English 
Vietnamese Chỉ nỗ lực thôi không đồng nghĩa với việc sẽ tạo ra một đội ngũ làm việc hiệu quả. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng chúng ta vẫn không thể tránh khỏi văn hóa làm việc đến kiệt sức. Thay vào đó, yếu tố mang tính quyết định cốt lõi nhất nằm ở tư duy của người quản lý và văn hóa doanh nghiệp.
Đọc thêm: Thấu hiểu tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp trong tuyển dụng
Tư duy quản lý lạc hậu
Một suy nghĩ lỗi thời về làm việc hiệu quả là “muốn đạt kết quả cao thì cần phải cố gắng hết sức”. Điều này không còn đúng với thực tại nhưng nhiều quản lý vẫn tin vào điều đó. Họ có thể luôn miệng nói về “làm thế nào để chăm sóc tốt bản thân” nhưng tư duy của họ lại có thiên hướng của thập niên 80 hơn là hiện tại (với những câu cửa miệng như: “Có chí thì nên” hay “Muốn đạt được thành công, cần cống hiến 110% sức lực”).
Khi các quản lý cho rằng họ có thể “dụ dỗ” nhân viên cày 80 giờ làm một tuần bằng các lớp yoga miễn phí giúp giảm căng thẳng vào mỗi thứ sáu, họ vô tình tạo ra sự mâu thuẫn độc hại. Đó là ví dụ kinh điển cho những gì mà chúng ta thường gọi là “tiến thoái lưỡng nan”; nhân viên không thể nói về mâu thuẫn này và họ càng không có quyền được cất tiếng nói.
Đọc thêm: 3 năng lực lãnh đạo và quản lý thiết yếu trong kỷ nguyên số
Và hậu quả là, những nỗ lực tích cực để ngăn ngừa tình trạng kiệt sức trở nên vô nghĩa. Nếu bạn nghĩ rằng những cá nhân cống hiến hết sức mình cho công việc (overarchiever) chính là tác nhân của việc kiệt sức thì bạn đã sai.
Một nghiên cứu của McKinsey về vấn đề kiệt sức nơi công sở đã chỉ ra rằng, “trong số 15 quốc gia tham gia khảo sát, hành vi độc hại nơi làm việc là yếu tố lớn nhất dẫn đến những triệu chứng kiệt sức và chúng đang có xu hướng ngày càng tăng”.
Những tư duy lỗi thời này không những không thúc đẩy năng suất mà còn góp phần gia tăng sự độc hại và tình trạng kiệt sức nơi làm việc. Chúng ta cần thay vào đó một tư duy quản lý cởi mở hơn, hướng đến việc phát triển con người một cách tốt nhất. Thay vì cứ cho rằng “nỗ lực hết mình sẽ mang đến kết quả tốt nhất” thì chúng ta có thể thay đổi góc nhìn khác đi một chút: “tối ưu nỗ lực để đạt kết quả tốt nhất”.
Đôi khi, nỗ lực ít cũng có thể mang đến thành công ngoài mong đợi.
Tư duy quản lý mới
Việc áp dụng quy tắc 85% có thể cải thiện điều này. Quy tắc 85% là để đạt được kết quả tối đa, bạn cần phải bỏ ngay suy nghĩ cống hiến hết sức. Dùng hết 100% sức lực làm việc sẽ chỉ khiến bạn kiệt sức và kết quả không tốt như mong đợi.
Ví dụ, trong quá trình chạy nước rút, nếu vận động viên tăng tốc quá sớm thì họ sẽ về đích chậm hơn so với những người còn lại.
Như Carl Lewis - người đã từng thắng chín huy chương vàng Olympic đã giải thích rằng, quan niệm “có công mài sắt có ngày nên kim” thật vô lý. “Việc đào tạo nhân viên cần phải hợp lý. Trong đa số trường hợp, việc nghỉ ngơi quan trọng hơn gồng mình hết sức để làm việc”.
