English 
Vietnamese Khi các doanh nghiệp đang tìm cách cắt giảm chi phí trong bối cảnh kinh tế còn nhiều khó khăn, bộ phận nhân sự cần phải làm gì?
Trong bài viết trước, chúng tôi đã trình bày về chi phí do việc tuyển dụng sai người. Hôm nay, chúng tôi sẽ tập trung vào một chiến lược thực tế để giảm thiểu những chi phí này.
Có tên gọi ARIA – viết tắt của Assessment, Refine, Interviews, Analytics – chiến lược này là một tập hợp các phương thức có thể giúp bạn cải thiện quy trình tuyển dụng của mình và giảm khả năng mắc sai lầm tốn kém.
Đọc thêm: 'Đại khủng hoảng lao động' - Tại sao hàng triệu nhân sự lại bỏ việc?
Nội dung
- A – Bài đánh giá (Assessments)
- R – Tinh chỉnh (Refine)
- I – Phỏng vấn (Interviews)
- A – Phân tích (Analytics)
A – Bài đánh giá (Assessments)
Trong khi các phương pháp tuyển chọn ứng viên truyền thống như phỏng vấn và đọc CV rất quen thuộc và tiện lợi, chúng khó có thể là cách đáng tin cậy nhất để đảm bảo bạn tuyển đúng ứng viên. Đây là lúc các bài đánh giá phát huy tác dụng, cung cấp một cách tiếp cận khoa học và khách quan hơn nhiều.
Có hai loại đánh giá mà bạn nên sử dụng:
1. Đánh giá tâm lý học (Psychometric assessments)
Đánh giá tâm lý học được sử dụng để đánh giá kỹ năng, tính cách, thái độ và kiến thức của ứng viên.
Kỹ thuật đánh giá này là một phương pháp khoa học hơn so với phỏng vấn truyền thống vì nó có thể dự đoán hiệu suất công việc tương lai của ứng viên một cách chính xác hơn.
Thậm chí, mô hình hiệu suất của tổ chức có thể được phát triển dựa trên kết quả của các đánh giá tâm lý học. Một đánh giá tâm lý học tốt sẽ cho phép bạn xác định được những cá nhân tài năng.
2. Đánh giá kỹ năng (Skills Assessments)
Đừng chỉ nghe theo lời của ứng viên – hãy kiểm tra kỹ năng của họ. Tùy thuộc vào vai trò, bạn có thể:
- Thực hiện các bài kiểm tra kỹ thuật cho các kỹ năng đặc biệt của từng vai trò.
- Sử dụng đánh giá tính cách để đánh giá sự phù hợp về văn hóa.
- Giao nhiệm vụ thực tế hoặc nghiên cứu trường hợp liên quan đến vị trí.
Những đánh giá này cung cấp bằng chứng hữu hình về khả năng của ứng viên, giảm thiểu rủi ro tuyển sai người.
Đọc thêm: 3 Bước đi đúng để không tự đánh giá cao kỹ năng lãnh đạo
R – Tinh chỉnh (Refine)
Rất nguy hiểm nếu rơi vào trạng thái tự mãn với những gì bạn đã làm từ lâu. Hãy liên tục tinh chỉnh mọi thứ bạn làm, ngay cả đối với các nghiệp vụ có vẻ quen thuộc và đơn giản. Bạn có thể ngạc nhiên về mức độ cải thiện mà bạn có thể đạt được.
1. Tinh chỉnh mô tả công việc
Một mô tả công việc rõ ràng và toàn diện là hàng rào phòng thủ đầu tiên của bạn chống lại việc tuyển dụng sai người. Hãy dành thời gian để:
- Phối hợp với các trưởng bộ phận để xác định chính xác yêu cầu của vai trò.
- Phác thảo rõ ràng các kỳ vọng, trách nhiệm và kỹ năng cần thiết.
- Bao gồm thông tin về văn hóa và giá trị của công ty.
Bằng cách vẽ nên một bức tranh chính xác về vai trò và tổ chức của bạn, bạn sẽ thu hút được nhiều ứng viên phù hợp hơn ngay từ đầu.
Đọc thêm: Đánh giá trước tuyển dụng: Chìa khóa cho một đội ngũ gắn kết
2. Tinh chỉnh chương trình nhân viên giới thiệu nhân viên
Nhân viên hiện tại của bạn có thể là một nguồn tài nguyên quý giá trong việc tìm kiếm ứng viên chất lượng. Hãy cân nhắc:
- Thực hiện một chương trình giới thiệu nhân viên mạnh mẽ
- Cung cấp ưu đãi cho việc tuyển dụng thành công
- Khuyến khích nhân viên tận dụng mạng lưới của họ
Những ứng viên được giới thiệu thường hiểu rõ hơn về văn hóa công ty của bạn và có nhiều khả năng phù hợp hơn.
