Xu hướng tuần làm việc 4 ngày. Bạn đã sẵn sàng chưa?

Bạn nghĩ những tổ chức áp dụng chính sách “làm việc ở khắp mọi nơi” (work from anywhere) là đã tiến bộ? Hãy suy nghĩ lại!

Trong khi các nhà tuyển dụng đau đầu suy nghĩ liệu nên kêu gọi nhân viên có mặt tại văn phòng toàn thời gian, áp dụng mô hình làm việc linh động, hay một phương thức hoàn toàn khác sao cho hợp lý thì việc cho phép nhân viên chỉ làm việc bốn ngày một tuần có thể là chìa khóa khai mở năng suất mà chúng ta chưa từng tưởng tượng ra trước đây.

Đọc thêm: Vì sao Growth Mindset (tư duy cầu tiến) quyết định thành công của bạn?

Xu hướng làm việc bốn ngày một tuần là như thế nào?

Đúng như tên gọi của nó, chế độ làm việc bốn ngày một tuần (four-day work week) cho phép nhân viên làm việc chỉ trong bốn ngày thay vì năm đến sáu ngày như thường lệ, và tận hưởng ba ngày nghỉ cuối tuần thay vì hai.

Đã có không ít buổi thử nghiệm được triển khai và kết quả đạt được khá tích cực, cụ thể là việc năng suất của nhân viên gia tăng đáng kể trong khi tình trạng kiệt sức cũng được giảm thiểu. Sự linh hoạt này đã trở thành một lợi thế đặc biệt nổi bật giúp thu hút nhân tài cho doanh nghiệp, nhất là phụ nữ và người có gia đình.

Nếu như bạn tìm kiếm những ví dụ áp dụng thành công mô hình làm việc bốn ngày một tuần, bạn sẽ thấy Microsoft Nhật Bản và Perpetual Guardian ở New Zealand là hai tên phổ biến nhất. Thực tế thì, phần lớn thành công trên diện rộng là nhờ vào ông Andrew Barnes, CEO của Perpetual Guardian, công ty phát triển bất động sản lớn nhất tại New Zealand.

Là một người cuồng công việc và tin rằng “thời gian làm việc dài hơn sẽ tốt hơn cho việc kinh doanh”, tuy nhiên động cơ khiến ông Barnes phải suy ngẫm lại chiến lược cho đội ngũ của mình chính là những hậu quả lâu dài do làm việc quá mức.

Theo như lời ông Barnes, “Cốt lõi của vấn đề này là không phải giờ phút nào chúng ta cũng đều làm việc hiệu quả,” điều này có nghĩa là có quá nhiều sự sao nhãng và thời gian lãng phí cần được cắt giảm.

Đọc thêm: 3 năng lực lãnh đạo và quản lý thiết yếu trong kỷ nguyên số

Ngày nay, mô hình một tuần làm việc bốn ngày đã được áp dụng rộng rãi bởi hơn 100 công ty trên toàn thế giới. Một số vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm nhưng phần lớn đã đưa vào áp dụng chính thức¹.

Ngoài Nhật Bản và New Zealand, những nước khác như Bỉ, Iceland, Tây Ban Nha, Scotland và Saudi Arabia (UAE) đều đã thử nghiệm thành công mô hình tuần làm việc bốn ngày. Tuy nhiên, tùy theo từng quốc gia mà chính sách được điều chỉnh khác nhau. Ví dụ, Bỉ giảm số ngày làm việc trong tuần nhưng tăng giờ làm trong ngày, trong khi Iceland vừa giảm bớt giờ làm vừa duy trì mức lương cho nhân viên.

Nếu doanh nghiệp bạn đang cân nhắc triển khai chế độ làm việc cấp tiến này, hãy lưu ý rằng, không có giải pháp triển khai nào là hoàn hảo cho mọi trường hợp. Mỗi một phương pháp là độc nhất, và các nhà tuyển dụng nên cân nhắc ưu nhược của mỗi phương pháp, đồng thời thu hút được sự đồng tình của nhân viên trước khi thực hiện sự chuyển đổi.

Đọc thêm: Muốn trao quyền nhiều hơn cho nhân viên? Hãy lười biếng!