Huấn luyện viên của Lewis, Tom Tellez, gợi ý rằng những người đạt thành tích cao nhất trong cuộc thi chạy nước rút thường thư giãn hàm, mặt và mắt của họ. Ông khuyên, “Đừng nghiến răng. Nếu bạn làm thế, căng thẳng sẽ lan ra đến cổ và chân của bạn.”
Infographic: Sự khác biệt giữa Quản lý và Lãnh đạo
Cách xây dựng nhóm làm việc hiệu quả mà không khiến mọi người kiệt sức
Xác định thời gian kết thúc giờ làm việc
Nếu có thể, quản lý nên xác định giờ kết thúc ngày làm việc. Khi bản thân người quản lý cảm thấy mơ hồ về thời gian làm việc của một ngày, họ có thể lâm vào tình trạng mệt mỏi vì phải liên tục đưa ra quyết định, khiến hiệu suất giảm dần hoặc thậm chí nhận được phản hồi tiêu cực từ nhân viên của mình.
Những người quản lý “độc hại” xem việc thiết lập thời điểm dừng làm việc sao cho hợp lý là điều không thể. Một đồng nghiệp đã từng nói với tôi rằng sếp của họ từng khẳng định: “Anh sẽ không thể thăng tiến nếu anh chỉ muốn về nhà đúng giờ để ăn tối cùng gia đình”.
Những quản lý theo phong cách “giao dịch” thì xem việc nhân viên kết thúc ngày làm đúng giờ là điều bất đắc dĩ phải làm. Họ để mọi người tuân theo lịch trình một cách miễn cưỡng.
Còn đối với các quản lý theo đuổi phong cách “đổi mới”, họ nhấn mạnh việc nhân viên có giờ giấc nghỉ ngơi hợp lý.
Ví dụ, khi một nhân viên mới tại công ty cổ phần tư nhân muốn tạo ấn tượng tốt trong những ngày đầu làm việc, anh ta sẽ tan làm muộn hơn. Suy cho cùng, anh ấy đã quen với nếp làm việc tại các công ty trước đó và cho rằng việc làm thêm ngoài giờ sẽ nhận được sự tán dương từ những người khác.
Nhưng đối với công ty này thì khác. Khi thấy anh ta vẫn ngồi ở bàn làm việc trong khi các đồng nghiệp khác đã ra về, quản lý anh ấy nói: “Sao anh vẫn ở đây? Chúng ta không làm việc muộn ngoại trừ trường hợp khẩn cấp. Tôi muốn anh tỉnh táo hơn vào sáng mai. Hãy về nhà đi."
Đọc thêm: Vì sao Growth Mindset (tư duy cầu tiến) quyết định thành công của bạn?
Yêu cầu ít hơn một chút so với năng suất tối đa
Nỗ lực và sự mệt mỏi có thể khiến bạn nhầm lẫn rằng nỗ lực tối đa chính là những gì thực sự tạo ra kết quả tối đa. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng vậy. Các nhà quản lý có thể kiểm định điều này bằng cách yêu cầu thành viên trong nhóm “tiết chế” năng lực của mình dưới mức tối đa.
Để coach nhân viên duy trì trạng thái tốt nhất, các nhà quản lý nên hỏi “Bạn cảm thấy như thế nào khi làm việc ở cường độ 100%?” và “Làm cách nào bạn có thể giữ tỷ lệ này tại mức 85%?” Loại nhận thức mức độ gắng sức này là một khái niệm được sử dụng trong y học phục hồi chức năng để ngăn chặn sự mệt mỏi tiềm ẩn, nhưng các quản lý cũng có thể sử dụng phương thức này để giúp nhân viên của họ duy trì trạng thái tốt nhất.
Infographic: Phân biệt Mentoring (Cố vấn) và Coaching (Khai vấn)
Hãy hỏi “tôi đã làm công việc của bạn trở nên căng thẳng hơn mức cần thiết như thế nào?”