3. Tinh chỉnh quy trình kiểm tra lý lịch
Mặc dù có thể mất nhiều thời gian, nhưng việc kiểm tra lý lịch toàn diện có thể cứu bạn khỏi những sai lầm tốn kém. Hãy chắc chắn:
- Xác minh trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc.
- Kiểm tra kỹ càng các tài liệu tham khảo, đặt những câu hỏi cụ thể về hiệu suất.
- Cân nhắc kiểm tra trên mạng xã hội, nếu phù hợp với pháp luật.
Những kiểm tra này có thể tiết lộ những dấu hiệu đáng báo động mà có thể không rõ ràng trong quá trình phỏng vấn.
4. Tinh chỉnh thời gian thử việc
Thời gian thử việc cho phép cả nhà tuyển dụng và nhân viên mới đánh giá sự phù hợp. Trong thời gian này:
- Đặt ra kỳ vọng và mốc thành tích rõ ràng.
- Cung cấp phản hồi và hỗ trợ thường xuyên.
- Chuẩn bị sẵn sàng đưa ra quyết định khó khăn nếu không phù hợp.
Cách tiếp cận này cho phép bạn giải quyết các vấn đề sớm, có thể tránh được toàn bộ chi phí của việc tuyển dụng sai người.
5. Tinh chỉnh quy trình onboarding
Một chương trình onboarding được cấu trúc tốt có thể giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, hiểu rõ vai trò của họ và thành công trong vị trí mới. Tập trung vào:
- Lập kế hoạch chi tiết cho quá trình onboarding không chỉ cho tuần đầu tiên.
- Chỉ định người cố vấn (mentor) cho nhân viên mới.
- Kiểm tra thường xuyên với nhân viên mới để giải quyết mọi vấn đề kịp thời.
Onboarding hiệu quả cải thiện sự lưu giữ và giúp nhân viên mới trở nên năng suất hơn nhanh chóng.
I – Phỏng vấn (Interviews)
Như đã đề cập ở trên, khoa học đã chứng minh rằng phỏng vấn tuyển dụng kiểu truyền thống (không có cấu trúc) là không đáng tin cậy.
Mặc dù ít phổ biến hơn, phỏng vấn có cấu trúc được chứng minh là hiệu quả hơn trong việc dự đoán khả năng thành công của ứng viên. Các cuộc phỏng vấn có cấu trúc cho phép người quản lý tuyển dụng tạo ra mối liên hệ cá nhân với ứng viên trong khi giảm thiểu tác động của định kiến.
Cách tiến hành phỏng vấn có cấu trúc
Phỏng vấn có cấu trúc loại bỏ hầu hết các định kiến và chủ quan thông qua tiêu chuẩn hóa. Tất cả các ứng viên đều được hỏi cùng một câu hỏi, những câu hỏi này liên quan đến công việc và được thiết kế cẩn thận để đo lường kỹ năng, năng lực và kinh nghiệm cụ thể của ứng viên. Nên tránh các câu hỏi ngẫu nhiên, câu đố mẹo.
Đầu tiên, danh sách các câu hỏi liên quan đến công việc phải được viết ra, thử nghiệm và xác nhận. Trọng số được gán cho từng câu hỏi theo tầm quan trọng tương đối của nó.
Sau đó, các câu hỏi phải được áp dụng từng ứng viên theo cách nhất quán. Và câu trả lời của ứng viên phải được chấm điểm cẩn thận trong quá trình phỏng vấn.
Mỗi câu hỏi được gán một trọng số nhất định vì chúng không có tầm quan trọng như nhau. Người phỏng vấn cũng nên chấm điểm cho từng câu trả lời ngay lập tức thay vì đợi đến cuối buổi để đảm bảo khách quan và chính xác.
Tốt nhất là danh sách câu hỏi sẽ được xem xét và cập nhật theo thời gian để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả của chúng. Điều này cũng giúp ngăn chặn ứng viên nhận được câu hỏi từ những người được phỏng vấn trước đó và luyện tập câu trả lời của họ trước.
Tại sao các cuộc phỏng vấn có cấu trúc lại hiệu quả?