Tác động của mô hình tuần làm việc

Theo thống kê, năng suất của nhân viên đã tăng nhanh hơn mức tăng lương thưởng theo thời gian. Theo dữ liệu thu thập được từ 183 ngành nghề khác nhau trong giai đoạn từ năm 1987 đến 2015², mức năng suất tăng đến 5% mỗi năm và những ngành áp dụng triệt để khoa học công nghệ tiên tiến có mức tăng đột biến nhất.

Tuy nhiên, mức lương thưởng vẫn chưa tương ứng với năng suất và chỉ tăng 2% mỗi năm. Sự tụt hậu này đã dẫn đến khoảng cách giữa năng suất và thu nhập ngày càng rộng, dẫn đến viễn cảnh nhân viên có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn nhưng vẫn chưa được nhận một mức lương xứng đáng.

Mô hình tuần làm việc 4 ngày có thể khắc phục và cho phép nhân viên cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân. Tuy nhiên, ý tưởng này trên thực tế vẫn những mặt bất lợi nhất định.

Hãy cùng nhau xem xét kỹ hơn về mặt lợi và mặt hại của chế độ làm việc này.

Lợi thế của việc áp dụng tuần làm việc 4 ngày

Cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn

Bạn đã bao giờ trải qua cảm giác cuối tuần trôi qua quá nhanh, chưa kịp thoải mái tận hưởng thời gian nghỉ ngơi thì thứ hai lại đến? Có thêm một ngày đồng nghĩa với việc mọi người sẽ có nhiều thời gian hơn để thực hiện các dự án cá nhân, sở thích hoặc đơn giản là có thêm thời gian quý giá để ở bên gia đình.

Điều này có thể làm giảm các tác động tiêu cực đến sức khỏe đối với người lao động và tăng cảm giác hạnh phúc, từ đó có thể nâng cao năng suất của nhân viên.

Đọc thêm: Ngoài vấn đề lương bổng, vì sao nhân viên bạn lại nghỉ việc?

Tăng năng suất

Khi có nhiều thời gian để nghỉ ngơi và thư giãn, năng suất lao động của nhân viên sẽ tăng vọt.

Sau cuộc thử nghiệm trên 2.500 người tham gia ở Iceland, kết quả cho thấy năng suất của họ đã tăng lên hoặc ít nhất là không thay đổi. Ngoài ra, sức khỏe của họ được cải thiện đáng kể, các quy trình được tối ưu hóa và đạt được sự cộng tác tốt hơn về tổng thể.

Những người tham gia thử nghiệm của Microsoft Nhật Bản đã thấy năng suất tăng đáng kể lên 40%, gần gấp đôi kết quả được báo cáo trong nghiên cứu của Perpetual Guardian ở New Zealand.

Lợi thế cạnh tranh trong tuyển dụng

Việc cho phép nhân viên lựa chọn cách thức, thời gian và địa điểm họ làm việc chắc chắn là một lợi thế lớn để thu hút nhân tài tiềm năng. Nó cho thấy rằng các công ty quan tâm đến hạnh phúc của nhân viên và trong cuộc chiến tranh giành nhân tài chất lượng ngày càng khốc liệt hiện nay, một chiến lược quản trị nhân sự bền vững có thể khiến các công ty trở nên nổi bật.

Chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh của Hoa Kỳ, Shake Shack, đã thử áp dụng mô hình tuần làm việc bốn ngày tại một số cửa hàng, bắt đầu bằng cách rút ngắn lịch trình của người quản lý xuống còn bốn ngày mỗi tuần. Điều này đã dẫn đến sự gia tăng đột biến trong tuyển dụng, đặc biệt là ở nữ giới.

Đọc thêm: Tự động hóa tuyển dụng: bước đi tất yếu trong chiến lược nhân sự

Tiết kiệm chi phí

Thống kê cho thấy rằng, ngay cả khi người sử dụng lao động cho phép nhân viên làm việc từ xa chỉ 50% thời gian, họ đã có thể tiết kiệm được khoảng 11.000 USD cho mỗi nhân viên mỗi năm³.