Những nhân viên ưu tú hàng đầu thường là những người tự có động lực thúc đẩy bản thân, vì vậy nếu quản lý họ như những người khác sẽ làm họ kiệt sức, khiến họ có nguy cơ bỏ cuộc. Một nghiên cứu của Trung tâm trí tuệ cảm xúc của đại học Yale và Quỹ Faas với hơn 1.000 nhân viên tại Hoa Kỳ cho biết 20% trong số đó vừa gắn kết cao vừa bị kiệt sức nơi làm việc.
“Nhóm mệt mỏi nhưng gắn kết” này đam mê công việc của họ, nhưng đồng thời họ cũng có mức độ căng thẳng và thất vọng cao. Đây là những nhân viên có nguy cơ nghỉ việc cao nhất - cao hơn cả những nhân viên không thật sự gắn bó với công việc. Điều này cho thấy rằng các công ty có thể mất đi những nhân viên có năng lực nhất không phải do thiếu sự gắn kết, mà là do mức độ căng thẳng và kiệt sức của họ.
Để tránh điều này, các quản lý có thể hỏi những siêu sao này “Tôi đã làm gì khiến cho công việc của bạn trở nên căng thẳng hơn mức cần thiết?” — từ đó có những động thái cần thiết để cải thiện tình hình.
Đọc thêm: 3 năng lực lãnh đạo và quản lý thiết yếu trong kỷ nguyên số
Khuyến khích các quyết định đúng 85%
Khi đưa ra quyết định trong một nhóm, đừng quá đặt nặng việc phải “hoàn hảo 100%”. Hãy cho những người khác biết rằng ngay cả khi quyết định dù đúng 85% vẫn có thể được chấp nhận.
Nghiên cứu đã chỉ ra thế giới có hai loại người theo chủ nghĩa hoàn hảo khác nhau. Nhóm đầu tiên là những người cầu toàn hướng đến “tìm kiếm sự xuất sắc”: đây là những người tự đặt ra tiêu chuẩn cao cho bản thân và những người khác.
Nhóm thứ hai là những người cầu toàn “tránh phạm phải sai lầm”: họ là những người lúc nào cũng lo lắng rằng những gì họ làm là chưa đủ hoặc chưa tương xứng, sợ người khác không còn tôn trọng mình nếu mình không hoàn hảo.
Chấp nhận những quyết định chỉ đúng 85% sẽ giảm áp lực không cần thiết lên nhân viên có hiệu suất cao nhất trong công ty bạn đồng thời giúp thúc đẩy nhóm của bạn tiến lên phía trước thay vì chờ đợi một quyết định đúng 100% trước khi hành động.
Đọc thêm: Nhân viên theo Chủ nghĩa hoàn hảo: Tốt hay Xấu?
Cẩn trọng ngôn ngữ mang lại áp lực cao
Là một quản lý, điều quan trọng nhất là phải chú ý đến ngôn ngữ bạn thường sử dụng khi giao tiếp với nhóm của mình. Việc sử dụng các từ ngữ gây áp lực cao như “CÀNG SỚM CÀNG TỐT”, “CẦN” hoặc “KHẨN CẤP” trong email hoặc cuộc họp có thể tạo ra sự căng thẳng cho các thành viên trong nhóm.
Để tránh điều này xảy ra, cần thúc đẩy giao tiếp cởi mở đặc biệt là khi trao đổi về thời hạn hoàn thành công việc, lý do và những sự đánh đổi có thể xảy ra. Thay vì mong đợi nhân viên luôn đồng ý với mọi yêu cầu, hãy hỏi họ, “Bạn cần nói không với điều gì để có thể đồng ý với điều này?” Bằng cách trao cho nhân viên quyền tự chủ, bạn có thể đảm bảo rằng những nhân viên ưu tú của mình sẽ duy trì mức hiệu suất cao đồng thời tránh bị kiệt sức.
Kết thúc cuộc họp sớm hơn 10 phút
Gần đây, một vị quản lý đã chia sẻ điều này khiến tôi vừa buồn cười vừa gật gù vì đúng: “Nếu bạn có thể trở thành bất kỳ kiểu quản lý nào, hãy là kiểu người kết thúc cuộc họp sớm.”
