English 
Vietnamese Khi bạn làm chủ của một startup, chắc chắn sẽ có rất nhiều việc cần bạn phải quan tâm, lưu ý. Chính vì vậy, điều cuối cùng bạn cần làm chắc chắn không phải là theo dõi những hóa đơn. Khi bạn đang cố gắng cân bằng những công việc khác thì việc bỏ qua những thủ tục kế toán rườm rà cũng là điều dễ hiểu.
Tuy có thể lượt bớt những chi tiết vụn vặt nhưng những tác vụ liên quan đến dòng tiền, ngân sách và lương bổng lại đặc biệt quan trọng và cần quản lý sát sao ngay từ đầu. Cùng TRG điểm qua những kiến thức kế toán căn bản cho startup thông qua bài viết hôm nay.
Đọc thêm: Tổng quan những gì bạn cần biết về giải pháp quản lý tài chính kế toán
Nội dung
- Vai trò của kế toán đối với một startup
- Tại sao startup nên sử dụng phần mềm kế toán?
- Những tính năng nào một hệ thống kế toán cho startup cần phải có?
- Các phần mềm kế toán cho startup
Vai trò của kế toán đối với một startup
Mục tiêu lớn nhất của mọi doanh nghiệp chính là thu lợi nhuận. Để đạt mục tiêu đó, công ty cần tăng doanh thu và tăng hiệu suất (hoặc cắt giảm chi phí).
Một bộ phận kế toán hoạt động hiệu quả sẽ giúp bạn đưa ra những chiến lược tốt hơn đồng thời giúp bạn thấu hiểu hơn những nguồn tài nguyên hiện có.
Kế toán còn mang lại lợi ích:
- Cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của công ty
- Giúp theo dõi những chi tiêu trong quá khứ và chuẩn bị cho tương lai
- Quản lý nguồn thu và nợ
- Trình bày báo cáo tài chính cho những bên liên quan, kiểm toán và thuế
- Phân tích điểm mạnh và điểm yếu của công ty
- Đánh giá cơ hội đầu tư, phân tích đối thủ cạnh tranh
Đọc thêm: 5 lý do doanh nghiệp cần phần mềm kế toán đám mây ngay hôm nay
Chọn kế toán hay ghi sổ?
Ghi sổ (bookkeeping) đơn giản là theo dõi tất cả các chi tiêu. Kế toán là một quá trình phức tạp hơn vì bạn phải phân tích tài chính để nộp đúng mức thuế và đưa ra quyết định đúng dựa trên thực trạng hoạt động của công ty.
Cả hai quá trình đều nhằm mục đích ghi nhận tất cả giao địch. Liệu bạn có cần chuẩn bị báo cáo tài chính chi tiết để giải trình với chủ đầu tư và kêu gọi vốn? Đây sẽ là một yếu tố cần phải lưu ý khi đưa ra quyết định chọn phương thức quản lý tài chính thích hợp cho startup của bạn.
Quyết định phương pháp kế toán
Có hai phương pháp kế toán cơ bản:
- Kế toán tiền mặt: là phương pháp thông dụng nhất cho các công ty nhỏ. Thông thường, kế toán tiền mặt lập tức ghi nhận tất cả dòng tiền thu và chi. Ví dụ, khoản để trả cho một hóa đơn sẽ được xem là một chi phí. Hay khi khách hàng thanh toán cho một sản phẩm hay dịch vụ thì được tính là doanh thu.
- Kế toán dồn tích: phương pháp giúp bạn có cái nhìn đúng hơn về tình hình hiện tại. Phương pháp này ghi nhận thông tin các giao dịch khi chúng phát sinh và đủ điều kiện ghi nhận là thu nhập và chi phí mà không nhất thiết phải gắn với dòng tiền thu hoặc chi. Nói một cách khác, một đơn hàng bán được sẽ tính vào doanh thu mặc dù thực tế bạn chưa được thanh toán. Kế toán dồn tích được đa số chuyên viên kế toán toàn cầu tin dùng và đáp ứng tiêu chuẩn GAAP và IFRS (Châu Âu). Mặc dù phức tạp, phương pháp này cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan dài hạn, giúp bạn đưa ra các quyết định chính xác hơn.
Khi bạn đã xác định được phương pháp bạn muốn sử dụng, một yếu tố khác cần phải lưu ý là loại tài liệu, thông tin tài chính nào bạn muốn lưu trữ. Ví dụ bao gồm mọi tài liệu chứng nhận thu nhập, chi phí, khoản khấu trừ hoặc tín dụng.
Đọc thêm: Linh hoạt vận hành, đáp ứng thay đổi với giải pháp quản pháp tài chính SaaS
Hãy cẩn thận với việc vứt hoặc hủy bỏ các tài liệu và hóa đơn tài chính ngay cả khi bạn đã ghi nhận vào hệ thống kế toán và báo cáo cho cơ quan thuế. Tại vài quốc gia, luật pháp yêu cầu doanh nghiệp phải giữ lại tài liệu tài chính trong vài năm, một trong những lý do tại sao bộ phận kế toán có rất nhiều giấy tờ và cần một kho lưu trữ lớn.