Mặc dù chi phí tiết kiệm được trong thời gian thử nghiệm tuần làm việc bốn ngày có thể không mang lại hiệu quả lớn đến như vậy, nhưng vẫn có thể đạt được những hiệu ứng tương tự. Người lao động tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách không phải di chuyển đến văn phòng, trong khi nhà tuyển dụng tiết kiệm bằng cách sử dụng ít điện và ít tiện ích hơn. Các nguồn lực khác như giấy tờ và dịch vụ bảo trì cũng giảm khi nhân viên không đến văn phòng.

Khuyết điểm của việc áp dụng mô hình tuần làm việc bốn ngày

Tất cả những lợi ích trên nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng thực tế là việc thực hiện không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Bạn phải điều chỉnh lại chính sách, lịch trình, và trang bị đầy đủ cho nhân viên cùng với các điều chỉnh khác.

Một điều cần xem xét là mô hình làm việc mới sẽ ảnh hưởng đến mọi khía cạnh doanh nghiệp và do đó, bất kỳ bên liên quan nào từ nhà cung cấp nguyên vật liệu đến đối tác và khách hàng đều phải được thông báo trước về sự thay đổi.

Đọc thêm: “Tôi sẽ nhận được gì từ việc này?” (WIIFM)

Nói cách khác, trong trường hợp khách hàng liên hệ với bộ phận dịch vụ khách hàng về một vấn đề khẩn cấp vào một ngày nghỉ ngoài Thứ Bảy và Chủ Nhật thông thường, các nhân viên tư vấn khách hàng có thể được phép không trả lời cho đến ngày làm việc tiếp theo.

Hơn nữa, các nhân viên cần phải dồn số lượng công việc của năm ngày thành bốn, việc này sẽ làm tăng áp lực để đảm bảo đáp ứng đúng thời hạn.

Quan trọng hơn hết, mô hình cấp tiến này không thể áp dụng cho mọi ngành, chẳng hạn như trong trường hợp của bộ phận dịch vụ khách hàng đã đề cập ở trên. Các lĩnh vực khác dịch vụ khác cũng có thể gặp thách thức khi áp dụng tuần làm việc bốn ngày. Khách hàng muốn các nhà bán lẻ mở cửa hàng ngày, và việc cho bác sĩ và y tá nghỉ thêm một ngày có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng.

Tầm quan trọng của nhân viên và các sự lựa chọn

Ngày nay, các phương pháp tiến bộ như mô hình làm việc linh động và tuần làm việc bốn ngày đang trở nên phổ biến, báo hiệu một nơi làm việc ngày càng linh hoạt, nơi sức khỏe và hạnh phúc của nhân viên được đặt lên hàng đầu.

Thực tế mà nói, việc áp dụng tuần làm việc bốn ngày có thể tăng lợi ích cho một số người, không phải tất cả. Nhưng khi các công ty trên thế giới đang phải vật lộn để lấp đầy các vị trí còn trống thì sự linh hoạt về cách thức, địa điểm, thời gian mà nhân viên có thể làm việc và làm việc với ai là một lợi thế cạnh tranh không thể bỏ qua.

Tính linh hoạt không chỉ nên giới hạn ở một vài phương án bắt buộc người ta phải chọn A hoặc B. Thay vì ép buộc lựa chọn, các công ty có thể cân nhắc kết hợp các phương án khác nhau để tạo ra một giải pháp thực sự phù hợp với văn hóa của từng công ty.

Hơn nữa, công việc là một môn thể thao mang tính tập thể; mỗi nhân viên là một phần của một đội lớn hơn và điều đó đôi khi đòi hỏi mọi người phải thỏa hiệp vì lợi ích lớn hơn. Nền tảng của tất cả là văn hóa công ty thúc đẩy và nuôi dưỡng sự cộng tác, tính chính trực, kaizen, v.v., và các nhà lãnh đạo và quản lý tập trung vào giá trị mà nhân viên đem lại thay vì họ đã làm ở đâu, khi nào hoặc cách họ làm điều đó.

Ngày nay, công việc không còn bị giới hạn bởi bốn bức tường văn phòng mà nó đã phát triển vượt bậc hơn thế nữa.

Nguồn:

1. https://himalayas.app/advice/companies-with-4-day-workweeks

2. https://www.bls.gov/opub/btn/volume-6/pdf/understanding-the-labor-productivity-and-compensation-gap.pdf

3. https://globalworkplaceanalytics.com/telecommuting-statistics