Muốn trao quyền nhiều hơn cho nhân viên? Hãy lười biếng!

Hơn một thế kỷ trước, chuyên gia về năng suất và tổ chức lao động, Frank Bunker Gilbreth¹, đã phát biểu rằng nên tuyển một nhân viên lười để làm một việc khó bởi vì họ sẽ luôn tìm ra được cách dễ dàng nhất để thực hiện công việc đó. (Đúng vậy, Bill Gates không phải là người đầu tiên nói điều này.) Nhưng triết lý “làm việc thông minh hơn, không phải vất vả hơn” vẫn chưa được các nhà quản lý nắm bắt một cách trọn vẹn.

Trong một bài báo được đăng trên FastCompany², Matt Casey, tác giả quyển sách The Management Delusion – The Easy Way to Do a Hard Job (tạm dịch: Ảo Tưởng Của Lãnh Đạo – Con Đường Dễ Dàng Để Thực Hiện Một Công Việc Khó Khăn), chia sẻ suy nghĩ của ông về “phong cách lãnh đạo lười biếng”, một thuật ngữ xuất phát từ chính những gì Casey đã thực hiện khi còn ở vị trí quản lý tại Moonfruit (Anh Quốc). Và nó hoàn toàn không liên quan gì đến sự lười biếng.

Phong cách lãnh đạo lười biếng là gì?

Phong cách lãnh đạo lười biếng (the lazy management approach) nhắm đến việc tạo điều kiện và trao quyền cho nhân viên, giúp họ trở nên chủ động hơn và hoàn toàn chịu trách nhiệm với công việc của họ. Ví dụ: xem xét và phê duyệt yêu cầu nghỉ phép của nhân viên.

Đọc thêm: Doanh nghiệp bạn đã quan tâm đúng mực đến phát triển lãnh đạo?

Casey cho rằng đây là một việc thừa thãi vì anh không phải là người có thể kết luận rằng việc một nhân viên nghỉ phép có thể ảnh hưởng đến lịch trình của những người khác hay không. Chính bản thân người nhân viên đó nên đảm bảo rằng không có hậu quả hay thiệt hại nào sẽ phát sinh trong thời gian họ vắng mặt.

Sự thay đổi này đã làm trống lịch của Casey một cách đáng kể. Anh đã cho rằng mọi người sẽ lợi dụng sự lỏng lẻo trong phương thức quản lý nhưng trước sự ngạc nhiên của Casey, điều đó đã không xảy ra.

Theo Casey, “Việc được đối xử với nhân viên như một người trưởng thành khuyến khích mọi người hành động một cách trưởng thành hơn. Nếu có quá nhiều quy tắc ràng buộc, chúng ta thường chống lại chúng. Khi những ranh giới đó được bỏ đi, mọi người không có gì để chống lại nữa, vì vậy mà họ tập trung vào hoàn thành công việc của chính họ.”

Những gì Casey trình bày là một ví dụ về việc trao quyền cho nhân viên tại công sở. Mục tiêu cốt lõi của việc trao quyền cho nhân viên là cho phép nhân viên phát huy được hết tiềm năng của bản thân, tập trung hơn đồng thời chịu trách nhiệm về hành động của họ. Để đạt được mục tiêu đó đòi hỏi rất nhiều từ những nhà quản lý và lãnh đạo. Tin tưởng thôi vẫn chưa đủ.

Đọc thêm: Đào tạo & Phát triển Nhân viên - Làm thế nào cho đúng?

Lãnh đạo và quản lý có thể làm gì để trao quyền cho nhân viên?

1. Truyền đạt, lắng nghe, thấu hiểu

Công nghệ phát triển và nhịp độ cuộc sống ngày càng nhanh khiến chúng ta xem nhẹ nghệ thuật trong giao tiếp. Không có gì ngạc nhiên khi các nhà lãnh đạo tài năng đều là những người giao tiếp xuất sắc. Họ truyền đạt thông điệp rõ ràng và đảm bảo mọi người đều nhất trí với nhau.

Ngoài khả năng giao tiếp, các nhà lãnh đạo cũng cần xác định những rào cản gây ảnh hưởng đến giao tiếp nội bộ cùng khả năng biết lắng nghe. Họ lắng nghe mọi mối quan ngại, vấn đề, phản hồi và ý tưởng từ nhân viên, giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và ủng hộ.

Giao tiếp rõ ràng đóng vai trò trọng yếu trong phương pháp quản lý lười biếng, vì nó giúp làm rõ những mối lo ngại và đặt nền tảng xác định các nhiệm vụ mà nhân viên phải làm.

Giao tiếp cũng không cần phải giới hạn trong các vấn đề liên quan đến công việc mà có thể bao gồm những đoạn trao đổi vụn vặt, hằng ngày với đồng nghiệp. Những cuộc trò chuyện nhỏ ngẫu nhiên hoặc trò truyện một-đối-một giữa các vị quản lý và nhân viên vô cùng quan trọng trong việc thúc đẩy sự gắn kết cũng như giúp tiết lộ những thử thách tiềm ẩn để các nhà lãnh đạo có thể giải quyết kịp thời.

Quản lý và lãnh đạo ảnh hưởng nhất định đến sự nghiệp của một nhân viên. Chính vì vậy, hãy là một người lãnh đạo “có tâm”.

Đọc thêm: So sánh kỹ năng Lãnh đạo và Quản lý doanh nghiệp trên thế giới

2. Biết khi nào nên uỷ quyền và giao nhiệm vụ gì

• Bạn cảm thấy bứt rứt vì đã thêm nhiều nhiệm vụ vào khối công việc của nhân viên?
• Bạn thiếu tự tin về nhân viên?
• Bạn nghĩ rằng cấp dưới sẽ làm chậm trễ công việc nên tự bạn làm sẽ tốt hơn?

Chắc chắn bạn không thể tự mình làm hết mọi thứ. Vì vậy, uỷ quyền là một trong những kỹ năngtrọng yếu mà các nhà lãnh đạo nhất định phải nắm vững.

Nếu bạn cự tuyệt ý nghĩ phải giao việc cho nhân viên, bạn nên xem xét lại cách làm việc của bản thân. Điều đó không chỉ làm gia tăng áp lực lên khối lượng công việc vốn đã nặng nề của bạn, mà còn khiến nhân viên bỏ lỡ nhưng cơ hội học hỏi và phát triển quý giá.

Đọc thêm: Quản lý vi mô: Lợi bất cập hại!

Có quá nhiều lãnh đạo muốn trở thành người thông minh nhất như một cách để thể hiện tầm quan trọng của bản thân. Điều này gây hại nhiều hơn lợi. Ủy quyền là chìa khoá dẫn đến sự thành công và mang lại những lợi ích to lớn như giúp giải phóng thời gian quý báu của người lãnh đạo để họ tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Đối với nhân viên, ủy quyền có thể trao sức mạnh, thúc đẩy tinh thần và làm tăng năng suất.

3. Khen ngợi, truyền cảm hứng, tạo động lực

Bạn và đội ngũ của bạn có trách nhiệm phải đi làm đúng giờ và hoàn thành việc được đưa ra, nhưng rất khó để duy trì chất lượng công việc ngày này qua ngày khác nếu không được công nhận. Ai cũng muốn được công nhận vì đã hoàn thành tốt công việc được giao. Một lời cảm ơn tuy đơn giản nhưng vẫn có thể đem lại hiệu quả đáng kể.

Một nhà lãnh đạo và người quản lý trao quyền biết khi nào cần:

• Tạo động lực và truyền cảm hứng cho nhân viên để tìm ra những cách thức làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn, sáng tạo hơn.
• Quan sát cẩn thận và đặt những câu hỏi gợi mở thay vì ra lệnh cho họ phải làm gì.

Đọc thêm: Phát Triển Growth Mindset tại doanh nghiệp: Lợi ích và Phương Pháp

Mục đích của việc trao quyền là để tạo điều kiện cho nhân viên phát triển cũng như giúp họ trở nên tự tin và sẵn sàng đón nhận những thách thức và cơ hội mà không sợ thất bại.

4. Tạo dựng một văn hoá trao quyền

Nhìn chung, trao quyền cho nhân viên không phải là một nhiệm vụ mà bạn có thể tự mình đảm đương. Đó là một nỗ lực tập thể đòi hỏi sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo và văn hoá doanh nghiệp tin tưởng và khuyến khích trao quyền cho nhân viên.

Hơn hết thẩy, một nhà lãnh đạo và quản lý có năng lực còn là tấm gương mà nhân viên hướng tới. Vì vậy, trao quyền cho họ cũng đồng nghĩa với việc nhà lãnh đạo phải buông bỏ cái tôi của bản thân, thừa nhận khả năng của nhân viên, hướng dẫn họ hướng tới mục tiêu khi họ đi lệch hướng và động viên họ phải phấn đấu nhiều hơn khi gặp trở ngại.

Đọc thêm: “Tôi sẽ nhận được gì từ việc này?” (WIIFM)

Để một nhân viên thành công trong vai trò của họ, họ cần phải được trao quyền tự chủ để đạt được các mục tiêu và cung cấp một lộ trình phát triển rõ ràng.

Một văn hoá trao quyền sẽ giúp gia tăng năng suất và mức độ hài lòng của nhân viên. Có thể xây dựng được một văn hoá như vậy hay không, câu trả lời nằm trong tay của bạn.

Một trong những phương pháp có thể cung cấp cho nhà lãnh đạo và quản lý một cái nhìn toàn diện về điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên là giải pháp Phản hồi 360 Độ, một công cụ vô cùng hữu ích để củng cố chiến lược quản lý nhân tài của bạn và phát triển nhân viên đúng cách.

Phản hồi 360 Độ là một công cụ đắc lực nếu được triển khai và sử dụng đúng cách. Để tìm hiểu thêm về giải pháp này cũng như cách thức giải pháp có thể giúp thúc đẩy sự phát triển đội ngũ của bạn, hãy liên hệ với nhóm tư vấn của TRG và yêu cầu bản demo ngay hôm nay.

Nguồn:

1. https://en.wikipedia.org/wiki/Frank_Bunker_Gilbreth

2. https://www.fastcompany.com/90588817/why-this-manager-put-workers-in-charge-of-their-own-raises-career-development-and-reviews