Một vài thuật ngữ kế toán cơ bản
- Hệ thống tài khoản (chart of accounts, COA): một công cụ giúp bạn phân loại tất cả những giao dịch tài chính (hay tài khoản) xảy ra trong một kỳ kế toán. Những loại tài khoản bao gồm doanh thu, chi phí, tài sản và vốn.
- Sổ cái (general ledger): một khi tất cả giao dịch được ghi nhận trong COA, chúng được tóm tắt và lưu vào sổ cái và được sử dụng để tạo ra bản cân đối thử (trial balance). Sổ cái có tính năng ghi nhận bên nợ (debit) và bên có (credit), một tính năng thường được thấy trong phương pháp kế toán kép.
- Báo cáo tài chính: một bộ ba báo cáo cung cấp cho bạn bản tóm tắt về tình hình tài chính: bảng cân đối kế toán (the balance sheet; thể hiện giá trị ròng của một công ty), báo cáo thu nhập (the income statement; mô tả hoạt động tài chính hoặc lãi và lỗ của kỳ kế toán) và dòng tiền (the cashflow statement thể hiện số tiền được phân phối và tạo ra).
Xem thêm: Sơ lược các loại hình điện toán đám mây phổ biến hiện nay
Tại sao startup nên sử dụng phần mềm kế toán?
Một dòng tiền ổn định mang lại nhiều tài nguyên để duy trì hoạt động của doanh nghiệp và không ít doanh nghiệp đã thất bại vì “không có vốn.” Việc nắm bắt tài chính và giảm thiểu chi phí là không đủ nếu bạn không tính những hình huống không lường trước được như thiên thai hay một vụ kiện bất ngờ. Những chi phí nhỏ cũng có thể làm bạn tốn một khoản tiền lớn.
Hầu hết các startup không để tâm đến lương và thuế vì vừa tốn thời gian lại phức tạp. Những vấn đề này sẽ khó kiểm soát nếu như bạn quản lý tài chính, tính thuế, trả lương cho nhân viên của mình một cách thủ công. Bạn cần một hệ thống chuyên biệt để giải quyết những vấn đề về kế toán đặc biệt khi công ty bạn bắt đầu phát triển.
Đọc thêm: Điện toán đám mây – Giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
Những tính năng nào một hệ thống kế toán cho startup cần phải có?
Thị trường phần mềm kế toán hiện nay rất phong phú với khá nhiều giải pháp đầy hứa hẹn. Đâu là giải pháp thích hợp cho bạn? Một phần mềm kế toán cho startup cần tích hợp những tính năng nào?
- Khoản phải trả: để theo dõi số tiền mà bạn nợ nhà cung cấp hoặc chủ nợ
- Khoản phải thu: để theo dõi số tiền bạn cần thu
- Đối chiếu ngân hàng: đối chiếu số dư trong tài khoản tiền mặt với bảng sao kê ngân hàng để xác định và giải quyết bất kỳ chênh lệch nào
- Lập hóa đơn: tạo, quản lý và theo dõi các hóa đơn
- Theo dõi chi phí: ghi nhận các chi phí
- Tài sản cố định: để theo dõi tài sản cố định của bạn, bao gồm cả tỷ lệ khấu hao của chúng.
- Trả lương: để trả lương kịp thời cho nhân viên của bạn, tránh mọi vụ kiện không mong muốn
- Kế toán dự án: hay còn được gọi là kế toán chi phí công việc, cho phép bạn theo dõi tiến độ tài chính của từng dự án
Ngoài các chức năng trên, các tính năng quan trọng khác mà bạn có thể xem xét khi lựa chọn giải pháp bao gồm:
- Quỹ kế toán: để ghi lại các tài nguyên bạn có được thông qua các khoản tài trợ, quyên góp hoặc các nguồn khác. Chức năng này tập trung vào việc giải trình hơn là khía cạnh lợi nhuận và hầu hết được sử dụng bởi các tổ chức phi lợi nhuận và chính phủ.
- Đơn đặt hàng: để kiểm soát quá trình thu mua sản phẩm hoặc dịch vụ từ một nhà cung cấp
- Quản lý thuế: tránh rủi ro, đảm bảo tuân thủ việc nộp thuế đúng thời hạn
Hãy lưu ý rằng có thể sẽ có rất ít giải pháp tại chỗ có thể đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp bạn vừa phù hợp ngân sách vừa tổng hợp toàn bộ những tính năng kể trên.
Vậy bạn nghĩ sao về một giải pháp nền tảng đám mây?
Đọc thêm: Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm kế toán
Các phần mềm kế toán cho startup
Vợi sự phát triển của công nghệ, hiện nay trên thị trường đã có không ít các giải pháp kế toán nền tảng đám mây vừa thân thiện với người dùng vừa giúp doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ cũng như cho phép chúng ta truy cập dữ liệu vào bất cứ khi nào và tại bất kỳ nơi đâu.
Ngoài những phần mềm hay công cụ cho CRM sales và marketing, bạn cũng có thể dễ dàng tìm thấy thông tin về hệ thống kế toán dành riêng cho startup. Sau đây là một số thương hiệu phổ biến bạn có thể cân nhắc.
Infor SunSystems
Infor SunSystems tuy là một giải pháp được nhiều tập đoàn có quy mô lớn tin dùng nhưng với phiên bản mới nhất, SunSystems Cloud, giải pháp nay có thể triển khai trên đám mây nhằm giúp đáp ứng nhiều loại hình doanh nghiệp hơn và mở rộng thị phần cho giải pháp này. Hơn nữa, SunSystems hiện là một phần của Hệ điều hành Infor OS, mang đến cho bạn khả năng tích hợp vô tận với các ứng dụng thuộc Infor và của bên thứ ba khác.
Một ưu điểm vượt trội mà mọi giải pháp của Infor mang đến chính là trải nghiệm người dùng, vốn luôn là trọng tâm trong mọi quá trình phát triển sản phẩm của Infor.
Đọc thêm: Tổng quan về các mô-đun cốt lõi của giải pháp Infor SunSystems Cloud
Với SunSystems, bạn sẽ cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với nhân viên của mình, xem thông tin chi tiết về tài chính, quản lý hiệu quả tài liệu, phê duyệt báo cáo cũng như tự động hóa và chạy các tác vụ trong nền với sự trợ giúp của trợ lý AI tích hợp sẵn.
FreshBooks
FreshBooks là một trong những giải pháp nền tảng đám mây được nhắc đến nhiều nhất. Ứng dụng có thể giúp tinh giảncác nhiệm vụ như lập hóa đơn, quản lý chi phí, khách hàng, v.v. Tất cả đều có thể được thực hiện thông qua một dashboard trực quan. Giải pháp này cũng đi kèm với một app cho di động, cho phép bạn theo dõi thông tin tài chính trong thời gian thực mọi lúc mọi nơi.
Giải pháp tích hợp tốt với các nền tảng bên thứ ba phổ biến, chẳng hạn như Shopify, PayPal và G Suite để nâng cao các chức năng và đáp ứng yêu cầu của bạn.
QuickBooks Online
Giải pháp có giá cả khá phải chăng. QuickBooks Online cung cấp tất cả các công cụ thiết yếu, thân thiện với thiết bị di động để thực hiện các công việc kế toán hàng ngày từ ghi chép chi phí đến thiết kế hóa đơn cho riêng doanh nghiệp bạn. Bạn còn có thể nhanh chóng tạo báo cáo tài chính dựa trên những thông tin bạn quan tâm nhất nhằm dễ dàng nắm bắt insights và thực trạng kinh doanh của doanh nghiệp.
Xero
Một giải pháp tài chính được đánh giá cao, được nhiều doanh nghiệp nhỏ tin dùng. Điểm mạnh của Xero nằm ở trải nghiệm mượt mà và khả năng tích hợp với hơn 600 ứng dụng. Do đó, bạn sẽ có trong tay một giải pháp mạnh mẽ cho phép bạn xử lý thực tế mọi thứ, từ quản lý tài liệu đến hàng tồn kho, thanh toán, lập hóa đơn, trả lương, lập báo cáo, hóa đơn và theo dõi chi tiêu, v.v.
Hơn nữa, Xero còn cung cấp các công cụ giúp bạn đối chiếu các giao dịch nước ngoài với tỷ giá được cập nhật hàng giờ.
Sage Business Cloud Accounting
Một giải pháp kế toán đơn giản, an toàn nhưng mạnh mẽ với nhiều tính năng tự động hóa, khả năng tích hợp cao và giao diện thân thiện giúp tăng năng suất của người dùng. Sage Business Cloud Accounting cho phép bạn tính trước tổng nợ thuế phải trả nhằm giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn và đảm bảo bạn luôn tuân thủ đúng luật. Khả năng dự báo dòng tiền và không giới hạn người dùng là hai tính năng đáng được xem xét.
Một khảo sát của BCSG cho biết 94% doanh nghiệp nhỏ đang chật vật tìm kiếm hỗ trợ trong việc quản lý tài chính và 70% cảm thấy bản thân vẫn còn là “tay mơ” trong lĩnh vực này và kể cả trong lĩnh vực marketing và quản lý nhân sự.
Điều này càng nói lên tầm quan trọng trong việc tìm một phần mềm thích hợp cho công ty bạn. Khi công ty phát triển, việc có một hệ thống để quản lý tài chính sẽ mang đến cho bạn một bức tranh toàn cảnh về tình hình của công ty và những nơi cần cải thiện. Cho dù bạn chọn giải pháp nào, một giải pháp và một đối tác đáng tin cậy sẽ giúp công ty của bạn thêm thành công.