Nhiều nhân viên vẫn cảm thấy như họ đang sống trong vòng lặp “Zoom, ăn và ngủ” vốn dĩ rất phổ biến trong thời kỳ đại dịch. Một điều chắc chắn rằng, video “làm cạn kiệt trí óc và cơ thể con người” nhanh hơn các cuộc gặp mặt trực tiếp hoặc qua điện thoại. Nhưng hiện nay, nhiều cuộc họp được tổ chức qua nền tảng video.
Nghiên cứu từ Phòng thí nghiệm Yếu tố con người của Microsoft đã phát hiện ra rằng bộ não của chúng ta hoạt động khác đi khi chúng ta nghỉ giải lao 10 phút giữa các cuộc họp. Khoảng thời gian nghỉ ngắn ngủi này giúp ngăn ngừa căng thẳng, trong khi các cuộc họp liên tiếp làm giảm khả năng tập trung và sự tương tác của mọi người.
Đọc thêm: Những yếu tố cơ bản của phương pháp phản hồi 360 độ
Đặt cường độ làm việc của bạn ở mức 85%
Các nhà quản lý cũng cần đặt tâm trí của họ ở mức 85% để làm gương cho các thành viên khác nhằm tránh để tâm trí họ lúc nào cũng trong trạng thái căng thẳng. Nhiều quản lý dù khuyên nhân viên không nên làm việc khuya hoặc làm vào những ngày cuối tuần nhưng sau đó họ lại gửi email vào lúc 2 giờ sáng, trái ngược lại với những gì họ đã khuyên trước đó.
Nghiên cứu cho thấy rằng nhân viên bắt chước sếp của họ nhiều hơn là những gì quản lý nghĩ. Các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng cứ 20 đến 30 giây, khỉ đầu chó lại quan sát khỉ đực đầu đàn của chúng và điều này cũng sẽ không quá khác biệt đối với con người. Vì vậy, nếu bạn định viết email muộn vào ngày cuối tuần, ít nhất hãy lên lịch gửi chúng vào lúc 9 giờ sáng thứ hai tuần sau.
Quy tắc 85% có vẻ khác thường. Tuy nhiên, trong thời điểm mà vấn đề kiệt sức do công việc diễn ra dai dẳng, nó vẫn phù hợp ở một mức độ nhất định. Như Tiến sĩ Stephen Ilardi, một nhà tâm lý học tại Đại học Kansas, đã viết, “Con người không bao giờ được thiết kế cho nhịp sống điên cuồng, ít vận động, thiếu ngủ, cô lập với xã hội của thế kỷ 21.”
Một điều chắc chắn rằng, chúng ta có thể làm tốt hơn. Những quản lý tư duy mới và áp dụng quy tắc 85% có thể giúp giảm bớt sự điên cuồng trong công việc, đồng thời giúp cải thiện hiệu suất cả nhóm.
Giải pháp Quản lý Tài năng của TRG liệu có giúp bạn quản lý hiệu quả hơn?
Đội ngũ TRG Talent sẽ hướng dẫn bạn thực hiện quy trình đánh giá, xác định hiệu quả và giá trị của các giải pháp dành riêng cho doanh nghiệp bạn.
Trong bản demo, bạn sẽ được khám phá các tính năng toàn diện của bộ giải pháp đánh giá tâm lý của TRG Talent, trực tiếp trải nghiệm cách giải pháp tạo nền tảng thúc đẩy và đổi mới cho các chiến lược về nhân sự tại công ty. Từ những đánh giá tính cách đến khả năng nhận thức và đánh giá động lực nhóm, giải pháp của TRG Talent cung cấp nguồn thông tin quý giá để tăng cường quản lý nhân tài và cải thiện môi trường làm việc.
Đừng bỏ lỡ cơ hội được trải nghiệm giải pháp quản lý tài năng khách quan bằng cách yêu cầu một buổi tư vấn demo cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay và bắt đầu hành trình quản lý nhân tài công bằng và hiệu quả trong kỷ nguyên làm việc tại bất kỳ đâu.