Nền tảng của các cuộc phỏng vấn có cấu trúc khá đơn giản – hành vi quá khứ của ứng viên là dự đoán tốt nhất về hiệu suất tương lai của họ. Thông thường, hai loại câu hỏi xuất hiện trong một cuộc phỏng vấn có cấu trúc – hành vi và tình huống.
Đọc thêm: 7 điểm khác biệt của 1 buổi phỏng vấn tuyển dụng tại Microsoft
Các câu hỏi về hành vi yêu cầu ứng viên mô tả những gì họ thực sự đã đạt được hoặc trải qua trong công việc trước đây. Ví dụ: “Hãy kể cho tôi nghe về một dự án mà bạn đã không hoàn thành” hoặc “Hãy kể cho tôi nghe về một thời điểm mà bạn phải làm việc với những người bạn không thích”.
Các câu hỏi tình huống yêu cầu ứng viên giải thích cách họ sẽ xử lý các tình huống cụ thể liên quan đến công việc. Ví dụ: “Bạn sẽ làm gì nếu sếp từ chối hầu hết ý tưởng của bạn?” hoặc “Bạn sẽ làm gì nếu được giao một nhiệm vụ mà bạn không được đào tạo để làm?”
Cách tiếp cận này giúp giảm định kiến và tăng khả năng chọn đúng ứng viên.
A – Phân tích (Analytics)
Bộ phận nhân sự hiện đang sở hữu một núi dữ liệu liên quan đến không chỉ các ứng viên tiềm năng mà còn cả nhân viên hiện tại, chẳng hạn như hiệu suất, lịch sử công việc, lương thưởng, đào tạo, v.v.
Kết quả là, bộ phận nhân sự phải tìm cách tốt hơn để khai thác và tận dụng dữ liệu đầy ắp này.
Lợi ích của phân tích là tăng tính hiệu quả về chi phí của chức năng thu hút tài năng bằng cách:
- Giúp người tuyển dụng tiết kiệm thời gian với các quy trình tự động hóa, vốn có thể tốn nhiều công sức.
- Đưa ra quyết định tuyển dụng chất lượng khi định kiến nhận thức giờ đây đã được loại bỏ.
- Liên kết các mục tiêu tuyển dụng với các mục tiêu kinh doanh, dự đoán tăng trưởng tương lai.
Mục đích của việc sử dụng phân tích trong nhân sự không chỉ là tổng hợp dữ liệu của nhân viên mà còn sử dụng dữ liệu để mô hình hóa và dự đoán khả năng nhằm tối ưu hóa khoản đầu tư của tổ chức vào vốn nhân lực của mình.
Đọc thêm: HR Analytics: Phân tích dữ liệu trong Quản lý Nhân sự, tại sao không?
Mặc dù nhiều tổ chức nhận ra những lợi ích to lớn mà phân tích mang lại, nhưng rất ít tổ chức thực sự có khả năng trong lĩnh vực này. Câu hỏi đặt ra là, làm thế nào bạn triển khai phân tích nhân sự trong tổ chức của mình?
Bạn có thể bắt đầu với những bước này:
Bước 1: Thiết lập một văn hóa khuyến khích ra quyết định dựa trên số liệu. Điều này bao gồm việc chấp nhận với rủi ro và có khả năng sử dụng dữ liệu thay vì chỉ dựa vào ý kiến và cảm giác của mình.
Bước 2: Đánh giá các vấn đề hiện tại của bạn và đặt ra các mục tiêu cụ thể và thực tế trước khi thu thập dữ liệu. Hiện nay, nhiều giải pháp quản lý tài năng cung cấp khả năng phân tích tích hợp sẵn. Vì nhiều nhà cung cấp dịch vụ cũng cung cấp dùng thử miễn phí, đây là một cơ hội tuyệt vời để kiểm tra tính phù hợp của phần mềm với dữ liệu của riêng bạn.
Bước 3: Diễn giải kết quả của việc thu thập và phân tích dữ liệu của bạn và tiến hành bước tiếp theo trong chiến lược quản lý tài năng của bạn.
Mặc dù không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro tuyển dụng sai người, nhưng chiến lược này có thể làm giảm đáng kể tần suất và tác động của chúng. Bằng cách thực hiện các phương pháp thực hành tốt nhất này, bạn không chỉ cắt giảm chi phí mà còn xây dựng một lực lượng lao động hiệu quả hơn, gắn kết hơn. Hãy nhớ rằng, mỗi lần tuyển dụng thành công đều là một khoản đầu tư cho thành công tương lai của công ty bạn.
Quy trình tuyển dụng hiện đại có thể trông như thế nào? Tải ebook của chúng tôi và tìm hiểu thêm.
