English 
Vietnamese Trong thế giới phẳng ngày nay, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) không chỉ cạnh tranh với nhau mà còn với các tập đoàn lớn khác, và công nghệ chính là chìa khóa để các SMB có thể đứng vững trước các đối thủ khổng lồ.
Đó là lí do vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đầu tư triển khai hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP), giải pháp mà trước đây thường chỉ dành riêng cho các doanh nghiệp quy mô lớn với nguồn lực dồi dào.
Tại sao DN vừa và nhỏ cần ERP?
Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ vận hành dựa trên phương châm: "sử dụng những gì hiện có. Làm mọi thứ trong khả năng.”
Các công ty nhỏ với số lượng giao dịch hạn chế thường sử dụng những công cụ rẻ hơn như bảng tính Excel, hay các phần mềm riêng lẻ như phần mềm kế toán, quản lý kho v.v...
Tuy có chi phí thấp và dễ sử dụng, cách thức này dễ gây nên những vấn đề như sai sót, rò rỉ thông tin bảo mật cũng như thông tin sai lệch là không thể tránh khỏi khi quy mô tổ chức ngày càng phát triển.
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cho rằng hệ thống kinh doanh tích hợp như ERP ngày nay chỉ phù hợp với các tập đoàn có quy mô lớn do chi phí sở hữu cao, quá trình triển khai phức tạp và các kỳ thanh toán bảo trì tốn kèm sau đó.
Inforgraphic: Lợi ích kinh tế của ERP Đám Mây (cloud ERP)
Tuy nhiên, chỉ trong vòng một thập kỷ, doanh nghiệp chứng kiến sự thay đổi rõ rệt, đặc biệt là sự ra đời của các bộ giải pháp ERP dựng sẵn, sẵn sàng sử dụng được thiết kế dành riêng cho các SMB lại còn dễ dàng triển khai.
Sự xuất hiện của điện toán đám mây, các tùy chọn trả tiền khi sử dụng và ít yêu cầu kỹ năng chuyên sâu đối với ERP đã khiến không ít SMB cân nhắc triển khai giải pháp này nhằm mong muốn tinh giản hệ thống vận hành và phát triển hiệu quả hơn.
Hệ thống ERP có thể giúp SMB chuẩn bị cho tương lai như thế nào?
Duy trì dữ liệu trên bảng tính đơn giản tuy ít tốn kém hơn nhưng khi các SMB phát triển, chi phí đầu tư thêm cho nguồn nhân lực và từng phần mềm quản lý dữ liệu riêng lẻ cho từng bộ phận dần dà sẽ “bào mỏng” doanh thu của doanh nghiệp.
Đọc thêm: 7 "thảm họa" tài chính do sai sót khi sử dụng Excel (P.1)
Trong môi trường đầy cạnh tranh hiện nay, việc thiếu phần mềm kinh doanh tích hợp có thể tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh do SMB không kiểm soát được toàn bộ dữ liệu và thực trạng vận hành theo thời gian thực.
Dưới đây là cách hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp vươn đến thành công trong tương lai:
1. Ra quyết định sáng suốt hơn
Nhanh chóng đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên thông tin chính xác sẵn có bất cứ khi nào.
Hệ thống ERP lưu trữ dữ liệu tập trung trong thời gian thực, giúp dễ dàng truy cập thông tin đã được tiêu chuẩn hóa. ERP giúp các doanh nghiệp tự tin đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, thậm chí là việc so sánh dữ liệu trong quá khứ và hiện tại cũng dễ dàng hơn.
Hệ thống ERP cũng có thể cung cấp dữ liệu phân tích. Do đó, các hoạt động lập ngân sách, lập kế hoạch và dự báo cũng trở nên tự nhiên hơn.
Đọc thêm: Những ngộ nhận phổ biến nhất về ERP đám mây (cloud ERP)
2. Tăng năng suất
Một hệ thống ERP có thể lưu trữ tập trung nhiều loại dữ liệu. Điển hình như các dữ liệu quan trọng giữa các bộ phận như thông tin về nhà cung cấp, khách hàng, sản phẩm và vật liệu, hóa đơn đều có sẵn trên một hệ thống duy nhất.
Người dùng không cần mất thời gian chờ các phòng ban cập nhật và điều chỉnh dữ liệu nhận được trong Excel thành định dạng mong muốn. ERP giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm thời gian, truyền đạt thông tin nhất quán và đáng tin cậy nhằm giảm tối đa sai sót của con người.
Hầu hết các hoạt động trở nên tinh gọn, khiến người dùng tập trung hơn vào công việc kinh doanh thực tế.
Đọc thêm: Đánh giá phần mềm ERP cho ngành sản xuất Infor CloudSuite
3. Bảo mật và minh bạch hơn
Vì mọi dữ liệu luôn có sẵn trong thời gian thực và có thể được trích xuất dễ dàng bất cứ lúc nào nên khả năng giả mạo dữ liệu sẽ bị hạn chế. Để có thể truy cập dữ liệu cần thông tin đăng nhập và hệ thống ERP cũng thường duy trì lịch sử hoạt động người dùng để hạn chế nguy cơ dữ liệu bị tiết lộ ra ngoài.
Tất cả người dùng đều sử dụng cùng một thông tin và do đó, phạm vi trình bày sai sự thật và sai số liệu rất hiếm khi xảy ra. Ít người tiếp xúc với dữ liệu hơn vì việc nhập dữ liệu vào hệ thống không còn phức tạp và dễ dàng tiếp cận hơn nhiều so với việc duy trì dữ liệu trên bảng tính.
Đọc thêm: Bảo vệ dữ liệu trên đám mây: 5 lớp bảo mật của Infor CloudSuite
4. Tăng sự hài lòng của khách hàng
ERP hệ thống hóa các quy trình kinh doanh giúp SMB tăng hiệu quả hoạt động. Giải pháp cung cấp kết quả nhất quán và đáng tin cậy giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và dùng số tiền này đầu tư vào khách hàng.
Vì những lý do này, khách hàng có thể tin tưởng vào việc đơn hàng sẽ được xử lý và giao hàng một cách chính xác, đúng hẹn, đạt tiêu chuẩn chất lượng với giá thành hợp lý. Ngoài ra, vì nhân viên có thời gian tập trung vào công việc kinh doanh thay vì nhập liệu thủ công, họ có thể đưa ra nhiều đề xuất cải tiến và nhiều loại hình sản phẩm hơn.
Một số hệ thống ERP cũng bao gồm hệ thống CRM, giúp nâng cao hơn nữa khả năng chăm sóc khách hàng và thậm chí cả trải nghiệm dịch vụ khách hàng. Doanh nghiệp cũng có thể thu thập phản hồi và giải quyết các khiếu nại một cách có hệ thống từ đó tạo dựng các mối quan hệ tích cực với khách hàng.
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng hệ thống ERP có thể quản lý dữ liệu của họ tốt hơn. Hệ thống ERP duy trì tính bảo mật, mang lại sự linh hoạt hơn trong quản lý dữ liệu đồng thời giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất. Các giải pháp cho phép SMB đưa ra các quyết định kịp thời và hiệu quả dẫn đến tăng doanh thu và lợi nhuận, giảm thiểu các hệ thống công nghệ lỗi thời để doanh nghiệp sẵn sàng cho sự thành công lâu dài.
Bạn đang cân nhắc triển khai giải pháp ERP? Đừng bỏ lỡ cơ hội cập nhật những xu hướng mới nhất trong lĩnh vực phần mềm ERP hiện nay.
