English 
Vietnamese Sổ cái kế toán là trụ cột của mọi hệ thống kế toán. Sổ cái lưu trữ tất cả các dữ liệu kế toán của một doanh nghiệp và là trung tâm của báo cáo tài chính. Các báo cáo tài chính của một doanh nghiệp sẽ được tổng hợp từ sổ cái.
Thông thường có ba loại sổ cái chính: sổ cái chung (GL), sổ mua hàng (AP), sổ bán hàng (AR). Hệ thống nhiều loại sổ này dẫn đến hoạt động quản lý tài chính truyền thống và hệ thống ERP được xây dựng theo cấu trúc module - sử dụng ba sổ cái tiêu chuẩn riêng biệt (sổ cái chung, mua hàng và bán hàng).
Các tài khoản được điều chỉnh bằng cách so sánh các bút toán. Dữ liệu cần được cập nhật giữa các sổ kế toán. Do đó, quá trình báo cáo và phân tích hao tốn nhiều thời gian và không hiệu quả. Các nhân viên tài chính vẫn phải dành hàng giờ để chuẩn bị các báo cáo nội bộ và cho các cơ quan nhà nước.
Đọc thêm: Vượt qua thách thức báo cáo giá trị tài sản vô hình
Hệ thống sổ cái gộp là gì?
Thay vào đó, một hệ thống sổ cái gộp chỉ sử dụng một sổ cái duy nhất. Mọi dữ liệu giao dịch được nhập vào chỉ một bảng dữ liệu với hai bút toán, ghi nợ và ghi có, được thực hiện cùng lúc.
Hơn nữa, chức năng tạo báo cáo của hệ thống sổ cái gộp dựa trên một hệ thống các mã phân tích do người dùng tùy chỉnh thay vì một cấu trúc tài khoản cố định. Nó giúp giữ hệ thống tài khoản (COA) đơn giản và khả năng báo cáo mạnh mẽ hơn.
Do đó, sổ cái gộp là một một bước nhảy vọt trong công nghệ phần mềm kế toán. Nó giúp tinh gọn hệ thống báo cáo tài chính, cung cấp thông tin theo thời gian thực.
Lợi ích của một hệ thống sổ cái gộp
Một hệ thống sổ cái gộp có nhiều lợi ích khác nhau.
Tiết kiệm thời gian
Hệ thống nhập liệu đơn của sổ cái gộp không cần trải qua quá trình đối chiếu giữa các sổ. Vì vậy báo cáo tổng hợp luôn sẵn sàng khi người dùng cần.
Vì tất cả dữ liệu sổ cái được tập trung ở một nơi, không phải trải qua quá trình xử lý nền, doanh nghiệp có thể đóng sổ tài chính nhanh hơn, đạt hiệu quả cao hơn.
Tinh giản hoạt động báo cáo và phân tích
Trong khi phần mềm kế toán truyền thống sử dụng hệ thống tài khoản cố định cho mục đích báo cáo, hệ thống sổ cái gộp sử dụng một hệ thống mã phân tích được cấu hình bởi người dùng — tương tự như khối OLAP.
Kết quả cuối cùng là một hệ thống báo cáo linh hoạt có thể được thiết lập để đáp ứng nhu cầu của mọi đơn vị kinh doanh, và thậm chí được tùy chỉnh để ghi nhận các dữ liệu mới theo yêu cầu người dùng, ví dụ như thiết lập thêm các chiều phân tích (analysis dimension) mới.
Tăng tính linh hoạt
Một hệ thống sổ cái gộp có thể xử lý nhiều loại tiền tệ (tiền tệ địa phương, ngoại tệ giao dịch, tiền tệ báo cáo, v.v.) một cách dễ dàng. Ngoài ra, sổ cái được thiết kế bởi người dùng có thể ứng dùng cho nhiều mục đích cụ thể, chẳng hạn như lập ngân sách hoặc ứng dụng như một cách xử lý thay thế.
Các ứng dụng của hệ thống sổ cái gộp
Hệ thống sổ cái gộp đã cách mạng hóa cách làm việc truyền thống của kế toán và cách công nghệ đã cải tiến chức năng tài chính như thế nào. Hệ thống sổ cái gộp là trung tâm của nhiều giải pháp quản lý tài chính hiện đại đang được cung cấp bởi các tên tuổi hàng đầu. Một ví dụ nổi bật là phần mềm Infor SunSystems. Các sổ cái gộp của hệ thống này cung cấp cho người dùng lên đến 25 cấp độ phân tích và 5 loại tiền tệ khác nhau cho mỗi giao dịch.
Sau đây là một vài cách ứng dụng thực tế của sổ cái gộp và những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được.
Hoạt động báo cáo trở nên nhanh hơn và dễ dàng hơn
Astra Life, một nhà cung cấp bảo hiểm hàng đầu tại Indonesia, đã nâng cấp giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp của mình với phần mềm Infor SunSystems với mục tiêu nâng cao sự hiệu quả của các hệ thống kế toán và báo cáo.
Infor SunSystems đã giúp Astra Life tái cấu trúc một số quy trình tài chính và kế toán của họ. Nhờ có Infor SunSystems, thời gian báo cáo tài chính trung bình đã giảm xuống còn bảy ngày — nhanh hơn sáu ngày so với trước đây.
Điều này giảm đáng kể gánh nặng phải đáp ứng thời hạn báo cáo nội bộ vào ngày 5 hàng tháng và báo cáo cho chính phủ vào ngày 10 hàng tháng. Tìm hiểu thêm về case study này.
Tinh giản hóa hoạt động trên toàn thế giới
Mục tiêu được đặt ra bởi Giáo hội Cơ Đốc Phục Lâm đó là một giải pháp tài chính linh hoạt, phù hợp với đặc thù của một tổ chức phi lợi nhuận, để triển khai tại hơn 1.500 địa điểm trên khắp thế giới. Giải pháp này phải có thể tương thích với nhiều nền tảng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu khác nhau mà giáo hội đang sử dụng. Thách thức lớn nhất đó là các địa điểm rất khác nhau, từ trường học, bệnh viện, nhà xuất bản, và thậm chí là xưởng chế biến thực phẩm - một số địa điểm chỉ có duy nhất một nhân viên kế toán, trong khi những địa điểm khác lại có tới 50 người.
Với Infor SunSystems, họ đã có thể thiết lập sổ cái chính với tám chiều phân tích chuẩn trên quy mô quốc tế và thêm hai chiều phân tích có thể tùy chỉnh tùy theo địa phương nhằm tạo điều kiện cho từng nơi để phân tích chuyên sâu. Tìm hiểu thêm về case study này.
Hợp nhất 3 hệ thống kế toán khác nhau
Fast Logics (tên công ty đã được thay đổi vì tính bảo mật) là một công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa tại Việt Nam. Kể từ những ngày đầu của công ty với hình thức khởi nghiệp vào đầu những năm 2000, Fast Logics đã phát triển nhanh chóng. Công ty đã nhận được khoản đầu tư từ một tập đoàn logistics đa quốc gia lớn.
Tuy nhiên, các hệ thống kế toán của công ty phải vật lộn để theo kịp với tốc độ tăng trưởng nhanh chóng. Ban đầu, Fast Logics sử dụng một phần mềm trong nước bởi vì tính đơn giản và giá cả hợp lý của nó. Sau đó công ty chuyển sang một phần mềm của nước ngoài để đồng bộ với công ty mẹ.
Kết quả là công ty phải sử dụng 3 hệ thống kế toán khác nhau: một để báo cáo nội bộ, một để báo cáo cho cơ quan nhà nước - sử dụng đồng nội tệ - và một để báo cáo theo chuẩn mực IFRS bằng đồng USD. Bộ phận tài chính phải thường xuyên chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang một hệ thống khác.
Bằng cách chọn Infor SunSystems, công ty đã có thể loại bỏ cả 3 hệ thống kế toán. Các sổ cái gộp của Infor SunSystems giúp Fast Logics đáp ứng các yêu cầu để báo cáo phù hợp với nội bộ, địa phương và chuẩn mực IFRS cùng một lúc. Tìm hiểu thêm về case study này.
