERP nghĩa là bạn đang sử dụng công nghệ và thay đổi cách làm việc của công ty để có thể đồng bộ với cấu trúc của hệ thống. Việc này có thể tạo ra những công việc dư thừa, nhưng lại cần thiết để đảm bảo hệ thống vận hành trôi chảy.

Trên thực tế, phần mềm ERP vẫn có thể được tin gọn như bất cứ công cụ nào khác. Điểm mấu chốt của vấn đề là đảm bảo bạn tận dụng được sự linh hoạt mà ERP cung cấp và ‘uốn’ nó theo ý muốn của mình. Sau đây là 5 nguyên tắc của tinh gọn quy trình khi áp dụng ERP.

Bước khởi đầu cho việc tích hợp hệ thống thống tin doanh nghiệp luôn là triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP). Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất thường ít quan tâm đến ERP, mặc dù họ lại rất quan tâm đến các giải pháp quản lý sản xuất cho doanh nghiệp. Việc các doanh nghiệp tỏ ra hoài nghi về giải pháp ERP trong việc xử lý thông tin tài chính và điều hành là một việc dễ hiểu khi họ không có đủ thông tin.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp 1 góc nhìn khác trong việc xử lý tích hợp thông tin tài chính và thông tin điều hành, quản trị công ty. Từ đó, giúp doanh nghiệp gỡ bỏ những hoài nghi về ERP, và có thể đưa ra những chiến lược phù hợp khi ứng dụng 1 hệ thống ERP vào doanh nghiệp.

Trong buổi hội nghị dành cho ngành kế toán gần đây, có 1 câu hỏi thú vị được được ra cho diễn giả rằng, “Anh có tin rằng khi việc ứng dụng hệ thống diễn ra, doanh nghiệp sẽ ngừng suy nghĩ, là đúng không?”. Nói cách khác hơn 1 chút, khi chọn 1 giải pháp hỗ trợ đưa ra quyết định thông qua phân tích các thông tin về điều hành và tài chính, việc cân nhắc hay tìm mua sẽ hiệu quả hơn.

Việc triển khai một hệ thống ERP luôn bao gồm nhiều yếu tố quan trọng. Những yếu tố này đan chặt với nhau, và xoay quanh các bước: yêu cầu phân tích, lập kế hoạch cho dự án, chạy thử và triển khai. Tất cả các bước này chỉ hiệu quả khi khâu quản trị quá trình hiệu quả. Vấn đề quản lý những thay đổi cơ bản xảy ra khi quá trình ứng dụng khiến công ty vào giai đoạn tái cấu trúc. Để huấn luyện nhân viên kiến thức về giải pháp phần mềm ERP và chức năng của nó nhằm mau chóng thích ứng với những khuôn khổ tổ chức, công ty cần có sự quan tâm đúng mức đến việc truyền đạt trong các buổi huấn luyện.

Quản trị sự thay đổi ở cấp tổ chức cần tập trung vào những điều cơ bản sau

a. Có đánh giá cho mức thay đổi, thiết kết và quy trình khi ứng dụng ERP

b. Đánh giá năng suất biểu hiện và tối ưu hệ thống ERP được hoàn thành

c. Tất cả các buổi huấn luyện được xác định và phân tích, theo sau đó là phát triển những nội dung phù hợp

Trong bài viết trước, chúng tôi đã đưa ra điều kiện tiên quyết cho việc triển khai dự án ERP đó là lên kế hoạch, bao gồm ba hoạt động chính: Tập trung mọi người vào dự án, đảm bảo rằng luôn có người giúp gỡ bỏ các chướng ngại của dự án và tìm hiểu lịch sử của công ty.

Sau khi hoàn thành các bước trên, đã đến lúc bạn bắt đầu xây dựng dự án ERP của mình. Hãy xem xét các bước sau đây:

Triển khai hệ thống ERP là một trong những dự án tốn chi phí, thời gian và phức tạp nhất mà một tổ chức cần thực hiện. Những rủi ro về những chi phí bất ngờ hay chậm tiến độ có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Do vậy, phác thảo một kế hoạch tốt ngay từ đầu là việc làm cần thiết để hạn chế những sai lầm tốn kém cho doanh nghiệp. Loạt bài viết này sẽ cung cấp cho bạn các bước cần thiết theo thứ tự để chuẩn bị cho một kế hoạch triển khai ERP thành công.

Trong bài viết trước, chúng tôi đã đề cập đến 2 vấn đề quan trọng cần làm trong quá trình lựa chọn hệ thống ERP cho doanh nghiệp bạn bao gồm: theo dõi thời gian triển khai, chi phí và tìm kiếm các công cụ lập kế hoạch thế hệ mới. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu 3 bước còn lại giúp bạn có được những thông tin cần thiết để ra quyết định lựa chọn hệ thống ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp