English 
Vietnamese Để sở hữu một phần mềm quản lý khách sạn (PMS) có khả năng vừa giúp doanh nghiệp cải thiện trải nghiệm khách hàng, vừa giúp tối ưu hóa lợi nhuận là một nhiệm vụ không đơn giản. Tốc độ phát triển của công nghệ đám mây và độ tiếp nhận các giải pháp nền tảng cloud ngày càng gia tăng khiến doanh nghiệp không khỏi quan ngại. Đâu là giải pháp phù hợp nhất với khách sạn của bạn? Liệu có phương thức nào giúp bạn đơn giản hóa quá trình lựa chọn nhưng vẫn đảm bảo kết quả?
Đọc thêm: Giải pháp công nghệ nào sẽ giúp khách sạn thành công trong 2019?
Dấu hiệu giúp nhận biết đã đến lúc doanh nghiệp bạn nên nâng cấp hệ thống PMS
Hệ thống hiện tại bạn đang dùng quá chậm? Hệ thống không có những tính năng, công cụ hiện đại? Hệ thống không cung cấp cho bạn cái nhìn tổng thể về thực trạng kinh doanh trong thời gian thực? Nếu bạn trả lời "có" cho những câu hỏi trên chứng tỏ hệ thống PMS hiện tại đang gây cản trở cho doanh nghiệp. Dưới đây là một vài dấu hiệu nổi bật khác.
1. Khả năng tích hợp với các ứng dụng thứ ba
Khả năng tích hợp dễ dàng giúp gia tăng khả năng mở rộng và thích ứng của doanh nghiệp. Các giải pháp PMS tại chỗ truyền thống thường gặp vấn đề kết nối với các hệ thống của bên thứ ba. Nhiều trường hợp phải mất vài tháng, thậm chí vài năm mới có được phiên bản cập nhật mới bao gồm một công cụ tích hợp tương ứng với nhu cầu của doanh nghiệp. Giải pháp PMS nền tảng cloud có thể giúp loại bỏ vấn đề trên.
Một ví dụ điển hình chính là việc kết nối ứng dụng POS tại nhà hàng của khách sạn với hệ thống Cloud PMS giúp nhân viên dễ dàng và nhanh chóng kiểm tra số phòng của khách. Mọi thay đổi được tổng hợp và liệt kê trên hóa đơn thanh toán khi khách trả phòng. Điều này không những giúp tinh giản quy trình thanh toán còn giúp tạo thuận tiện cho cả khách và nhân viên.
Đọc thêm: Vì sao đã đến lúc ngành khách sạn hiện thực hóa cloud-first, mobile first?
2. Gia tăng trải nghiệm khách hàng
Nếu hệ thống quản lý khách sạn hiện tại không thể giúp doanh nghiệp kết nối với cả khách hàng cũ và mới thì bạn nên cân nhắc nâng cấp hệ thống. Các tiện ích như tự động gửi email hoặc tích hợp sẵn chatbot sẽ giúp quá trình trao đổi giữa khách và doanh nghiệp luôn suôn sẻ.
Ngoài ra, du khách ngày nay không thích chờ đợi để đăng ký nhận phòng. Họ thích giải quyết vấn đề ngay trên chính các thiết bị di động họ sở hữu. Khả năng tự động kết nối với ứng dụng di động là một lợi thế khác của Cloud PMS. Điều này cho phép quản lý giảm thiểu thời gian đối chiếu, kiểm tra thông của khách và cả nhân viên tin, từ đó cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động.
3. Các vấn đề liên quan đến dữ liệu
Giải pháp Cloud PMS cho phép cập nhật cùng lúc tình trạng và thiết bị trong phòng trên mọi channel manager, tối ưu hóa quá trình phân phối buồng phòng, ngăn ngừa khả năng một phòng cùng lúc bị đặt hai lần trên các trang khác nhau. Nhờ đó mà khách sạn tránh tình trạng quá tải do không thể tiếp cận thông tin quan trọng trong thời gian thực.
Một hệ thống PMS hoàn hảo phải đóng vai trò như “mạch máu” liên kết các bộ phận vận hành, tăng tính minh bạch đồng thời đảm bảo quá trình giao tiếp, trao đổi thông tin giữa các kênh luôn suôn sẻ.
4 bước để lựa chọn giải pháp Cloud PMS thích hợp
Bước 1: Nghiên cứu kỹ mọi lựa chọn
Trên thị trường hiện nay có không ít giải pháp quản lý khách sạn đến từ nhiều thương hiệu lớn nhỏ khác nhau. Khi bắt đầu tìm hiểu, danh sách các ứng viên tiềm năng của bạn chắc chắn sẽ rất phong phú.
Đọc thêm: Giải pháp cải thiện khả năng cộng tác cho ngành khách sạn
Các quản lý thấu hiểu rõ mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng đến cũng như những ưu/ khuyết điểm của từng giải pháp, tầm ảnh hưởng của những giải pháp đó đến quá trình vận hành.
Giao diện nên thân thiện với người dùng, hoặc ít nhất là doanh nghiệp của bạn sẽ không tốn quá nhiều thời gian cho việc đào tạo. Người dùng chính có thể hiểu cách điều khiển và các tính năng căn bản chỉ sau thời gian ngắn tìm hiểu.
Di động có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến trải nghiệm của khách hàng mà còn của cả nhân viên bạn nữa. Khi đầu tư vào một giải pháp Cloud PMS, đừng bỏ qua yếu tố “di động” này.
Bước 2: Cân nhắc các yếu tố thôi thúc bạn nâng cấp hệ thống truyền thống
Tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và các ưu tiên chiến lược đóng vai trò quan trọng trong việc lựa chọn giải pháp Cloud PMS thích hợp. Bạn cần những tính năng, công cụ nào nhất để phục vụ cho công việc hằng ngày?
- Khả năng quản lý đặt phòng: hãy lưu ý tìm hiểu hai giao diện: (1) giao diện của khách hàng (có tính năng giúp bạn thu thập thông tin của khách trên mọi kênh đặt phòng hay không), và (2) giao diện của nhân viên (có hỗ trợ tính năng quản lý buồng phòng, quản lý tài khoản của khách, quản lý hồ sơ, ghi chép sổ sách và thanh toán hay không).
- Phân hệ (module) đặc biệt: tùy vào nhu cầu của từng khách sạn mà doanh nghiệp có thể yêu cầu tích hợp thêm một vài công cụ đặc biệt. Ví dụ như một phân hệ quản lý spa nhằm theo dõi các dịch vụ trước đây khách từng sử dụng, sở thích và tình trạng sức khỏe. Hoặc phân hệ housekeeping nâng cao nhằm tự động cân bằng các tác vụ giữa các thành viên bộ phận housekeeping dựa trên thời gian dự kiến khách nhận phòng, loại phòng, số lượng khách, v.v…
- Tính năng bán dịch vụ theo nhóm: nhu cầu thuê không gian cho sự kiện đang ngày một gia tăng dẫn đến nhu cầu sở hữu một giải pháp tích hợp nhằm tạo thuận tiện cho việc tổ chức tiệc hoặc các sự kiện quy mô lớn, yêu cầu cao. Thông qua tính năng này, quản lý kinh doanh nhóm sẽ có thể nhanh chóng xem xét các thông tin cần thiết đồng thời thuận tiện kết nối với các phòng ban, các chuỗi khách sạn hoặc với từng khách hàng.
- Tính năng tích hợp: không chỉ dừng ở mức tích hợp hệ thống đặt phòng trung tâm với hệ thống Cloud PMS mà nên bao gồm các các hệ thống, nền tảng khác như POS, dịch vụ ngoài phòng, CRM và cả hệ thống quản lý chương trình ưu đãi khách hàng.
- Mobile POS: Dữ liệu từ hệ thống POS cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình cá nhân hóa trải nghiệm và tác động không ít đến doanh thu. Mobile POS cho phép nhân viên F&B nhận order và thanh toán dễ dàng, nhanh chóng, tại bất kỳ đâu trong nhà hàng thông qua chỉ một ứng dụng di động. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng nên lưu ý các quy định bảo mật thông tin khi triển khai giải pháp mobile POS.
- Tính năng báo cáo năng suất: quản lý nên tìm hiểu các giải pháp cho phép bạn tận dụng tối đa lượng dữ liệu phong phú nhưng rời rạc hiện tại. Khả năng đào sâu phân tích dữ liệu sẽ thúc đẩy quản lý đưa ra các quyết định chính xác, thức thời hơn.
- Quy trình cài đặt, hỗ trợ, hướng dẫn người dùng: hầu hết các nhà cung cấp giải pháp tên tuổi luôn sẵn sàng hỗ trợ cài đặt, chuyển dữ liệu và tùy chỉnh giải pháp cho khách hàng. Một vài nhà cung cấp còn hỗ trợ kiểm tra tốc độ của đường truyền và quy trình sao lưu dữ liệu. Ngoài việc đảm bảo một nguồn hỗ trợ đáng tin cậy, doanh nghiệp cũng nên đảm bảo nhân viên của mình được đào tạo chỉnh chu cách thức sử dụng hệ thống mới.
Đọc thêm: CheapCaribbean cải tiến phân tích dữ liệu với Birst Cloud BI
Bước 3: Các câu hỏi nên hỏi nhà cung cấp
Tùy vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp mà nội dung câu hỏi sẽ thay đổi. Dưới đây là một vài ví dụ bạn nên cân nhắc khi gặp gỡ nhà cung cấp.
- Liệu giải pháp có cung cấp tính năng linh hoạt, thông tin quan trọng trong thời gian thực và khả năng báo cáo năng suất?
- Cloud PMS có thể dễ dàng tích hợp với một ứng dụng thứ ba? Nếu không, khả năng tích hợp là bao nhiêu?
- Độ minh bạch thông tin mà doanh nghiệp bạn sẽ có được sau khi triển khai Cloud PMS? Làm sao để bạn theo dõi năng suất hằng ngày? Các dashboard có thể tùy chỉnh dựa trên vai trò người dùng? Bạn có thể tạo báo cáo dựa trên nhu cầu?
- Nhà cung cấp có những hình thức hỗ trợ nào? Bạn sẽ được hỗ trợ ngay lập tức khi có vấn đề? Thời gian chờ để giải quyết vấn đề là bao lâu?
- Tổng chi phí sở hữu là bao nhiêu? Có chi phí phát sinh hay không?
- ROI dự kiến là bao nhiêu? Hệ thống mới có thể rút ngắn, tinh giản và tự động hóa quy trình của bộ phận front office? Hệ thống có đem lại giá trị cho việc bán hàng và gia tăng doanh thu?
- Tỉ lệ thành công của nhà cung cấp? Họ có sẵn sàng chia sẻ thông tin, ý kiến của khách hàng có quy mô tương tự như doanh nghiệp bạn?
Bước 4: Lắng nghe ý kiến từ các bên liên quan
Đừng đánh đồng quan niệm rằng tính năng A, B, C có sẵn trong hệ thống sẽ đem đến nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp bạn. Thay vào đó, hãy lắng nghe ý kiến của các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp và cả nhân viên bộ phận lễ tân về hệ thống vì họ là những người thường xuyên sử dụng nó. Ý kiến của họ nên được trân trọng và cân nhắc nếu bạn đang nhắm đến một hệ thống quản lý khách sạn nền tảng đám mây hoàn toàn mới cho doanh nghiệp.
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý khách sạn cho doanh nghiệp bạn và vẫn đang lưỡng lựa giữa muôn vàn sự lựa chọn khác nhau? Hãy để chuyên viên của TRG lắng nghe thắc mắc của bạn. Yêu cầu một buổi tư vấn và demo miễn phí ngay hôm nay!
